档案管理，又要重视胶片、录音录像带、磁盘等档案管理，还要重视办公自动化环境下电子文件的归档管理。
档案实存形态的多样性，要求档案人员用发展的、运动的眼光来了解档案内容，明确归档范围。在档案的收集工作中，尤其要掌握档案物质形式的存在和运动情况，对那些劣质的记录形态应及时纠正，如不耐久的字迹材料、不符合存储要求的记录方式和载体等。那些良好的各种形态的档案要全面、完整的予以接收保管。
4.档案是直接形成的历史记录
与图书、情报等一般信息不同，档案信息是特定的形成者在当时当地直接、自然地形成的，而不是事后编写或随意收集的材料，更不是凭空杜撰的。档案具有原始记录性特点，如活动的历史痕迹、当事人签名手迹、单位原始盖章等等反映历史面貌、自然状态的记录。档案记录和反映了真实历史面貌，可以让过去告诉现在，让现在告诉未来。档案的原始记录性也是档案的根本价值所在，保管保护好档案，最根本的就是要维护档案的原始性，保持档案的历史面貌。以毁损档案原始性为代价，无论出于何种目的，都是违规甚至是违法行为。
（二）档案的性质
档案的性质即档案的属性。档案内容千差万别，形式各种各样，但其属性是基本一致的。档案的属性包括本质属性和一般属性。
1.档案的本质属性是原始记录性
档案是人们在实践活动中直接形成的，具有很强的原始性；档案又是以具体内容体现实践活动的历史记忆，具有历史记录性。原始性和历史性的结合是档案的独有标志，原始记录性就是档案的本质属性，这是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在。一定的历史条件和实践产生相应来源、内容和形式的档案，并使档案自然地分门别类，而又构成一定档案材料之间固有的联系。档案工作人员必须掌握档案的性质，根据档案的不同来源、内容和形式的特点，进行科学的管理。 2．档案的一般属性是知识性和信息性
（1）档案具有知识性。档案是人类认识和改造主客观世界的智慧的结晶，它记载了人们实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论，包含了经济、政治、科学、文化等各种知识的材料，是由个人、机关单位以至整个国家逐步积累起来的原生态的知识，所以档案是储存知识的一种重要手段，成为历史和知识的宝库。在人类社会文明的历史中，如果没有档案，便失去了连续地、全面地直接记录和积累知识的原载体。
档案不仅有储存知识的功能，并且具有传播知识的功能。它的知识传播功能不仅有空间
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扩散性，而且有历史的延续性，它可以将人类知识世代相传，使之连绵不断。从古代史官守藏档案，他们的知识子孙相传，到打破“学在官府”制度，将档案中积累的知识在民间传播，直至在近现代文化科学技术发展中对档案文献的广泛利用，都证明档案是人们获取知识的重要途径之一。因此，档案是人类社会进行精神再生产和物质再生产的一种智力资源。
（2）档案具有信息性。档案不仅承载着一定的信息，而且是重要的信息资源。档案信息作为信息家族中的一员，具有信息的一般属性，如中介性、可替代性、可传输性、可分享性等。同时档案信息又具有自身的某些特征，主要表现为原始性和回溯性。
档案信息的原始性。按照信息的特征和机能，可以将信息分为原始信息和加工信息。原始信息是指用数字和文字对某一项活动所做的最初的记载，对原始信息进行不同的加工处理，才成为加工信息。档案是人们当时实践活动的原始记录，它与图书、资料等其他信息相比，具有显著的原始性特征。档案信息的这种原始性，使它具备了一种其他信息形式无法替代的证据作用。
档案信息的回溯性。从文件到档案的转化是有一个过程的，因此，档案信息与其所反映的实践活动内容及该项活动的真实过程必然有一定的时间距离。正是这种时间距离，使档案信息具备了回溯性的特征。档案一旦形成，就成了过去活动的记述，即历史的记述。档案信息的存储，成为一种历史财富，成为人们了解过去、研究历史、总结经验、探求规律的根据。东汉王充《论衡·谢短篇》云：知古不知今，谓之陆沉；知今不知古，谓之盲瞽。档案信息的这种回溯性特征，使之成为贯通古今的信息。
（三）档案与相邻事物的联系与区别
