组织应建立并保持TNPM记录，以提供符合要求和TNPM管理体系有效运行的证据。应编制形成文件的程序，以规定以下方面的要求：
a） 记录应保持清晰、易于识别和检索； b） 标识（应有记录名称）； c） 贮存（如环境要适宜）； d） 保护（保管的要求）； e） 检索（如编目录、索引等）；
f） 保存期限（依实际需要决定保存期限）； g） 处置方式（超过保存期时，如何销毁。）；
h） 手工填写的记录，应按表单要求内容如实完整填写；
i） 计算机存储的记录，除了合理分类储存、方便检索之外，应定期刻录光盘存储并分类保存，以防意外丢
失。应在计算机内安装有效的杀毒软件，需定期升级或更新，以防止计算机内的记录被病毒感染而丢失。 4.5.4 审核
组织应建立并保持审核程序，组织应按计划的时间间隔开展TNPM管理体系内部审核。 a) 以确定TNPM管理体系是否：
1） 符合TNPM管理的策划安排，包括满足本标准的要求； 2） 得到了正确实施和保持； 3） 有效地满足组织的方针和目标； 4） 评审以往审核的结果。
b) TNPM的入阶评估，评估内容分为五个方面：
1） 组织结构健全性； 2） 管理流程规范性； 3） 员工士气和素养水平； 4） 生产（办公）现场状况；
5） 相关可测量的指标（OEE，TEEP，合理化提案数，OPL数，维修费用，备件消耗与库存，MTBF
等）。
注：以上5个方面，每个方面分为五阶。一阶为初级，五阶为最高级，组织需不断进步，达到第五阶。关于TNPM入阶评估的方法，请参考《全面规范化生产维护的评价指标和入阶评审》或《TNPM审核培训教程》。
c) 向管理者提供审核结果的信息；
考虑拟审核的过程和区域的状况和重要性以及以往审核的结果，组织应对审核方案进行策划。应规定审核的
准则、范围、频次和方法。审核员的选择和审核的实施应确保审核过程的客观性和公正性。审核员不应审核自己的工作。
策划和实施审核以及报告结果和保持记录（见4.5.3）的职责和要求，应在形成文件的程序中作出规定。 负责受审区域的管理者应确保及时采取措施，已消除已发现的不合格及其产生的原因。跟踪活动应包括所采取措施的验证和验证结果的报告。
4.6 管理评审
组织的最高管理者应按计划的时间间隔评审组织的TNPM体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。评审应包括评价组织的TNPM管理体系改进的机会和变更的需要，包括设TNPM方针和目标。
应保持管理评审的记录。
a) 管理评审的输入应包括以下有关信息：
1） TNPM管理体系内审报告； 2） TNPM的入阶评估结果； 3） TNPM方针实施情况； 4） TNPM目标达成情况；
5） 现有TNPM体系，是否有未考虑到的环节。 6） 纠正措施实施情况；
7） TNPM组织机构、职责分配是否适宜;
8） 资源配置的充分性(财力、人力、物力、技术、培训)； 9） 新的法规和其他要求对现行体系的影响； 10） 11） 12）
上次管理评审的跟踪措施；
TNPM体系及相应的文件是否有修订的需要； 各部门对TNPM体系、过程改进的建议。
b) 管理评审的输出应包括与以下方面有关的任何决定和措施：
1） TNPM体系及其过程有效性的改进；
2） 制订下阶段计划目标，循序渐进以达到入阶评估的第五阶； 3） 资源需求。