4.1.3.2由秘书处统一收集的文档，各相关处室应按照时限要求进行移交；在秘书处正式编号的公文类文档由各拟制处室在制作完毕后2个工作日内移交秘书处，会议、活动类文档由各责任处室在会议、活动结束后2个工作日内向秘书处移交一次，领导讲话、发言、汇报材料由各责任处室在每月底集中向秘书处移交一次，内部简报、刊物等由制作处室将当年有关资料收集全后于年终时统一移交秘书处；
4.1.3.3文档收集要内容齐全完整，纸质文档用A4纸打印清晰，纸张保存完好，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变文件应予复制；电子文档应使用Word、Excel、Ceb和其他易于保存的形式。
4.2文档整理 4.2.1纸质文档
由秘书处文电室按照档案管理规定分类整理、立卷归档。
4.2.1.1文档分类。采用“年度一保管期限一类别”的方法进行统一整理分类，既要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，又要区分不同价值，便于保管和利用。保管期限分永久和定期两种，定期分为30年、10年。具体按照《市政府办公室档案分类方案和保管期限表》规定执行。
4.2.1.2文档排序。已分类的文档，按照文档形成的时间先后顺序排列，将同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的资料排列在一起。在同一件中，正本在前、定稿在后，正文在前、附件在后，原件在前、复制件在后，转发文在前、被转发文在后，复文在前、来文在后。
4.2.1.3文档编号。在文件首页顶端右首空白位置加盖红色归档章，按照一文一件的形式，按排列顺序对归档文件逐件编号，不得有重复或遗漏现象，并准确填写全宗号、年度、保管期限、页数等项目。
4.2.1.4拆钉包角。将每一份文档的订书钉、回形针等装订工具全部拆除，并装入包角。
4.2.1.5文档登记。在连云港市档案管理系统中，详细登记各类文档的文号、标题、秘级、时间等内容。
4.2.1.6文档装盒。对需要归档文件按编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊，盒内放入档案整理备考表并按需要填写有关项目。
4.2.2电子文档
由秘书处文印室于每年底收集齐全后刻制光盘移交文电室存入当年档案统一保管；全年档案实现永久、30年期限档案全文电子化，在档案管理系统中与档案目录对应以CEB或PDF格式等无法更改的形式录入相应的电子文档。
4.2.3质量要求
4.2.3.1归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整。字迹模糊或易变文件应予复制；
4.2.3.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案保护要求。
4.3文档保存
4.3.1办公室集中保管的档案资料由秘书处文电室立卷归档后统一放置档案库房，由档案管理人员严格按照库房管理有关规定进行保管。
4.3.1.1档案管理人员定期对库房档案资料进行清点核对，发现问题及时汇报解决并做好记录。
4.3.1.2档案管理人员要随时检查保管情况，对破损、退变档案应及时进行修复，对重要珍贵档案，要进行复制，估到以复制品代替原件提供利用。
4.3.1.3保持库房卫生，定期进行清扫，做到库房清洁，档案无灰尘。 4.3.1.4档案库房内放置杀虫剂、消防栓，配置温、温度计，密切注意库房的温湿度情况，防止火灾、虫害发生。
4.3.1.5档案库房要随时关门上锁，定期对库房门窗、电源进行认真检查，做到安全防范。
4.3.1.6严禁外来人员进入库房查、借阅档案。
4.3.2由各处室自行保存的文档资料，由各处室明确专人负责保存管理，并设置专用文件柜进行存放。文档存放统一使用蓝色塑料文件盒，在文件盒上按照文件、领导讲话、会议材料、接待活动、重要批示等类别标注标签，分门别类有序排放于专用文件柜中；
4.3.3各处室保存的涉密文件应放入专用保险柜或锁至橱柜中，在使用完毕后应立即清退至秘书处统一保存，具体要求按照办公室《保密工作标准》执行。
4.4文档利用
4.4.1因工作需要，办公室各处室和市政府各部门可以查阅利用存放于档案室的办公室文档资料，具体要求如下：
4.4.1.1档案查阅人员，只能查阅与本单位、本人业务工作相关的档案资料； 4.4.1.2办公室以外人员查阅档案，属市政府职能部门因工作需要查阅的。由秘书处文电室直接办理查阅手续；其他人员因个人工作、生活需要查阅的，由政府信息公开办按政府信息公开程序办理。