图书、文物、资料都具有知识性、信息性，与档案有相似之处，相互间存在一定联系，但在形成规律和性质上有不同的内涵。为便于掌握档案概念，加深对档案性质的了解，有必要分析档案与相邻事物的共同性与差异性。
1．档案与图书
档案与图书都是人们认识和改造主客观世界的记录，共同具有知识性、信息性，是储存知识、传播知识、传递信息的工具，是人类智慧的结晶；二者源于实践又反过来为实践服务。但二者也有一定区别：
来源要求不同。档案要求来源于人们实践活动的直接的原始记录，是历史记忆，往往是孤本，具有资源的不可再生性；图书以供人们阅读为目的，可以是印刷品、复制品，没有原始记录性要求，可以反复印刷或复制。
价值作用不同。档案是由人们实践活动中形成的原始记录直接转化而来的，是历史的真
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迹；而图书则是人们在事后为了开展社会教育、传播知识的需要编写的，不具有原始性。因此，档案除具有图书的储存和传播知识的功能，还有特殊的原始凭证作用。
信息存在的方式不同。档案是原始的、第一手材料，所记载的信息具有内容丰富但分散保存、价值巨大但隐性存在的特点，需要通过研究、编辑、开发，变分散为集中、变隐性为显性。而图书信息则不同，是在利用大量档案文献的基础上，经作者研究、编著而成的，内容集中、系统，价值显性。
档案和图书不是绝对的，在一定条件下可以相互转化。档案经过研究、编辑、出版，从而转化为图书；而图书随同原稿保存起来，就是档案。
2．档案与文物
档案与文物都是人类社会发展、进步的产物，也是人类社会文明发展的标志。二者都是人类实践活动的历史记录，绝大多数文物还有一定的知识性、信息性。由于二者存在着共同的特性，有时候会产生既是档案又属文物的情况。一般来说，有明确、清晰的历史记录的，就是档案，如载有文字的青铜器、石碑、甲骨、竹简木牍等；而没有文字的青铜器等历史遗物，属于文物而不是档案。《档案法》第十二条第一款规定：“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。”
文物和档案虽然有交叉，有时甚至难以区分，但还是可以发现二者的区别：
（1）文物与档案产生的主观意志不同。文物产生之初是人们为了生产、战争或日常生活的需要，如生产农具、战争武器、盛装物品的器皿等，是无意识形成的，并非为了供日后考古研究才产生的。而档案则是人们在文件处理完毕，完成现行使命后，认为还有使用价值，于是进行了有意识的整理和保存。
（2）信息内容的要求不同。档案信息侧重于原始性和记录性的统一，要求提供明确的、清晰的信息，能说明某一历史事实。没有文字、符号等清晰信息内容的，不能算作档案。而文物则侧重于事物的本原性，不强求有明确、清晰的历史记录。文物以实物证实历史，而档案以文字等记录符号记述历史。
（3）实存形态不同。文物是有文化价值的历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用的实用性物品，如器皿、衣服、建筑等。而档案的实存形态主要是文件。档案价值往往从文件之间的联系上去衡量；而文物，则是对单个事物的认识和判断。
3．档案与资料
资料是与档案最接近、关系最密切的事物。由于二者记录方式、载体形态相同，加上从
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逻辑上讲二者的外延有大量重合，两个概念很容易混淆，人们常常误将档案叫做资料，如“工程资料”、“会议资料”等等。但仔细分析二者的内涵，还是有区别的，我们应根据档案与资料的不同特点，做好档案工作和资料工作：
（1）来源不同。档案是本单位履行职能活动中直接形成的文件转化而来的，具有直接性、固定性；资料则是通过购置、复制、交换得到的或自行编制形成的，是间接的、不确定的。
（2）价值不同。档案是原始的历史记录，具有凭证价值，而资料则是为了工作查考之需搜集来的第二手材料，只有参考作用而无凭证价值。
（3）保管要求不同。档案是原始的历史记录，是不可再生的、惟一的资源，具有重要的保存、保密价值。因此，国家规定了有关归档移交和安全保管等法律监管要求。资料则是可以自行处置的，国家没有明确的强制性规定，由各单位自行管理。
