一是内部核算机制。在单位的业务工作量比较少并且每一笔业务所涉及的额度也较小的时候,可以由单个人来进行复查核算,若单位的业务工作量较多并且一笔业务额度较大,那么应该至少是两个人来对记账凭证进行复查核算。利用内部核算制度能够强化对货币资金的监管力度,发觉并改正在这一工作过程中所存在的一些问题与不足。二是审计监督控制。利用对内部审计进行有效监管可以掌握一些不符合相关法律规定的货币资金收付信息,在公众当中活动一些违法收付现象的信息。并且合法性控制风险一般情况下是由决策者来决定的,所以应该由政府部门和社会来对企业开展审计监管。三是授权批准控制。授权批准指的是单位在开展货币资金和保存管理业务过程中,要进行授权批准控制,确保货币资金的收付和保存管理的安全性,授权批准主要包括两种形式,即一般授权和特定授权。对于单位来说,必须要对有关与会计工作的内授权批准内容、权限、流程、责任等方面予以确定,单位内部的管理层都要在这一规定范围内来行使自身的职务权力以及承担相应的责任,办理工作人员也要在这一范围内来进行业务操作。审批人员应该依照授权批准的权限在这一范围内开展审批操作业务,不能超出这一权限之外,办理人员应该在根据其自身的职务责任依照审批人员的批准来进行业务办理操作,当审批人员超过自身的权限来审批业务时,办理人员可以拒不办理并且要及时向审批人的上一级管理部门进行汇报。 4、健全货币资金效益型控制
货币资金效益型控制就是要利用多种筹措资金和投资的方式来有效的掌握和利用货币资金,让货币资金所获得的效益最大化。
调整资金的结构,改善资金效益,在企业的运营过程中,资金的存在形式包括储备、运营、成品、投资和结算等。保证各个存在形式的资金能够具有合理的分配和最佳结构,能够避免在各个流程中的资金浪费现象,加快资金的流转、提升资金利用效率。使用多种筹措资金和投资的方式,出台货币资金收支工作的长远规划和推行一些推迟资金支付,加快资金的回笼速度和收回投资策略,处理好货币支出存在的缺口;还可以加速资金支付,采取一些赊销方式,开展多种投资活动,改善效益,减少资金储备。出台科学合理的信用措施,加快资金的周转速度。依据企业产品的市场份额、产品的质量、品种、规格以及价格等多方面的综合竞争实力,来制定合理的信用指标。要把握好促销和提高应收账款的机会成本、坏账成本以及现金折扣成本等之间的均衡,确定折扣的期限、信用的期限以及现金折扣成本等方面的信用状况,并且考虑提高收账成本与降低应收账款以和坏账损失,提出合理有效的收账措施,降低应收账款,坏账损失,加快资金的周转速度。通过对各方面的全面综合研究判断,找到最佳方案。在开展筹措资金和投资活动时,要对各种方案的内容和要求进行全面的研究
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分析,考虑这些方案的决策和未来长远的货币资金情况,对这些方案的实际可操作性详细分析研究,选出最佳方案,努力促进经济效益的最大化。
(二)重视货币资金内部控制的关键点
货币资金的流动性非常大并且控制风险也很高,所以要确定在何种流程使用何种方式来进行控制,以确保企业的货币资金符合法律法规的要求,具有良好的真实性、安全性和完整性。
1、重视货币资金收支环节
一是货币资金的收入。货币资金的收入包含了各项收入以及所欠款项的收回。对于已经获得的货币资金收入应该要尽快的纳入账务,不能私自设立小金库,不能设立账外账,更不能将收入不纳入账务,特别是对于现金收入更应如此;运用发票和收据上的连续编号,对所收货币资金和发票收据之间的额度进行核对查看两者之间的一致性,保证所收货币资金都完成入账。在发票和收据的管理方面,要强化在购买、领取使用、保管等环节上的工作,设定固定的岗位,专门负责对存根联和记账联进行核查校对,一旦发现错误便要立即更正纠错。二是货币资金的支出。掌握好在合法合理范围内的资金支出,就是等于让单位能够使用等额的资金收入,如何在一天的诸多的资金支付过程中来确定资金支出是否合理合法,最重要的就是把握好货币资金的支出流程合法性和合理性。应该要按照货币资金支出业务的具体规定要求;先支付申请,再进行审核批准,然后再进行复查核对,最后完成办理并支付。