技术方案
2）批量上载挂接
系统提供批量上载挂接功能，将多个电子文件上传到服务器生成记录，并根据文件命名规则，建立与父记录的挂接关系。
3）条码识别挂接
条码识别挂接功能是在对纸质文件进行扫描时自动识别纸质文件上的条码，根据条码系统自动将扫描的电子文件挂接到对应的条目下。
3.1.2.4版本管理
版本管理记录数据变更信息，形成历史记录。便于用户追溯历史信息。版本管理功能还提供检出、检入、取消检出、查看版本记录功能，用于维护版本记录。
3.1.3移交归档
移交归档是档案管理重要的操作流程。兼职档案管理员收集整理数据后，将需要移交的数据移交到预归档库。档案管理员整理预归档库中的数据记录，不合格文件退回到文件库，合格的数据进行保管期限划分、组卷、编号等数据整理，将数据归档到正式档案库，形成正式档案。用户可以根据权限查看档案记录。
3.1.4整理组卷
3.1.4.1编号
用户通过手工调整案卷号、件号等信息后，系统自动根据年度、保管期限、分类、件号等信息进行排序显示。用户可以通过编号功能，生成档号或其他所需的案卷流水号信息。
3.1.4.2组卷、拆卷
1）手工组卷
东软集团股份有限公司 版权所有 2010 13
技术方案
用户使用手工组卷功能，可以将文件记录插入到指定案卷下，形成卷内目录。在没有案卷记录的情况下，用户可以选择文件后直接进行立卷，添加案卷信息后，文件自动添加到案卷下形成卷内目录。
2）自动组卷
系统提供自动组卷功能，根据用户设置的组卷条件，将文件记录自动添加到案卷下，形成卷内目录。
3）拆卷
用户可以选择案卷进行拆卷操作，将卷内目录拆离开，以便进行重新组卷。
3.1.4.3数据导入、导出
1）数据导入
将外部数据按照规则导入到综合档案管理系统中。导入功能支持导入xml、txt、mdb、xls、dbf、ods等多种文件格式。数据导入功能支持将其他数据库中的数据导入到当前系统中。系统根据设置的对应关系，使不同结构的数据之间可以相互转换。数据导入时，支持覆盖导入和生成新记录两种方式。
2）数据导出
将系统中的数据按一定规则导出，导出的数据格式为国家档案局规定的标准格式以及xml、xls、ods、txt、mdb、dbf等。数据导出时，支持覆盖导出。
3.1.5报表打印
系统提供制作好的报表模板，用户根据需要选择对应封面、全引目录、备考表等报表模板进行打印。此功能提供打印预览、打印和生成文档三个功能。打印预览可以预览打印结果。打印和生成文档支持多模板批量打印和生成文档。
3.2管理保存
3.2.1借阅管理
1）实物借阅登记
档案管理员检索到允许借阅的案卷或文件，对借阅的案卷或文件进行登记，登记借阅者、借阅目的、借阅日期、利用天数、借出数量等信息。允许一次性借出多条案卷或文件，逐一进
东软集团股份有限公司 版权所有 2010 14
技术方案
行登记。
2）借阅归还
档案管理员在借阅库中检索欲归还的案卷或文件记录，对案卷或文件进行登记，更改登记状态为已归还并记录归还日期。
3）借阅催还
档案管理员可以对“已到期”的借阅记录进行催还，催还方式分为邮件、手机短信、系统消息和打印催还单四种，可以同时选择多种催还方式通知借阅者归还借阅的案卷或文件。
4）借阅设置
借阅设置用于设置案卷或文件允许借阅的期限，默认为1个月，可以根据用户的实际借阅期限在此进行设置。超过设置借阅期限的记录，系统会自动将其设置为“已到期”状态，由档案管理员执行催还操作。
5）借阅统计
系统提供多种统计方案，系统管理员可以根据需要进行统计，并打印统计结果，下载统计图表（图表支持2d、3d的柱图、饼图、曲线图等）。针对借阅，统计方案如下：
? 按借阅人统计：统计借阅者在某一时间段内借阅档案的个数。可以指定借阅人进行统
计。
? 按时间统计：统计在某一时间段内被借阅的所有档案个数，以及各自档案的个数。 ? 按档案统计：统计某一时间段内某个档案被借阅的情况，包括档案被借阅人借阅的次
数。
? 按借阅目的统计：统计某一时间段内被借阅的所有档案各自对应不同目的的累计次数,
