情景搭配用语：[Useful expressions]
●Thank you for your letter of（dated）?（感谢你方??的来信。） ●We have received your letter of （dated） ?（收到你方??的来信。）
●Your letter of?has been received with thanks（感谢收到你方??的来信。） Contents
●We are in receipt of your letter?（收到你方??来信。）
●We acknowledge receipt of your letter dated?（感谢收到你方??的来信。） 2．表明价格、折扣及付款条款的细节；（Detailed information regarding price, discount, and payment terms） Contents
情景搭配用语：（Useful Expressions）
●We will allow you 5% discount?（我们会给你方5%的折扣。） ●We can offer you ?（我们可以报??）
●We are enclosing our catalogue?（寄上我方报价单??） Contents
3．对交货期或装运期的承诺；（Promise of shipment or delivery） 情景搭配用语：（Useful Expressions）
●We can assure you of our prompt shipment?（我们保证会立即装运。） ●Shipment is to be made?（装运在??） ●Delivery date ?（装运期??） Contents
4．报价的有效期；（Validity of the offer） 情景搭配用语：（Useful Expressions）
● The offer is valid for?（此报价有效期??） ● The offer is subject to?（此报价以??为准。）
●The offer remains open for?（此报价有效期??） Contents
5．在结束时，应表示希望该报价能被接受。（Wishing that the offer can be accepted）
情景搭配用语：（Useful Expressions）
●We are awaiting your order.（希望收到你方订单。）
●We look forward to receiving your favorable reply.（希望收到你方肯定答复。）
●Your early reply is appreciated.（感谢你方早日回复。） 发盘信写法小结 Contents
Section Two
The Principles of Offer Letters
报盘信的写作原则 Contents
许多公司通过目录、手册、以及附有短信或卡片的相关材料感谢询盘。在大多数情况下，卡片或短信不太人性化。但是，有时用简单的信函表示感谢还是一种合适的方式。
收到询价信时，尽可能简洁清楚地回答问题。如果你不能回答询问中的问题，应解释原因并提供可能的其他解决方式。
Contents
重要的是在回复前在客户的询价时要留下良好的印象。当然，最好的印象会通过你所提供给对方的材料或信息而留下。 报价时一定要完整、清楚、具体. reply in due course 及时回复 reply definitely 明确回复 reply accurately 精确回复 Contents
include all the trade terms in the offer 包括全部交易条件
if firm offer, write clearly the validity 如是实盘，写明有效期 stress the part of the commodity worth saying high
强调商品值得夸耀的部分
第五章
第一节
Counter-Offers Letters 还盘信
? 还盘可以有很多轮直至成交或取消交易。在还盘时，重要的是清楚地陈述自己的观点，认真选词避免误解，这里可以参考报盘的规则。 还盘信结构如下：
1．感谢对方的报盘；（Thanking the reader for their quotation） 情景搭配用语：[Useful expressions]
● We wish to thank you for your letter of?（感谢你方??的来信） ● Thank you for ?（感谢??） ● In reply to?（回复??）
● We thank you for?（感谢??） 2．对不能接受报盘表示歉意；（Showing your regret for not being able to accept the offer）
情景搭配用语：[Useful expressions] ● We regret to say?（很遗憾??）
● While we thank you for?（感谢??但是??） ● Regretfully?（很遗憾??）
?
3 ．说明自己不能接受报盘的理由；（Stating the reasons for not being able
to accept the offer ）
情景搭配用语：[Useful expressions]
● As the market is declining? （由于市场下跌?? ）
● Our customers find it too high to accept. （我方客户认为太高无法接受。）
● Some other makes can be easily obtained at much lower prices. （可以低价得到其他产品。）
? 4 ．阐述自己的观点，包括可以接受的条款、价格等（做具体还盘）；（Stating your own idea ，including terms and conditions acceptable ，etc. ） 情景搭配用语：[Useful expressions]
● If you reduce your price by? （如果能降价?? 的话）
● We suggest you reduce your price by ? （建议你方降价?? ） ● A reduction of 3% will help us promote the product. （降价3% 会帮助我方促销。）
?
