③ 资料柜由办公室指定专人保管，未经同意不得随意翻动。各部门在向主席团、办公室申请并经批准后才可借阅、复印档案。借阅期间应妥善保管，不得转借，用完及时归还。
④ 各部门在每学期第一周上交本学期的工作计划和上学期的工作总结（包括工作内容、工作成绩、经验教训等）。工作计划要经办公室与主席团商讨审批后方可进行。
⑤ 各部门举办大型活动时，需提前一周向办公室提交活动策划书。活动结束一周后递交活动总结。
⑥ 各部以集体名义获得的奖品、纪念品要交由办公室统一管理，任何人不得据为己有。 四、 附加说明
其他类别档案情况由主席团、办公室研究后作出具体安排。
第七章 团学联合会工作证使用管理制度
1、工作证为系团学联合会成员的身份证明，所有团学联合会成员必须爱护并妥善保管。
2、工作证供团学联合会成员在日常工作中以及对外工作时使用，应佩带规范、得体。
3、由主席团负责监督检查团学联合会会成员的工作证佩带情况。 4、工作证仅供团学联合会成员本人使用，不得转借他人或做抵押之
用。
5、工作证若遗失应及时向办公室声明，新工作证的费用由其本人负担。
6、在本届团学联合会工作结束时或人员中途退出，其工作证由办公室负责统一收回。
第八章 财务制度
1、团学联合会经费使用由起规章制度。
2、团学联合会是为同学服务的组织，经费和收入都要用在为同学服务这一目的上，团学联合会对财务实行统一管理。
3、团学联合会日常开支由老师和主席团审核、批准、报销。 4、团学联合会大型活动经费应当在活动前制作经费预算交团学联合会办公室备案。活动期间由外联部统筹经费，活动结束后应将制作经费结算表并附收据交由办公室，由主席团进行审核。
5、团学联合会各部门的报销凭条不得乱报或虚报金额，由主席团进行审计和监督。任何活动的经费使用都必须在活动开展前的策划书上打出经费预算，以节约高效为宗旨。报销收据须有所报销活动、报销部门、报销日期，并努力做到少用钱、不乱花钱。报销须严格执行财务纪律。
6、团学联合会各项活动的主要负责部必须本着实事求是、节俭的原则制作经费预算。活动过程必须严格按照预算运用经费，活动实际经费不得超出预算经费。如在活动开展中出现特殊情况需要增加活动经费，必须报主席团批准。
7、联系赞助的同时必须留取赞助方的有效联系方式(法定代表人姓名,地址,电话等)以便日后查看。
8、团学联合会的任何活动的帐目应清楚明了，由主席团授权办公室审查，并定期向全体同学公布收支情况。
第九章 采购制度
1、团学联合会的日常办公用品由主席团委派生活部统一安排采购； 2、各部门所需其他物品，亦可由生活部负责采购；
3、各部门需要购买物品前，先写申请，主席团确认为必需方可采购； 4、采购时，应向商家索取购物发票或收据，超市购物还应当索取购物清单,存档。
第十章 退会制度
1、换届以竞选的方式进行，具体时间及程序以换届通知为准。换届前各部长对本职工作不得懈怠。
2、如有团学联合会成员在换届前提前退出团学联合会，必须打申请报告，并说明理由，否则将取消评优资格。
3、对擅自离职的团学联合会成员，团学联合会将在征求上级领导意见的基础上，参照有关规定，给予批评教育、内部通报批评、取消评优资格、撤职等处分。
第十一章 最终解释权归主席团所拥有。