（对这个不幸事件我们希望表达我们深深的遗憾??）
Contents ●We are extremely sorry for the late delivery of?（我们为迟交??感到非常遗憾）
●We regret the inconvenience you have experienced?（我们对你方经历的不便表示遗憾??）
Contents 2．解释问题出现的原因并表示同意索赔；（Explaining the reasons of the problem and expressing the wish to grant the claim） 情景搭配用语（Useful Expressions） ●It happened that?（事情是??）
●The wrong pieces may be returned?（发错的货可以退回??）
Contents ●We are prepared to make you a reasonable compensation.（我们准备给你方合理的赔偿）
3．表示希望继续与对方的合作关系。（Wishing to cooperate with the reader again）
情景搭配用语：（Useful Expressions）
●We hope this will not affect our friendly relationship.（我们希望这不会影响我们的友好关系）
●We wish to be able to serve you in future businesses.（我们希望能够在将来的生意上为你方提供服务）
Contents 有时卖方不得不拒绝客户的索赔。比如不能接受指控或只同意部分接受，这回信应谨慎。不要让对方觉得你在说他的要求无理，而是使对方相信你们确实认真考虑了他们的投诉，并用具体事实说服对方接受你的立场。
Contents 拒绝索赔的信函结构如下：
1．对给对方带来不便表示歉意；（Regret for the inconvenience caused to the reader）
情景搭配用语（UsefulExpressions）
●We very much regret that?（很遗憾??）
Contents ●We wish to express our deepest regret over the unfortunate incident?（对这个不幸事件我们希望表达我们深深的遗憾??）
●We regret the inconvenience you have experienced?（我们对你方经历的不便表示遗憾??）
Contents 2．解释问题出现的原因并表明自己的立场；（Explaining the reasons for the problem and making clear your position）
情景搭配用语：（Useful Expressions）
●After a check-up we found that?（检查后我们发现??）
Contents ●The shipment you complained?（你方抱怨的货物??） ●We are of the opinion that?（我们的意见是??）
3．直接拒绝或建议可能的解决办法；
Contents ●We regret being unable to accept your suggestion to?（很遗 憾不能接受你方??的建议）
●As this is a matter concerning insurance, we hope you will refer it to?（由于这事关于保险，我们希望你与??联系）
Contents 4．希望表示继续与对方的合作关系。（Wishing to cooperate with the reader again）
情景搭配用语：（Useful Expressions）
●We hope this will not affect our friendly relationship.（我们希望这不会影响我们的友好关系）
Contents ●We wish to be able to serve you in future businesses.（我们希望能够在将来的生意上为你方提供服务）
二、The Principles of Adjustment Letters理赔信的写作原则??
每一项索赔不管看起来多么微不足道，对写信方来讲都很重要。所以收到这类信后要立即作答。答复应讲求事实，礼貌、公平。
Contents 如果你的公司确实有误，而且愿意承担责任，应该在信中表明这一点并向对方表示歉意，同时说明你将采取的行动。在处理索赔时要记住消费者总是对的。 在处理索赔时，应该记住下列重要的原则：
●如果你不能立即处理索赔，也要立即回信表示对对方的索赔正在处理中。 ●如果索赔没有理由，客气委婉地指出来。
Contents ●如果确实是你的错，应承认并表示遗憾还要承诺你会纠正自己的错误。 ●不要批评你的员工，因为你应对他们的行为负责。 ●不管你理赔还是拒绝，都应感谢客户告诉你事实。