5 ．表示希望对方考虑自己的还盘，敦促对方尽早接受，并提示一起做生意的机会。（Wishing the reader to accept your counter-offer, urging the reader to accept early, and mentioning the opportunities of doing business. ） 情景搭配用语：[Useful expressions]
● We wish you will consider?favorably. （希望同意?? ）
● We are anticipating your favorable? （盼你方早日肯定答复?? ） ● We are still interested in doing business? （我们还希望与你方做生意?? ）
第二节 Declining Counter-Offer Letters 回复还盘信
?? 卖方接到还盘信之后，要迅速地做出回复。如果是同意对方的还盘，应说清楚原因并建立良好关系。如果拒绝对方的还盘，则需要小心解释原因。因为谢绝还盘信是一种传递否定信息的函电。但写信人拒绝的是一笔交易，而不是表示永远绝交。写信目的是通知对方坏消息，同时也传递愿意继续保持业务关系的信息。因此在写这种信函时，要注意礼貌周到，虽然客气地拒绝了对方还盘，但从感情上给对方安慰，从而使交易有可能进行下去。 回复还盘信结构如下：
1 ．告诉对方你已明了其意图并表示遗憾；（Telling the reader that you have known their intent and show your regret ） 情景搭配用语：（Useful Expressions ） ●We note from? （我们从?? 得知）
●We regret to learn that? （我方得知?? ）
●Your letter of?has been noted? （你方?? 来信已收到） ? 2 ．说明可以接受或表示遗憾不能接受还盘；（Expressing your acceptance or regret that counter-offer is not acceptable ） 情景搭配用语：（Useful Expressions ） ●We regret to say? （很遗憾?? ）
●While we?we regret? （虽然?? 但很遗憾?? ） ●We very much regret that? （非常遗憾?? ）
? 3 ．解释接受或者不能接受对方还盘的原因；（Explaining the reasons
for accepting or declining the counter-offer ） 情景搭配用语：（Useful Expressions ） ●For your information, （由于?? ） ●At present, we? （目前我方?? ） ●As you know? （你知道?? ）
4 ．表示希望建立长期的业务关系。（Wishing to establish long business relations ）
情景搭配用语：（Useful Expressions ） ●If later on? （如果以后?? ） ●We assure you ? （我们保证?? ）
●We wish to receive? （希望收到?? ）
●We expect to serve you? （希望为你方服务?? ）
第六章
Contents 一、The Steps of writing Letters of Conclusion of Business 订货信的写作
步骤
订货信是商业交往中最常用的一种方式，通常可以写给厂商、批发商、或零售商。根据订货数量的大小，公司通常用印好的订单订货而不是写信.印好的表 格比信更有效，花费也少。
Contents 订货的人要注意订单要包括尽可能详细的信息。 订单一般包括如下内容：
●产品目录号 ●数量
●商品性质（型号、号码、颜色） ●单价、全价 ●买方身份
●发货地址 ●运输方式 ●付款方式 ●交货日期
●其它信息：订单号、订货日期、推 销员名等。
Contents 订货信的写作步骤如下：
1．告知对方已受到来信； 情景搭配用语：[Useful expressions]
●We thank you for your letter of ?（很高兴收到你方??） 2．具体确认（如品名、条款等）； 情景搭配用语：[Useful expressions] ●We agree?（我方同意??）
Contents ●We should like to confirm that?（我们很高兴确认??） ●We are very much pleased to confirm?（我方很高兴确认??）
3．告知对方具体订货内容；
Contents
4．敦促对方尽快发货。
情景搭配用语：[Useful expressions] ●We look forward to?（盼??） ●Since our customers are in urgent need of the goods, we will appreciate?
Contents （由于客户急需货物,我方将不胜感激?）
如果客户对订货满意，会继续重复订货。因为彼此间都有所了解，因此在写信时可以更简洁，只说明按照上次订货的某某条款就可以了。 续订信的结构如下：
1．对对方上一次订货表示满意；（Showing your satisfaction for the goods shipped to you by
Contents the reader）
情景搭配用语：[Useful expressions] ●We have received?（我方收到??）
●The goods ex S.S. XX have been?（某轮运来的货物已经??） ●Thank you for the goods sent?（感谢??运来的货物）
Contents ●We are glad to inform you that we find the goods quite satisfactory.（很高兴告知你方我方对货物满意）
2．写明按上述条款再订若干该类产品；（Stating repeat order for the products on the above terms and conditions） 情景搭配用语：[Useful expressions]
Contents ●We wish to place an order for?（我方希望订??）
●We shall be pleased if you can send?（如你方能运??我方将不胜感激）
●We are very glad to place a repeat order for?of the same?（我方很高兴以同样的??续订购??）
Contents 3．希望对方早日接受；（Hoping the reader to accept early）
情景搭配用语：[Useful expressions] ●As our customers are in urgent need of the goods, please ship the goods?（由于我方客户急需这批货，请??运货物）
●Please arrange early shipment of the goods.（请尽早装运这批货,）