Contents ●We shall appreciate it if you can ship the goods as early as possible.（如能早日运货我方将不胜感激）
Contents 二、The Principles of writing letters of Conclusion of Business订货信的写作原则
订货可以以信函的格式，也可以通过寄订单表的方式。写信时尽可能简洁、全面、具体地说明信息。首先应该让读者了解你是在订货而不是在询价。例如，如果你订货数量多时，用列表列出来。应该尽可能具体地写
Contents 出订货信的内容，比如数量，价格，订单号，以及总金额，等等。还应该解释清楚你想以什么方式付款。提供的信息越全面，越不容易出错。
如果你寄的是订货表，要简洁说明附寄了订货表，并写明你的要求，如请尽早发货等即可，详细信息可以不写。 Section Two
Replying letters of Conclusion of Business 回复订货信
Contents 一、The Steps of Writing letters of Conclusion of Business 回复订货信的写作步骤
客户在给你公司发订单时，他们认为是对你们的一个恩惠。他们会希望尽快收到订货。所以订单提供了一个鼓励进一步交易的机会。回复订货时要告诉客户他们会尽快得到订货，希望进一步交易等。但是有时候，由
Contents 于某些原因，如缺货、客户信誉不好、订货违反国家法律规定、订货数量太小、订货条款不合适等，需要对订单进行拒绝。拒绝订货信要写得委婉，解释清楚原因，并要表示对将来生意的关心。
回复订货信的结构：
1．表示感谢对方订货；（Express pleasure at receiving the order；）
Contents 情景搭配用语：[Useful expressions]
●Thank you for your order for?（感谢你们对??的订货。） ●We are glad to receive your order of? （很高兴收到你们??的订单。）
●Your order of today has been received with thanks. （感谢收到你方今天的订单。）
Contents 2．对所定的货物进行好的评价；（Add a favorable comment on the goods ordered；） 情景搭配用语：[Useful expressions]
●Our goods are of the best quality ?（我们的货物质量优良??） ●We appreciate your interest in our products which are of good quality and best price.
Contents （感谢你们对我方货物的兴趣，货物品质优良、价格合理。） ●You will be happy you bought our goods. （你买我方产品会感到物有所值。） 3．表示要迅速认真执行订货；（Include an assurance of prompt and careful attention；
情景搭配用语：[Useful expressions]
Contents ●We are now arranging shipment of your goods?（我方正安排装运你方所订货物??）
●Your order has been given our careful attention. （你方订货引起我方高度重视。）
●We will ship your ordered goods as soon as possible. （我们会尽快装运你方货物。） Contents 4．对读者可能感兴趣的其它产品进行宣传/推销；（Draw attention to other products likely to be of interest；） 情景搭配用语：[Useful expressions]
●For your information, we have produced several new products. （兹告知，我方又生产了一些新产品。）
Contents ●We enclose our latest catalog．If you are interested in some other items, please tell us（附寄上我方最新的产品目录，如果对上边的产品感兴趣，请告知我方。）
5．要求对方进行具体订货安排； 情景搭配用语：[Useful expressions]
●The letter of credit in our favour should be opened?（相关
Contents 信用证应当开出??）
●The letter of credit will be established in our favour ?（相关信用证应当开出??）
6．希望对方再次订货。（Hope for further orders.） 情景搭配用语：[Useful expressions]
Contents ●Hope this initial order will lead to many others. （希望第一订货会给我们带来更多的合作。）
●We hope to cooperate with you again in the future. （希望以后继续合作。）
●We are sure this is just a beginning of our business. （我们相信这只是我们间生意的开始。）
Contents 谢绝订货信要特别小心地写，因为需要给读者留下好的印象以及将来继续做生
意。
谢绝订货信的结构：
1．首先表示感谢对方订货；（Thanking the reader for ordering your goods）
情景搭配用语：[Useful expressions] ●Thank you for your order?（感谢你方??订货）
Contents ●We acknowledge receipt of our order?（感谢收到订货??）
●We have received the goods shipped ex ?（我方已经收到由??运来的货物）
2．说明谢绝订货的原因；（Explaining for having to decline） 情景搭配用语：[Useful expressions]
Contents ●Owing to?we cannot accept new orders.（由于??我方不能接受新订单） ●Much to our regret, we cannot at present entertain?owing to heavy commitments.（很遗憾, 由于大量订货, 我方目前不能接受??）