要对审查核实支付程序,查看审批的流程、权限以及手续等方面的相关材料的完整性。对审核支付办理,要注意审批的意见、规定的流程、办理的途径,尽快将现金和银行存款的日记账进行登记。三是货币资金保存管理。务必在相关规定所要求的范围之内来进行现金的支付,超过这一规定要求的,就只有通过银行划转的途径来完成往来结算。务必要遵照银行所确定的一般库存的现金限制额度,不可以坐等收入与支出,超过限定额度的部分要尽快送到银行进行存储,必须每天进行清理,每月进行结算。单位应该要经常对现金盘点,保证现金账目额度和实际的库存额度保持一致。若出现不一致的情况,要迅速查找问题来源,并尽快予以解决。
2、重视银行存款收支业务控制环节
一是开设银行账户。在银行进行账户的开设和管理应该制定相应的详细规定,对银行账户进行清理检查。不可以在一个银行网点开设多个账户,或者是在多家银行开设账户、多头开设账户、随便开设账户,不可以把单位的资金存入自己个人的名下,私自设立小金库。二
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是单位和银行的对账。依照相关的规定要求,单位和银行要每个月最少核对一次账务。制定银行存款的余额调节表,掌握单位的存款额度和银行的对账单之间是不是保持一致。要确定专门的工作人员来进行银行对账单的审核查看与管理,每个月结束时,都要把银行的对账单和存款的日记账加以核实校对,若出现问题,则要尽快查出出现问题的原因,了解有没有错误和弊端,并且要有效解决。还应该注重和其他单位间的往来账目的核查校对,保证货币资金支付行为属于合理合法的,并且按时回收充足的额度。三是银行支票管理。应该遵照银行的结算相关制度规定,不可签发缺少资金保证的票据或是远期支票,以此非法得到银行以及别人的资金;不可没有原由就不进行付款,随意占有使用别人的资金;单位与个人都不能违背银行所制定的相关结算规定,不能签发空头支票或是有意签发和其所留下的签名或是印章不一致的支票。对于签发和印章的保存管理工作要进行明确的责任分工,提高预留签名或是印章的管理水平,绝不容许只由一个人来保存管理银行的所有印鉴。 3、票据和印章管理环节
一是票据的管理。企业应该提出全面完善、详细具体的票据购买、保存管理、领取使用、背书转让、注册核销等方面的管理措施,确定在票据管理过程中所有流程的相应权利与责任。专门编制备查账簿来进行等级造册,避免导致空白票据的丢失和被窃,同时备查簿应该归为会计档案来进行管理。二是印章管理。注重做好银行预留印鉴的管理,财务章必须使用专门人员来进行保存管理,对于个人的签章则要由其本人或是其所委托授权的人来进行保存管理,绝不容许只由一个人来对所有的付款印章承担保存管理工作。严格银行签字和盖章手续。
4、监督检查环节
企业应该在货币资金方面的业务形成完善的监督检查机制,确定有关负责部门和专门的工作人员的职能责任,要经常性的加强检查力度。对有关职位以及人员的设定状况进行检查,看其有没有出现一些不相符合的岗位混合情况;对货币资金的授权审批制度的落实进行检查,看其有没有出现越权操作的情况发生;对印章的保存管理工作进行检查,看其有没有出现票据管理上的缺陷。加强实时跟踪检查力度。利用对应收账款进行研究分析,充分掌握相关情况,掌握应收账款可能出现坏账的风险,提出相应的切实可行的收款措施,以此改善收账效率,减少坏账带来的损失。对监督检查过程中发现的问题,应积极采取有效措施,加以纠正和完善。 5、财会人员任期环节
财务会计人员应该具备较高的政治素养、较好的实际业务操作能力以及良好的职业道
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德。并且制定定期轮岗换岗的相关规章制度,免得出现某一个人长时间都处于固定的岗位中,这不但能够让财务会计人员学习更多新的业务知识,有效提升他们的能力,还能够将工作中可能存在的一些不法行为操作通过岗位的变化而显现出来,得到很好的实际效果。
(三)加强应收款内部控制
