档案要及时归档、核实。发现问题及时处理。
四、档案人员要随时检查本室安全、保密设施，发现问题立即报告，及时解决，离开档案室时，必须关好门窗。
五、机密文电要及时阅办，不准在个人处存放。阅后要及时按规定交文件档案管理人员保存。
六、不准携带机密文电、资料探亲访友、参观浏览和出入公共场所；不准将机密文件带回家；不准让子女、亲友阅读或抄录。
七、正确运用机密通讯手段，不在普通电话、明码电报中传送机密事项。
八、参加会议带回的文件、资料，要及时交文件档案管理人员登记、处理，不得延误。
九、发现失泄密或遗失文件，要及时报告有关领导和部门。
十、销毁档案要登记造册，须经领导签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。
十一、具有电磁存储功能的办公设备维护、维修时应有本单位人员在现场监督。淘汰的办公设备，进行彻底格式化，确保没有信息留存后，才可以处理。
十二、库房内严禁吸烟，以防火灾。
档案管理员职责
一、坚守岗位，忠于职守。认真学习政治、业务理论，努力提高自己的政治、业务水平。
二、遵守《档案法》以及上级关于档案工作的方针、政策和法规、法令，严格依法管理档案。
三、按照档案工作程序，高效率、高质量地做好档案、资料的鉴定、整理、归档、移交等工作。
四、认真做好档案、资料的统计、分析、编研工作，充分发挥使用价值，切实为学校工作服务。
五、加强档案室的安全管理，搞好防盗、防火、防潮、防尘等安全工作。
档案保密制度
一、严格按照《档案法》和《档案法实施办法》及《保密法》的要求做好档案的保密工作。
二、档案管理人员对室藏档案资料的内容及数量不得随意外传和泄露，不该说的机密绝对不说。
三、严禁携带机密材料到公共场所和探亲访友，严禁公开谈论机密内容。
四、不得将机密文件、图表、卡片等当废纸出卖，严禁倒卖档案及复制件。
五、不得在私人笔记本上和通信中抄录有关部门涉及保密的档案资料内容。
六、档案室无权向社会开放档案，不得公开所有室藏档案。
七、严格遵守档案保密的规定，对失密、泄密者要认真查处。
档案借阅制度
一、凡借阅档案者，需经分管领导批准，办理手续后方可借阅。
二、借阅不得超过三天期限，如延期借阅，应重新办理借阅手续。
三、凡借出的档案资料，借阅者不得转借，转抄和翻印，不得折叠和拆散案卷，严重损毁、丢失、涂改和伪造档案。
四、档案管理人员要及时催还到期借出的档案材料，
归还时，必须当面点清，核对无误后，进行注销。
五、凡抄摘、复制档案材料，需经档案管理人员审查，核对注明材料的出处，加盖印章，方可生效。
六、对损毁、丢失、涂改、伪造档案资料者，要按照《档案法》和《档案法实施办法》有关条款查处。
档案保管制度
一、严格按照《档案法》和《档案法实施办法》及《山西省档案管理条例》的规定，做好档案的安全保护与库房、设备管理工作。
二、定期对室藏档案进行认真清点、检查，对已破损的档案材料，要按照要求进行裱糊或复制。
三、不得私自携带档案材料离开档案室，不准擅自外借他人，不准擅自销毁档案文件，需要销毁时，要按照《机关档案工作条例》的有关规定执行。
四、档案库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品，严