●We regret to say we have to decline?（很遗憾不得不拒绝??）
Contents 3．提供其他类似产品供选择；（Offering alternatives） 情景搭配用语：[Useful expressions]
●We are enclosing a list for your perusal.（附寄上目录供你选择） ●If you need other types, we shall be pleased to serve you. （如需要其他类型, 我方将很高兴为你提供）
Contents ●We recommend you a new model?（我方给你推荐一个新型号） 4．表示希望与对方做生意。（Expressing your desire to do business with them） 情景搭配用语：[Useful expressions]
●As soon as we are in a position to?we will contact you.（一旦我方可以??我将与你联系??）
Contents ●However, we wish to do business with you in the future.（但是我方还希望将来与你方做生意）
Contents 二、The Principles of Writing letters of Conclusion of Business 回复订货信的写作原则
当你收到不能接受的订货时，应立即表示感谢。对小的、日常订货，可以用打印好的或明信片表示感谢，但是一封短信要更好一些，可以帮助建立良好意愿。但有时卖方因某种原因不能接受买方的订单。在这种情况
Contents 下，可选用三种方法：1．送上代用品；2．还盘；3．拒绝接受。
采用送上代用品的方法要特别慎重，因客户可能对代用品不满意而拒收。如送代用品，事先未获得客户同意，其货物最好用试销方式，并负责往返运费。拒绝接受订单是在确实无其他选择时再用。此种信函必须非常
Contents 仔细地写，而且要为友谊和今后交易留有余地。最好采用还盘的方法或劝 说买主接受。
第七、八章
Contents Section One
Payments Letters 付款信
Contents 一、The Steps of writing Payment Letters付款信的写作步骤 买方提出付款方式的信函写法如下：
1．提示合同、货物等；（Mentioning the contract，goods，etc.）
Contents 情景搭配用语：[Useful expressions] ●We refer you to Contract No. ×× covering?（关于第??号合同）
●Referring to?（关于??） ●With regard to（with reference to）our Contract?（关于我们??合同）
Contents 2．提出具体付款方式及理由；（Suggesting the term of payment and the reason）
情景搭配用语：[Useful expressions]
●As...we shall be glad if you?（因为??如果你??我将不胜感激） ●As you know，?we suggest?（你知道??我们建议??）
Contents ●Owing to?we would appreciate it if you?（由于??如果??我们将不胜感激）
3．希望对方同意。（Wishing the reader to accept） 情景搭配用语：[Useful expressions]
●We wish you can accommodate us in this respect.（希望你方再次给予照顾）
Contents ●We hope to receive your favorable reply.（希望早日收到你方答复）
Contents Section Two
Replying to Payment Letters 回复付款信
Contents 一、The Steps of Replying to Payment Letters 回复付款信的写作步骤
买方提出一种付款要求，卖方可以同意也可以拒绝。拒绝付款方式的信函应该客气，并尽量和读者建立起良好关系。
Contents 卖方回复买方付款要求信函写法： 1．说明收到信函；（Stating that you have received their letter） 情景搭配用语：[Useful expressions]
●We have received your letter of ? （收到你方??的来信） ●Thank you for your letter ? （感谢方??来信）
Contents 2．说明自己的意见（同意或不同意）及其理由；（Giving your reply of agreeing or refusing and your reasons） 情景搭配用语：[Useful expressions]
●We agree to?（我们同意??） ●We want to make it clear that?（我方想澄清一点??）
Contents ●With regard to...we regret being unable to accept?（关于??很遗憾不能接受??）
3．说明自己为此做出的努力以及做生意的意愿。（Stating your good will and your wish to do business with the reader） 情景搭配用语：[Useful expressions]
Contents ●It is in view of our friendly relationship that we extend you this accommodation. （鉴于我们的友好关系我们才给予你方此照顾） ●We sincerely hope that we can?（诚挚地希望我们能??）
第九章
Contents
Section One
Urging Shipment Letters催促装运信
Contents 一、The Steps of Urging Shipment Letters 催促装运信的写作步骤
敦促立即交货是买方写给卖方的有关装运的信函。由于某种原因，卖方没能按期装运时，买方可以写信进行询问和催促，但语气要客气、婉转。注意要站在对方角度写，说明不交货会对他自己不利。