档案与资料在一定条件下是可以转化的，资料被用于工程建设、科学研究等活动，成为活动历史记录的一部分，就有可能转化为该单位的档案加以保存；档案经过编辑加工，可以编印成大事记、专题概要、基础数字汇集等各种参考资料，也可以进行复制，这样就转化为资料。
三、档案的类型
档案的类型是多种多样的，不同类型的档案，其记录方式、内容又千差万别。为便于规范管理，国家针对不同类型的档案制定了不同的管理规定。档案工作人员有必要了解档案的类型及其特性，便于科学有序管理。
档案分类方法很多，常见的分类有如下几种： （一）按形成时间分（历史档案与现行档案）
按我国档案形成的不同历史时期，可以分为两大类：新中国成立前的历史档案和新中国成立后的现行档案。
1．新中国成立前的历史档案
（1）历代王朝时期的档案。我国历代王朝在国家内政外交管理过程中，形成了不少档案。由于受当时社会生产力水平的限制，档案保管条件较差，加上社会动荡，留存下来的档案不多，特别是元代以前的档案，保留下来的很少。相对保存完好的是明、清时期的档案，目前明、清朝代形成的档案主要保存在中国第一历史档案馆和辽宁省档案馆，台湾的故宫博物院也收藏了一部分。元前档案主要保存在国内外的博物馆等机构，西藏自治区档案馆保存有部分元代档案，辽宁省档案馆保存有6件唐朝公文档案。
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（2）民国档案。是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前国民政府各个时期形成的档案。包括中华民国以及北洋军阀和日伪政权统治时期的机关、军队、企业事业单位及其他组织、著名人物形成的档案。相对于历代王朝档案，这一时期的档案留存下来的多一些，但完整性、系统性还是比较欠缺。中华民国中央政府档案主要保存在位于南京的中国第二历史档案馆和位于台北的台湾国史馆，其他主要保存在各级地方国家综合档案馆。
（3）革命历史档案。是指1919年“五四”运动到1949年10月1日中华人民共和国成立以前整个新民主主义革命时期，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企业事业单位及其他革命组织、革命活动家形成的档案。这些档案记录和反映了中国共产党领导全国各族人民进行艰苦卓绝的革命斗争，推翻三座大山，缔造新中国的历史。由于战争期间颠沛流离，留存下来的档案较少，但十分珍贵。目前这部分档案中的中央机关档案主要保存在中央档案馆，其他革命历史档案保存在各级地方国家综合档案馆。
2．新中国成立后的现行（当代）档案
是指1949年10月1日新中国成立以来，各级国家机关、团体、企业事业单位及其他组织形成的档案，包括各级各类档案馆保管的档案。这部分档案记录和反映了我国社会主义革命和建设的历史，特别是记录和反映了改革开放和社会主义现代化建设，建设中国特色社会主义的伟大实践，是我国国家管理的档案中数量最多、内容最丰富、保存最完整的档案。
（二）按形成领域分 1．文书档案（管理类）
是反映党务、行政管理等活动的档案（《档案工作术语》）。党的建设和经济、文化、社会管理以及机关单位内的党群事务、行政管理、财务管理、专门业务管理等档案，都属于文书档案。文书档案具有来源复杂、涉及面广、内容丰富、形式规范等特点。
2．科学技术档案
是反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案（《档案工作术语》）。这类档案表现形式丰富多样，有文字、图纸、表格、计算材料、照片、影片、录像和录音等。常规的科技档案包括科研档案、生产技术档案、基本建设档案、产品档案、设备档案等，具有成套性、专业性、多样性、通用性等特点。
3．专业档案
是反映专门活动领域的档案（《档案工作术语》）。这类档案体现了一些单位或部门从事专门活动、履行专业职能的历史面貌。专业档案具有专业性强、文件格式统一、程序规范等特点，有独特的管理方法和要求。（专业档案与专门档案）
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