技术方案
录统一脱机保存到本地光盘或本地磁盘中。
3.2.4.2脱机保管
此功能用于将脱机存档库中存放的档案记录保存到本地磁盘上。用户选择指定磁盘，将档案记录下载到指定磁盘上。可以将保管下来的文件存入光盘中保管或上报。在任何终端中，使用脱机数据目录中的浏览程序SeasRun.exe可以脱机查阅相关文档信息及电子原件内容。
3.3信息利用
3.3.1检索
3.3.1.1模糊检索
选择指定类型，输入想要检索的字符，系统会自动在当前指定类型的所有字段查询出符合条件的所有记录，并将记录返回给用户。支持跨库模糊检索。检索后系统会自动记录检索条件，方便用户进行第二次检索。
3.3.1.2属性检索
选择指定类型，在需要检索的属性字段上输入想要检索的字符，系统会自动在当前指定类型中按照属性字段条件查询出符合条件的所有记录，并将记录返回给用户。支持跨库属性检索。检索后系统会自动记录检索条件，方便用户进行第二次检索。
3.3.1.3高级检索
选择指定类型，根据需要构造检索条件，可以便捷的修改和删除条件。系统会根据当前构造的检索条件查询出符合条件的所有记录，并将记录返回给用户。支持跨库高级检索。检索后系统会自动记录检索条件，方便用户进行第二次检索。
3.3.1.4深入检索
通过“模糊检索”、“属性检索”或“高级检索”后，在检索的结果中，进行再次检索，缩小检索范围，支持多次检索。
3.3.1.5全文检索
全文检索通过分析技术快速检索电子文件内容和条目数据字段中的内容。支持检索htm、html、asp、txt、doc、pdf、ppt、xls和wps等文件格式。（详见选配模块中全文检索组件说
东软集团股份有限公司 版权所有 2010 18
技术方案 明）
3.3.2档案编研
档案编研方便用户对文献原文进行整理。系统主要从以下两个方面实现： 1）专题记录
记录一些与“档案编研”相关的文档（如：大事记、组织沿革等），文档以条目方式记录。根据用户实际需求设置编研专题，将同一专题相关的文档归纳在此专题下，以方便用户查阅和管理。
2）文件汇编
将用户所需要的资料打印或下载下来以便用户使用。由于SEAS系统用户众多，每个用户使用系统管理的文件类型也大不相同，可能同一个专题下所存储的附件种类也不尽相同（如：可能同时存在pdf、word、cad等文件）。系统为满足大多数用户的需求，使用户操作更灵活，因此提供两种方式的文件汇编：一种是按用户设置的模板生成封面和目录并将用户选择的所有文件及附件打印出来，另一种是生成封面和目录后将所有附件下载到用户指定的位置。
3.3.3在线借阅
1）借阅申请
不同用户可以选择自己需要的档案记录进行在线借阅申请，可以选择审批人，借阅期限和审批权限等信息。申请需要的权限（例如：浏览、下载、打印等）。
2）借阅审批
档案负责人审批借阅申请，如果同意申请，系统会自动给予申请人其申请的权限。 3）借阅查询
档案负责人可以通过此功能查看借阅者要借阅的档案，审核是否允许其进行借阅。
3.4业务维护
3.4.1代码维护
用于维护有规则意义的代码信息，由业务管理员统一定义维护，包括代码表定义、新增代码、修改代码、删除代码、复制、剪贴、粘贴以及代码表的导入和导出，方便业务管理员管理代码表。代码表可以定义一级代码和多级代码表两种。一级代码表中可以定义保管期限类代码
东软集团股份有限公司 版权所有 2010 19
技术方案
值；多级代码表可以定义分类号之类的有层次或包含关系的代码值。
3.4.2文档类型维护
用于维护定制文档库时需要的文档类型，由业务管理员统一定义维护，包括新增、修改、删除、复制、剪切、粘贴以及业务类型的导入和导出，方便业务管理员管理文档类型。在文档类型中可以定义字段名称、类型、空标识、唯一性标识、大小等信息。
3.4.3主题词维护
用于维护主题词信息，由业务管理员统一定义维护。可以新建、导入、修改主题词。方便用户在录入时提取文件信息中的主题词。
3.4.4图标管理
用于维护系统中需要的图标信息，由业务管理员统一定义维护。业务管理员可以上传、修改需要的图标。此处维护的图标，可以在定制、修改文档库或文档类型时进行选择使用。例如文档库的图标和打开图标，都是从图标库中获得的。
