间、原因、地点及责任人，并通知相关单位。对丢失印章的责任人及领导追究相关责任。办理印章丢失声明后，按相关规定刻制新印章。新印章刻制完毕后，新印印模、旧印印模及印模的字体、规格同时上报上级部门，并通知相关单位。
9.5.8 机构撤销后，要将旧印章及时上交公司办公室封存或销毁，并通知相关单位。
9.5.9 对于违反本印章管理办法用印的人员追究责任，并给予必要的行政处分。情节严重者，移交司法部门处理。
第 10 节 公文处理
10.1 总则
10.1.1为了规范公文处理工作，提高公文质量和办文工作效率，根据《浙江省电信实业集团公司公文处理办法》和国家有关规定，结合杭州市电信实业有限公司 (以下简称市公司)实际，制订本办法。
10.1.2市公司办公室是公文处理的管理机构，负责公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。市公司办公室配备专职文秘人员，各部室应有兼职文书管理人员，负责公文处理、印章管理工作。
10.1.3 公文处理必须做到及时、准确、安全。行文必须注重效用，力求少而精。积极推进办公自动化，不断提高公文处理的信息化水平。
10.1.4 公文处理中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，保守国家和企业的秘密。 10.2 公文种类和划分
10.2.1市公司公文分为通用公文和专用公文。
(一)通用公文指内容比较重要、格式完整、眉首有套红的发文单位标识的公文。
(二)专用公文是指在一定范围内使用、具有特定文件格式和处理程序的文件。
(三)市公司党委文件、市公司纪委文件，执行《中国共产党机关公文条例》的规定。工会、共青团等群众性组织制发本组织公文，可依据上级组织的有关规定执行。
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(四)市公司监察、审计等部门，制发本专业公文，可依据上级业务指导机关的有关规定执行。
10.2.2 通用公文的文种主要有： （一）请示
适用于向上级部门请求指示、批准。 （二）报告
适用于向上级部门汇报工作、反映情况，提出意见和建议，答复上级部门的询问。 （三）批复
适用于答复下级单位请示事项。 （四）通知
适用于发布内部规章制度，转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位公文，要求下级单位办理和需有关单位周知的事项等。
（五）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 （六）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （七）函
适用于不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关部门请示批准等。 （八）决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
10.2.3专用公文仅限公司内部规定范围内使用，由相关部室按类分别编号和管理。专用公文的管理规定和版式应在办公室备案。专用公文主要有：
(一)工作联系单
适用于公司内部开展工作需要对方配合等所发出的联系单。 （二）会议纪要
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适用于记录和传达会议情况和议定事项。 （三）合同管理流转单
适用于以市公司名义签订的合同的审批。 （四）法定代表人授权委托申请表
适用于市公司法定代表人授权委托承办部门或承办人员，以市公司名义进行相关活动的审批。
10.2.4公文的签发权限 （一）市公司文件
凡公司范围内的重大事项，以市公司文件行文。报上级公司的文件由分管副总经理、总经理助理审核后，送总经理签发。对市公司各部门、子公司行文，由市公司总经理、副总经理、总经理助理按分工签发，其中政策性较强并涉及敏感性问题的，要向总经理报告；属于重大问题的，由分管副总经理、总经理助理审核后，送总经理签发。印发市公司文件，同时呈送市公司总经理和各副总经理、总经理助理。
（二）市公司对外函
凡对市公司以外不相隶属单位、部门行文，虽属各职能部室职责范围内能决定的业务问题，但必须以市公司的名义发出的公文。函由部室拟稿，部室领导审核，办公室核稿，由总经理或副总经理、总经理助理签发。
（三）市公司任免文件
市公司中层及以上管理人员的任免，由市公司总经理签发。 （四）市公司传真电报
传达市公司决定的紧急事项。市公司传真电报由市公司领导按分工签发，部室传真电报由部室领导签发。
10.3通用公文格式
10.3.1通用公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位和印发时间等部分组成。
（一）涉及国家、企业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。
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（二）紧急公文应当标明“特急”、“急件”。特急件的确认，应当以市公司领导签字为准。
（三）发文字号包括公司（部室）代字、年份、序号。联合发文只标明主办单位发文字号。公司发文统一由办公室编文号。 市公司发文字号如下：
1.浙江省电信实业集团杭州市有限公司文件
杭电实业司发[××××]×××号（[××××]为年份，×××为序号，以下类推）
2.浙江省电信实业集团杭州市有限公司传真电报 公司传真电报为：杭电实业司传[××××]×××号
部室传真电报为：杭电实业×传[××××]×××号(部室字简称见附件一)
（五）上行文，在发文字号右侧应注明签发人姓名。 （六）公文标题
1. 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，一般应当标明发文单位名称。
2.市公司文件因发文单位标识中已有单位名称，除特别郑重的公文，标题可省略发文单位。
3.标题中除法规、规章名称和被印发、转发、批转的文件可加书名号外，一般不用标点符号。
5.批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文文种。 （七）公文主送单位指公文的主要受理单位，应使用全称或规范化简称、统称。两个以上的主送单位，一般按系统先外后内、先大后小的顺序排列。
普发性公文的主送单位称“公司各部门、物业公司、所属各企业”；向部分单位行文时，一律使用规范化简称，(《公文行文规范化简称》见附件二)。
（八）正文每自然段左空2个字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中一般不夹图表。 （九）公文附件
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1.公文如有附件，应当在正文之下、成文时间之上注明附件顺序和名称（不能用“如文”字样代替）。
2.附件通常与正件一起装订，位臵自成文日期之后另一页开始。若附件不能与正件装订在一起，应在附件首页左上角注明“××文件附件”字样。
3.转发文件时，被转发文件即是正件，不能称附件。正文之后无需标注附件。
（十）公文上的日期
1.公文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。
2.公文的印发时间为打印完成的日期
（十一）公文如有附注（需要说明的其它事项），应当用圆括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。主题词应当根据公文内容标注，使用《国务院公文主题词表》或根据上级单位的要求标注主题词。
标引主题词的原则：
1.一份文件的标引，最多不超过5个主题词。
2.标引顺序是先标类别词，再标类属词。要标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。
3.一份文件有两个以上主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。
（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，排列顺序与主送单位的排列顺序相同。 （十四）拟文部室名称使用规范化简称。
（十五）印发单位一律标印“杭州市电信实业有限公司办公室”。 10.3.2 文字从左至右横写、横排。 10.3.3 公文标印字体字号的选用 （一）公文大标题使用二号小标宋。 （三）秘密等级、缓急时限使用三号黑体。 （四）签发人和发文字号使用四号仿宋。
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