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第一章 会计电算化基础知识 第一节 会计电算化概述
了解会计电算化的含义、意义与发展；掌握会计电算化的基本内容；会计电算化与手工会计处理的相同点与不同点。
“会计电算化“一词是1981年8月，中国会计学会、中国人民大学、第一汽车制造厂在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的。 一、会计电算化的含义与基本工作
⒈会计电算化的含义
根据中华人民共和国财政部会计司1997年编《基层单位会计电算化》一书的定义;会计电算化是指由专业人员编制会计软件,由会计人员及有关的操作人员操作会计数据,指挥计算机替代人工来完成会计工作的活动。会计电算化的过程，用一句话来说就是一个用计算机替代人工的记帐、算帐、报帐，以及部分由人脑完成的对会计信息进行分析、判断和利用的过程。
可见会计电算化要由计算机替代记帐、算帐与报帐，并能对信息进行分析，为管理决策服务。
随着信息技术的不断发展及管理科学的不断进步，会计电算化的内涵也载不断延伸： ⑴从单项业务的电算化到多项业务的电算化，再到所有业务的电算化转变[这一层次称为会计数据处理系统（Accounting Data Processing Systems），为操作层服务]。
⑵从财务会计电算化到财务会计与管理会计有机结合后的电算化转变[这一层次为会计管理信息系统（Accounting Management Information Systems），为中层管理服务]。
⑶从会计管理信息系统向会计决策支持系统转变[这一层次为会计决策支持系统（Accounting Decision Supporting Systems），为高层服务]。
会计电算化概念由广义和狭义之分。
狭义的会计电算化是指是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用；
广义的会计电算化是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用，会计电算化人才的培养，会计电算化的宏观规划，会计电算化的制度建设，会计电算化软件市场的培育与发展等。
⒉手工会计与电算化会计的异同
会计信息系统（Accounting Information Systems，简称AIS）是一个组织处理会计业务，并为企业管理者、投资人、债券人、政府部门提供财务信息、分析信息和决策信息的实体。该系统通过收集、存储、、传输和加工各种信息，并将其反馈给各有关部门，为经营和决策活动提供帮助。
会计信息系统分为手工会计信息系统和电算化会计信息系统。
手工会计信息系统与电算化会计信息系统既有相同之处，也由很大不同。 ⑴共同点。
①系统目标一致。无论是手工系统电算化系统，其最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益。
②遵循的会计法规、会计准则和财经制度一致。无论是手工会计还是电算化会计，都要严格按照国家的各项会计法规和财经制度执行，都必须符合会计法、审计法、税法、会计准则、各行业会计制度的要求，从技术上、制度上消除可能的弊端。
③遵循基本的会计理论与会计方法。会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作
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的总结。电算化引起了会计理论上与方法上的变革，但这种变革是渐进型的，目前建立的会计电算化系统仍应遵循基本的会计理论与会计方法，否则将导致系统研制的失败。
④信息系统的基本功能一致。手工会计与电算化会计都由五各方面的基本功能，即信息采集与记录、信息的存储、信息的加工处理、信息的传输、信息的输出。
⑤编制会计报表一致。会计报表是以货币为计量单位总括反映企业和行政、事业等单位在一定时期内的财务收支和经营成果的报告文件，也是国家宏观决策的依据之一。手工和电算化会计都应按国家统一规定编制和上报会计报表。
⑥保存会计档案一致。会计档案是会计工作的重要历史资料，必须按照规定妥善保管。目前，会计原始凭证和记帐凭证、会计报表等会计数据资料一般应定期打印输出，打印输出的会计数据根据规定签章后，按《会计档案管理办法》进行保管。
⑵差异。
① 运算工具不同。
电算化会计的运算工具是计算机，数据处理过程由计算机自动控制和存储运算结果。 ② 信息载体不同。
手工是纸张 计算机条件下是磁性材料或光电材料，数据可被多份备份保存，保密性好。
③ 簿记规则不同。
手工系统下：日记账、总账要用订本式账册；明细账要用活页式账册；账簿记录的错误 要用划线更正；账页中的空行、空页要用红线划销。
电算化会计：登记数据不得更改，只能采用“冲销凭证”或“补充凭证”更正法。 ④ 财务处理程序不同。