3.4.5字段对应规则
业务管理员使用此功能配置字段信息，可以选择两个文档库中类型进行字段匹配，字段按名称进行自动匹配。目前此功能用在移交归档中，系统根据字段对应规则策略进行移交归档。
3.4.6安全策略管理（参见选配功能）
参见选配功能中安全策略管理说明。
3.4.7文档库模板管理
此功能用于维护系统初始化定义的模板。可以新建/修改模板分类，删除、复制、剪切、粘贴模板分类和模板。此处维护的模板来源有两个，一个是系统自带的数据库模板，一个是用户通过定制、修改文档库后发布的模板。其中发布模板用户可以把定制修改好的数据库模板指定到某一个模板分类下，形成标准库模板，供业务管理员使用。
3.5系统设置
系统设置用于维护系统信息，包括用户管理、介质管理、全文检索设置和用户监控等功能。
东软集团股份有限公司 版权所有 2010 20
技术方案
由系统管理员统一进行管理。
3.5.1用户管理
用户管理用于机构、角色、人员信息的维护，系统可以设置机构、角色、人员信息，可以灵活应对组织结构和人员变更，更改人员信息。用户信息可以直接从系统录入，也可以通过接口方式读取其他系统中的组织人员信息。
3.5.2介质管理
系统对存放电子文件的存储介质进行统一管理，支持本地文件磁盘存储、远程文件存储和数据库存储三种方式。系统管理员可以根据介质保管的实际需求选择介质存储方式。每个文档库可以设置各自的存储介质保存电子文件。
另外系统提供介质预警功能，当剩余容量小于一定值或利用率大于一定值时，系统以即时消息、邮件或短信的形式通知系统管理员更换介质。
3.5.3全文检索设置 (参见选配功能)
参见选配功能中全文检索说明。
3.5.4用户监控
系统管理员可以使用本功能对用户操作进行在线监控，起到安全保护作用。
3.6安全设计
3.6.1权限控制
有效控制用户使用权限，权限可以精细的控制到部分用户访问和使用部分档案记录。权限控制可以从人员、对象、功能和有效期限四个方面进行控制，达到安全控制目的。
3.6.1.1人员权限控制
根据组织机构中组织、角色和人员的关系设置，可以针对某一个组织机构或角色进行授权，即可将所授权限赋予隶属于此组织机构或角色下的人员。可以整体授权和整体修改。也可以单独给某一个用户授权。整体授权的方式能够提高授权管理效率。
3.6.1.2对象权限控制
设置用户对不同对象（文件库、类型、字段）的访问权限和禁止访问权限。设置访问权限
东软集团股份有限公司 版权所有 2010 21
技术方案
则可以对当前对象进行访问，此对象下所有子对象均允许访问。设置禁止访问则当前对象不允许访问，其下子对象均不允许访问。另外，系统还支持字段代码授权，可以实现特定数据的访问，例如：同一机构下的用户只能访问对应机构的档案记录，不能访问其他机构档案记录的功能。
3.6.1.3功能权限控制
设置用户对不同对象的功能使用权限。在设置访问的前提下，可以设置不同用户对同一对象拥有不同的功能的权限，控制功能权限。
3.6.1.4权限有效期控制
可以根据访问用户的不同，设定能否永久访问，如果临时访问，还可以设置访问的有效时间，过期系统自动取消权限。
3.6.2权限管理
系统提供方便快捷的权限管理功能，包括权限查询和修改。查询方式包括“用户和对象”、“用户和权限”和“对象和权限”三种查询方式，分别为根据指定用户和对象查询出当前用户允许在此对象上操作的所有功能权限，并可以修改功能权限；根据指定用户和其拥有的功能权限查询出此权限作用在哪个对象上，并可以修改对象权限；根据指定对象和功能权限查询拥有此操作权限的用户，并可以修改用户权限。
3.6.3数据备份
系统提供导出功能，可以对文件库及其下的电子档案进行备份，业务管理员可以定期的使用此功能进行数据备份，以避免或减少系统灾难所造成的损失。
3.6.4回收站
为了减少由于用户误操作而造成的数据丢失现象，系统提供回收站和删除至回收站功能，将数据删除至回收站，实现逻辑删除。用户可以在回收站里还原删除的数据或经检验后彻底删除数据。
东软集团股份有限公司 版权所有 2010 22