4.4.1.3本单位各处室人员借阅档案，须办理登记手续，借阅涉密档案，须经办公室分管领导批准。
4.4.1.4外单位人员借阅档案，须持工作证和单位介绍信，经办公室分管领导同意，办理登记手续后予以借阅。
4.4.1.5查阅档案应在档案保管处所内进行，不得划道、涂改、损毁、拍照、查阅结束后立即交由档案保管人员放回原处。
4.4.1.6一般档案资料查阅人员可以复印带出，涉密档案资料不得复印带出 4.4.1.7档案资料不得借出本单位，本单位内部人员因特殊情况确需将档案材料带出档案室的，须办理登记手续，借出时间不得超过5个工作日内。
4.4.1.8涉密档案、重要档案资料、珍贵实物档案一律不得借出档案室。 4.4.1.9外借文档归还时，档案资料需齐全完整。
4.4.2由各处室自行保存的文档资料原则上由本处室人员查阅利用，因工作需要可为其他处室提供利用，不得向外单位人员提供利用；内部资料、信访信件、涉密文件等文档资料不得交本处室以个人员和其他无关人员查阅复制。
市政府办公室保密工作标准
1、目的
严格落实保密措施，消除和堵塞失泄密隐患及漏洞，严防失泄密事件的发生。 2、适用范围
适用于市政府办公室涉密公文、涉密载体和涉密人员管理。 3、职责
各处室根据工作分工，具体负责处室职责范围内的保密工作。 4、工作标准 4.1涉密公文 4.1.1文件签收
装封完整严密，收文单位、文件分数、编号准确无误。 4.1.2文件传阅
a 严格限定传阅范围，并由办公室机要人员负责传阅。
b 机要人员妥善保管呈送领导签批的涉密文件资料，避免无关人员翻阅，每天对送阅文件进行回收检查，发现缺少文件，有及时追查。
c 各处室对领导签批完毕后的送阅文件，即时清退至秘书处文电室或机要室。
4.1.3 文件制发
a 办公室产生的涉密文件资料，一律在涉密计算机上编辑、打印。 b 以市政府或市政府办公室名义发出的文件资料，送有关领导签发前，文件
起草和保密人员须认真进行保密审查，对涉密文件，应提出加密意见和时限要求，并办理审批手续。
c 制发的涉密文件应当标明密级、保密期限和发送范围、印制份数，明确规定可否复制、翻印或是否需要清退等。
4.1.4文件复制、翻印
a 凡绝密级和注明不准复制或翻印的文件资料，一律不得复制、翻印。 b 因工作需要复制或翻印秘密文件时，必须经办公室分管主任批准。复制或翻印时，应当注明复制或翻印机关、日期、份数和印发范围。
c 严禁到营业性文印单位复制和翻印秘密文件。 4.1.5文件借阅
a 办公室内部人员因工作需要借阅秘密文件资料。必须在文电室、机要室阅读，不得将文件带走或全文抄录，不得拆卷或在文件上勾划等。绝密文件严禁借阅，因工作需要确须借阅的，须经办公室分管主任批准，并就地阅读，不得摘抄。
b 外单位人员查阅文件，须持本单位介绍信及本人身份证。查阅秘密文件资料须经办公室分管主任批准，并由文电室或机要室登记备案。
c 不需归档的各种文件（含内部刊物、资料、图纸）及样稿、领导同志的信件应及时收集装袋，交文电室按规定程序处理，不得随意丢弃、售卖。
4.2涉密载体
4.2.1各处室的计处机由本处室人员使用，严禁他人擅自使用。严禁机要传输、公文办理和加装保密装置的计算机联接国际互联网。严禁在计算机外网上草拟、存储涉密公文和领导讲话等材料。
4.2.2与省联网的保密机须设置密码，专人专用，严禁他人使用。密件设备须存放在保险柜中，定期检查。外来磁盘须经检测安全后，方可使用。禁止普通U盘在内外网混用。
4.2.3禁止使用普通传真机传递国家秘密信息和不宜公开的内部事项。发往国（境）外的传真必须经秘书长、副秘书长、办公室领导签发同意并进行登记。
4.2.4禁止使用内部复印机复印秘密文件资料，确因工作需要，须经制文机关或授权单位批准后方可复印。
4.3涉密人员
4.3.1 办公室全体人员应切实增强保密意识，严格遵守保密规定。公开对外活动不得涉及国家秘密，不得在公共场所谈论国家秘密、工作秘密，不得在没有保密措施的通讯工具中传递国家秘密；
4.3.2机要人员应主动、自觉地学习和遵守各项保密法规和规章制度，严格遵守保密纪律，履行保密责任，接受保密教育，熟悉掌握保密工作技能，并自觉
接受保密部门的监督和检查。
5.其他要求
5.1未经办公室领导同意，市政府领导签批的意见和市政府领导的住址、通讯方式、外出活动安排和计划不得随意向外提供。
5.2参加会议带回的秘密文件、材料要及时交秘书处文电室登记，不得擅自留存。涉密会议的稿件要按规定程序报批后方可报道。
5.3严禁在涉及国家秘密的会议上使用无线话筒，不得在移动电话和其他无保密措施的通信系统中谈论国家秘密。