手工会计使用的账务处理程序有四种：即：记账凭证账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、多栏式日记账账务处理程序。环节多差错多。
会计电算化账务处理程序一般有两种方案：即：基本按手工系统方式进行系统移植、理想化的全自动处理程序。 ⑤ 会计行使其职能的侧重点不同。
手工条件下：会计的基本职能是反映和监督经济活动的过程。
实行会计电算化后：在完善会计的基本职能的基础上侧重于管理职能，进行事中控制、事前预测并参与经营决策。 ⑥ 会计人员岗位分工不同。
手工方式下：会计岗位分工由出纳人员、制证人员、审核人员、记账人员、主管会计等组成。
实行会计电算化后：会计岗位分工由系统维护员、系统操作员、系统管理员、系统审核员和档案管理员共同完成。 ⒊会计电算化工作的基本内容
会计电算化发展的过程是从一个时间应用，到会计实务变更，再到会计理论突破的过程，是会计学科发展的必由之路。会计电算化工作的内容比较广泛，可以从不同的角度进行归纳。
从会计电算化的发展角度来看，会计电算化主要分为会计核算电算化和会计管理电算化。
⑴会计核算电算化
会计核算电算化是会计电算化的第一个阶段，在这一阶段完成的任务主要包括：运用会计核算软件实现会计数据处理电算化，要求再帐务处理、报表编制、应收应付帐款核算、工资核算、材料核算、成本核算、固定资产核算等基本会计核算业务方面实现会计电算化。完
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成这个阶段的任务是会计电算化的最基本要求。
⑵会计管理电算化
会计管理电算化是在会计核算电算化的基础上，利用会计核算提供的数据和其他相关资料，借助计算机财务管理软件提供的功能和信息，进行会计预测和事中控制，开展会计分析，帮助会计管理人员合理地筹措资金、运用资金、控制成本费用开支、编制财务计划，辅助管理者进行投资、筹资、生产、销售决策分析等。会计管理电算化可以促进企业管理地现代化。从会计电算化地工作角度来看，基本内容有：会计电算化工作地组织和规划、会计电算化信息系统地建立、会计电算化管理制度地建立、会计人员地培训、会计电算化信息系统的管理、计算机审计等。
二、会计电算化的意义
会计电算化的意义主要体现在以下六个方面： ⒈减轻了会计人员的劳动强度，提高了工作效率。
实现会计电算化后，只要将原始数据输入计算机，大量数据计算、分类、归集、存储、分析等工作，都可由计算机自动完成。因此大大提高会计工作效率，使会计信息的提供更加及时。
⒉全面、及时、准确地提供会计信息
实现会计电算化后，大量的会计信息可以得到及时、准确输出，即可以根据管理需要，按年、季、月提供丰富的核算信息和分析信息，按日、时、分提供实时核算信息和分析信息。还可以通过计算机把会计信息处理系统中的数据迅速传递到企业的任何管理部门 ，使企业管理者和决策者能及时掌握企业自身经济活动的最新情况和存在问题，并采取相应措施。
⒊提高会计人员素质，促进会计工作规范化 会计电算化的发展，一方面要求广大会计人员学习掌握有关会计电算化的新知识，以便适应工作要求并争取主动；另以方面，由于许多各种使由计算机完成的，可以提供许多学习新知识的时间，可以给会计人员提供接受脱产或半脱产专业培训的机会。因此，必然会逐步提高整个会计队伍上午业务素质。同时，应用电子计算机，对数据来源提出了以系列规范要求，且数据在处理过程中能始终得到控制，在很大程度上解决了手工操作不规范、不统一、易出错、易遗漏等问题。因此，可以促使会计基础工作规范程度的提高，使会计工作的质量得到保证。
⒋促进会计工作职能的转变 实现会计电算化，无疑可以使广大财会人员从繁重的手工核算中解脱出来，使财会人员有更多上午时间和精力参与经营管理。
⒌促进会计理论和技术的发展，推进会计管理制度的改革 实施会计电算化后，由于会计凭证的产生方式和存储方式的变化导致会计凭证概念的变更；由于帐簿存储方式和处理方式的变化导致帐簿的概念与分类的变化；由于内部控制和审计线索的变化导致审计程序的变更等等，从而推进会计理论的研究和发展。
⒍推动企业管理现代化
行业、地区实现会计电算化后，大量的经济信息可以得到共享，通过网络系统可以迅速的了解各种经济技术指标的完成情况，极大的提高了经济信息的使用价值，为企业管理手段现代化奠定了重要的基础，带动或加速了企业管理现代化的实现。
三、会计电算化的发展 ⒈发展过程
我国会计电算化的发展，在20世纪80年代中期以前，基本上处于各自为政、“闭门造车“的局面。到80 年代后期，财政部在全国范围内进行调查研究认为必须实现会计软件的商品化和服务的社会化并解决低水平重复开发问题。进入90年代，财政部先后颁布了一
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系列的有关电算化会计系统开发、评审、实施等管理规章，大批由业务主管部门支持开发的软件或商品化会计软件得到广泛应用。