第一,健全完善批准制度,要严格依照有关的规定来对和应收账款相关的业务进行管理,要先经过审批之后才可以进行执行,就日常的业务来说,相关部门根据自身的职能责任管理权限,依照相关规定的要求来进行办理,就特别的业务来说,应该报送管理部门并经过审批之后才可以执行。第二,制定完善的职责分工制度,注重对应收账款进行有效控制,避免产生一些错弊,各个部门应该要互为监督制约,确保业务工作能够更加高效运行。第三,制定完善的账务记录制度,合理的会计科目和账簿体系可以更加全面合理的体现出与销售以及应收账款相关的业务开展情况。最后,建立严格的对账和账款回收制度。
(四)减少公共代理,最大限度的规避风险
因在公共代理方面是为多个国际班轮公司进行业务代理,这些公司并未拥有股权,不能参与到公共代理的内部管理过程当中,能以对公共代理的资金和运营情况加以监督控制,当产生运营风险时,代理企业往往是采取多种方式将应收账款的风险转嫁到这些公司,导致这些公司的运营风险加大,产生更多的坏账损失。所以可以提议那些具备一定实力的公司,若业务具有相当规模,可以到国外合资或是独资,建立属于自身的专门的代理企业,拓宽自身业务涉及范围。同时在流程设计方面,风险管理应该明确国际班轮公司和船东代理之间的职责分工与协作。
六、企业货币资金内部控制的案例
就目前所出现的货币资金内部控制方面的问题,以一个案例来说明对强调企业在货币资金内部控制方面的重要作用。
(一)费用报销的舞弊防范于内部控制
财务部送来上月的部门费用报告,王伟(销售总监,黛西的上级)特别留心地研究了黛西的
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费用,这一研究,在一个不起眼的地方让他看出问题了,他发现了一笔他并没有签过字的费用在财务部得到了报销。
王伟的记忆力很好,可以保证其并未在此单子上签字,依照公司的规定,财务部门必须要以王伟的签字为准,才可以给黛西的单子付钱,这里面一定出了问题!王伟马上给财务部的付经理打电话询问,对方说单子上面肯定有他的签名,并答应把原始单据找出来给他看。王伟将杨怡喊到其办公室,准备交杨怡去帮她拿回那张单子,但是王伟突然又随便说了件事情让杨怡去做。等杨怡一出房间,王伟连忙打电话给付经理,说自己会亲自过去拿单子,让对方暂时不要告诉任何人这件事。大约十来笔合计二十万元左右的报销是有问题的,要么干脆是仿造他的签名;要么是在他签名后,再改动金额请注意保密。”
财务部付经理知道出大事了,一个劲的说:“我马上自己到系统理调记录,保证保密。“王伟查了两天,发现大概有十多笔账务总计二十万元的报销单子存在问题,要不然就是有人伪造其签字,要不然就是有人在其签字之后再在单子上将金额数字进行更改———DB是美国公司,报销单上的最终金额只填写阿拉伯数字即可,并不填写中文大写数字的,这就非常方便涂改,比如总监签名的时候报销的金额是2万1千多元,等他签字后,在改成2万9千多元。从涂改动作本身来看,不算困难。
依据DB的工作流程规定,其费用的支出要以额度的大小情况,要在直接管理者和具备签字权力的负责人签字之后,部门负责人的助理负责把所有的单据汇总好费用登记,然后每月一至两次统一单据送财务部审核支付,也就是说,理论上,黛西的费用应该是经杨怡交给财务部的。王伟会同财务部门查实之后,确定每月的单据全部是杨怡交到财务部门的。这次所出现的问题很多,因此黛西基本很难不经由杨怡而独自进行单据篡改和冒名签字的行为。并且财务部门每月做完账务之后,都要将费用清单发到各个相关部门,此时杨怡要帮助王伟再次对清单进行核查校对,若其中的数额和报送的数额存在不一致的情况,这么多次杨怡绝不可能都未曾发现。所以应该是两人串通了。
公司的各部门负责人通常每月都只看大致的数额,并不会仔细的进行核查校对,特别是王伟这种公司的高级管理人员,其每月经手的费用金额都很高,若不是仔细查看,其很难发觉黛西所弄出的几万块的小问题。王伟估计黛西和杨怡大约是赌他不会有那么好的记性和那么充沛的精力。王伟和杨怡一一分析,杨怡惊得目瞪口呆。杨怡刚开始进入DB时,她的工作就是销售行政助理,其职责就是将登记的费用和原始报销单子送到财务部门,每月都与财务部门一起核查校对部门的费用,以此来为大区经理对预算进行监督控制提供数据,所以杨怡很明白王伟的分析是正确的,杨怡与黛西两人是合谋做出这一违规事情。
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