这样可以统计出档案的用途，测评档案的实际应用利用率。
? 按借阅频率统计：统计某一时间段内被借阅的所有档案各自的累计次数,这样可以评测
档案利用价值的高低。
? 按操作者统计：统计某一时间段内借阅管理员共借出的档案个数。 除了固定方案之外，档案管理员还可以根据实际需要设置统计条件进行统计。
3.2.2档案保管
对档案的实体进行保管，包括鉴定销毁、升级保管、重新归档、销毁还原、清除、统计等
东软集团股份有限公司 版权所有 2010 15
技术方案 功能。
3.2.2.1建立销毁库
建立销毁库，可以通过新建文档库功能，选择“销毁库”模板建立销毁库，销毁库用于存放档案的销毁记录，被销毁的档案在此处查询到，并允许档案管理员进行还原或清除，以及统计销毁信息。
3.2.2.2鉴定销毁
鉴定销毁用于鉴定出欲销毁的档案记录。系统根据保管期限和归档日期，自动鉴定出需要进行销毁的记录。档案管理员根据鉴定结果打印销毁单，领导审批通过后，将鉴定出的记录进行销毁。
3.2.2.3升级保管
将鉴定后需要进行销毁的记录进行升级保管，不对其进行销毁。系统自动将当前记录的保管期限进行升级。档案管理员根据鉴定结果打印升级保管清单，领导审批通过后，将鉴定出的记录进行升级保管。
3.2.2.4重新归档
将鉴定后需要进行销毁的记录进行重新归档，不对其进行销毁。系统自动将当前记录的归档日期置成当前日期实现记录重新归档。档案管理员根据鉴定结果打印重新归档清单，领导审批通过后，将鉴定出的记录进行重新归档。
3.2.2.5销毁还原
对已经销毁的记录进行还原。档案管理员到销毁库中检索到需要进行还原的记录，将其还原，系统还原此记录对应的原始记录并记录还原状态，档案库中可以看到此记录。
3.2.2.6销毁清除
对已经销毁的记录进行彻底清除。清除后的记录，系统中将不再保存。档案管理员到销毁库中检索到需要进行清除的记录，将其清除。系统清除此记录对应的原始记录并置清除状态。
3.2.2.7销毁统计
系统提供多种统计方案，系统管理员可以根据需要进行统计，并打印统计结果，下载统计图表（图表支持2d、3d的柱图、饼图、曲线图等）。针对销毁，统计方案如下：
? 按人统计：统计销毁人在某一时间段内销毁档案的次数。可以指定销毁人进行统计。
东软集团股份有限公司 版权所有 2010 16
技术方案
? 按时间统计：统计在某一时间段内被销毁的所有档案次数。
除了固定方案之外，档案管理员还可以根据实际需要设置统计条件进行统计。
3.2.3库房实体管理
3.2.3.1建立库房
可以通过新建文档库功能，选择“库房”模板建立库房库，库房库用于存放档案的实体在实际库房库中位置等记录信息，被放入库房中的档案在此处可以查询到。库房库中可以根据实际需要建立库房、区域、列、节和层。
3.2.3.2入库
选择需要入库的档案记录，将档案记录存放到库房库中指定位置上，并记录档案入库状态。入库后，到库房库中某个位置上，可以查看到当前位置上所有存放的档案记录。
3.2.3.3出库
选择已经入库的档案记录，执行出库操作，系统删除库房库中对应的记录。
3.2.3.4库房示意图
库房示意图，用于显示库房中存放的档案信息。可以查看库房、区域、列、节、层上的分类情况，使用情况和环境情况。对库房库进行监控。
3.2.3.5密集架控制
密集架是由各个列组成，即密集架中可以自由移动的部分，可以根据实际需要有管理员控制移动密集架位置。（需与硬件进行接口集成）
3.2.3.6库房统计
系统管理员可以根据需要定制统计条件进行统计，并打印统计结果，下载统计图表（图表支持2d、3d的柱图、饼图、曲线图等）。针对库房，可以方便的统计出各库房的各类档案存储数量等。
3.2.4脱机管理
3.2.4.1建立脱机存档库
可以通过新建文档库功能，选择“脱机存档库”模板建立脱机存档库，脱机存档库用于记录脱机介质信息，包括名称、容量、已存容量、剩余容量等。管理员可以将脱机记录中档案记
东软集团股份有限公司 版权所有 2010 17