第十三章 人事档案管理
1.人事档案管理的基本要求
1.1集团人力资源部负责人事档案工作的归口管理，指导检查各分公司、直属部门的人事档案管理工作。
1.2人事档案管理实行集团公司领导下的分级管理负责制。
1.3人事档案管理必须严格确保材料保密。集团人力资源部负责公司各级干部职员和各子公司经理室成员、财务、审计部门负责人的人事档案管理工作。
1.4各子公司人力资源部负责本机构中层以下人员的人事档案管理。 2.确立两级档案管理制度
2.1一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料；
2.2二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料
3.人事档案分类： 第一类：履历材料； 第二类：自传材料；
第三类：鉴定、考核、考察材料； 第四类：学历和评聘材料；
第五类：政治历史情况的审查材料； 第六类：政治面貌材料； 第七类：奖励材料； 第八类：处分材料；
第九类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代
表会代表登记表等材料；
第十类：其他可供组织上参考的材料。 4.一般文档管理
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4.1人力资源部文件：
4.1.1集团人力资源本部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册。
4.1.2人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各处归口管理，各经办人保存。年终根据内容价值酌情归档。
4.1.3薪资福利类保密文件由人力资源部自行建档保存。
4.2公司文件：包括集团公司发文、所属企业的请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档
4.3外部文件：包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。
5.员工人事档案管理
5.1各级人力资源部负责管理（建立、接转、保存、整理）本机构内员工的人事档案。 5.2人力资源部一般情况在员工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出商调函，交员工或其委托人，在规定时间内将档案转入公司。档案管理人员应在接到调入档案时当场拆封核查，如有缺漏或疑点，应将档案密封交员工本人退回原单位补齐或作出书面解释。
5.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离、辞职手续审批单》上签字，确认无遗留问题；人力资源部核对档案材料，密封人事档案。
5.4人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。查阅员工人事档案应经人力资源部主任批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
6.员工管理档案的管理
6.1《员工管理档案》是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理。
6.2《员工管理档案》自员工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。员工终止/解除劳动关系时，应归并为员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存。
6.3员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育
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培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，人力资源部指派专人负责管理。
6.4员工管理档案中不应包含秘密内容，人力资源部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容。
6.5员工管理档案仅供公司内部使用。
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