我国会计电算化大致分为三个阶段：
⑴初始实验期（20世纪70年代末——80年代中期）
20世纪70年代末——80年代中期我国的电算化处于实验期。开展电算化的单位大多数是盲目上马，自行组织设计、开发会计软件，投资大、开发周期长、水平低。但是当时国家重视计算机应用，抓会计电算化试点单位以及计算机人才培养等。
⑵有序快速发展期（80年代后期——90年代中期）
80年代后期到1996年，我国会计电算化事业进入快速发展期，这一时期最有影响听事件之一是1989年12月财政部颁布了第一个会计电算化的法规文件《会计核算软件管理的几项规定（试行）》。这一时期开发系统的主要目的是替代手工记账、算账、减轻会计人员抄写计算等手工劳动，这一时期的会计软件为“核算型会计软件”。
1994年财政部颁布了一系列文件。
到90年代中期，我国已民用工业几百万家大中型企事业单位在会计核算工作中使用了计算机。
⑶会计核算软件转型期（1996年以后）
1996年4月在北京召开的“会计电算化发展研讨会”正式提出了发展“管理型”会计软件。
1998年6月，我国20多家著名的财务软件公司在北京联合发出了“向企业管理软件全面进军”的宣言。管理型”会计软件的研究和企业管理软件的研究在我国拉开了帷幕。
⒉我国会计电算化的发展趋势
我国会计电算化的发展趋势主要表现在以下几个方面： ⑴会计电算化由单项会计核算向全面会计核算发展 ⑵会计电算化已紧密的融入到整个企业的信息化进程。 ⑶信息系统结构全面网络化。 ⑷信息处理智能化。
如构建知识库、模型库、专家系统以辅助决策，提高决策的可靠性。 [选择题]：
1.不属于计算机与手工并行阶段的主要任务是__ C ____。
A、检验两种方式下核算结果的一致性 B、检查新系统是否充分满足要求 C、进行软件的二次开发工作 D、完善各项会计电算化管理制度 2.从会计电算化的发展角度来看，会计电算化分为____ C __。
A、会计核算电算化 B、会计管理电算化
C、会计核算电算化和会计管理电算化 D、以上都不是 3 会计管理电算化是借助会计管理软件对企业的经济活动进行__ C____。
A、资金管理和财务分析 B、记录和核算 C、管理与决策 D、数据处理 4. 会计电算化对帐簿记录错误的更正，其不正确的更正方法为___ D ___。
A、输入“更正凭证”法 B、补充凭证法 C、红字冲销法 D、划线更正法 5. 会计管理电算化是借助会计管理软件对企业的经济活动进行___ C ___。
A、资金管理和财务分析 B、记录和核算 C、管理与决策 D、数据处理 6. 实现会计电算化后，提高了工作效率，财会人员可以有更多的时间和精力来___ C ___。
A、对帐、查帐 B、打印帐簿 C、进行财务分析，参与经营管理 D、学习微机操作 7. 会计电算化在会计工作中的变革体现在___ B ___。
A、会计内容上 B、会计核算手段上 C、制单、记帐上 D、计划、管理上
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8．在我国首次正式提出会计电算化一词是在___B___。
A、1990年 B、1981年 C、1970年 D、1971年
9．会计电算化发展的第一个阶段是___B___。 A、购买计算机硬件 B、会计核算电算化 C、会计管理电算化
D、培训会计电算化人员
[判断题]：
1. 手工会计与电算化会计在信息系统方面的基本功能不一致。N 2. 手工会计与电算化会计所采用的簿记规则不同。N
3. 会计管理电算化能帮助会计管理人员管理资金和进行投资、生产、销售、决策。Y 4. 计算机与手工并行工作期间，手工帐可根据计算机输出的帐簿编写。N 5. 健全会计电算化管理制度是采用计算机代替手工记帐的必备条件。Y
6. 开展会计电算化工作是促进会计基础工作规范化和提高经济效益的重要手段。Y 7. 手工与计算机账务处理的错账更正方法完全相同。N 8. 手工与计算机账务处理程序完全一样。N
9. 会计电算化岗位只需在手工方式下增加计算机操作人员。N 10. 会计电算化的主要内容是核算电算化。N
第二节 会计电算化的实现
了解会计电算化系统的实现内容与步骤，掌握会计信息系统全面规划的意义与内容，会计软件的配置、人员分工与培训、会计数据的整理与准备、初始化设置、试运行、建立健全内部控制制度、甩账审批、正式运行的作用与主要内容。
一、全面规划
首先，应确定设计系统目标。
系统目标设计分近期、中期、长期三类
制定会计电算化发展目标时，一定要考虑本单位的人力、物力和财力情况。
会计电算化财务预算包括购置硬件的支出，选购、开发和维护会计软件的支出，也包括人员培训费用。
在时间安排上如选择年初正式投入运行，系统初始化设置工作量最小。按规定，系统正式运行前必须与手工核算并行3个月。所以，选择的一种方案是当年10月份投入试运行，第二年1月份甩账，4月份再试运行业务管理系统，7月份业务核算与管理系统正式运行；