发挥的程度也不同，档案的作用受到了社会发展水平的制约。在奴隶社会、封建社会，档案的作用是很有限的，主要为政治斗争服务。资本主义社会，档案得到了较为广泛的利用，但在私有制的限制下，档案的作用仍受到很大的制约。社会主义社会为充分发挥档案的作用，使之造福于人民创造了良好的社会环境。但即使在优越的社会制度和良好的社会环境下，也要有正确的方针、政策，如果方针、政策有误，也会不适当地限制、甚至埋没了档案的作用。
（2）受到人们对档案和档案工作认识水平的制约。档案的作用是通过人们在日常活动中反复利用而发挥出来的，因此，档案作用发挥的程度取决于人们的利用程度。人们对档案的利用，又取决于人们对档案和档案工作的认识和重视程度。实践证明，凡是对档案的作用有足够的认识，对档案工作比较重视的地区或单位，档案的作用发挥就比较好。档案的作用发挥愈好，就愈能增强该地区或单位领导和员工的档案意识。为此，必须大力加强档案宣传工作，增加档案工作透明度，通过各种形式和方法，提高人们对档案和档案工作的认识程度，增强社会档案意识。
（3）受到档案管理水平的制约。档案发挥作用需要有基础条件，要把档案收集齐，整理妥，保管好，便于随时便捷地查找利用，这就必须进行科学管理。如果档案管理水平低下，档案杂乱无章，每次查找档案都要翻箱倒柜，花费许多时间，有时还查不到，就影响了档案作用的发挥。要尽可能采用先进的技术和管理方法，提高档案科学管理水平，使档案的作用得以充分的发挥。
第二节 档案工作
本节概要地介绍了“档案工作的内容及其相互关系”、“档案工作的性质”、“档案工作的基本原则”、“档案工作标准化与现代化”等有关档案工作的基本问题。
一、档案工作的内容及其相互关系
从广义上讲，档案工作包括宏观的档案事业管理和微观的档案管理活动，即管理档案和档案事业的活动。从狭义上讲，就是指档案管理，即档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编目与检索、提供利用、编研等活动。通常所说的档案工作，是指狭义的档案工作。
（一）档案工作的内容（狭义）
档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编目与检索、提供利用、编研等八项工作，通常称为档案工作的八个业务环节。
档案的前身是文件，而文件是随着实践活动分散形成的，文件处理完毕后，为便于查考，需要对分散的文件加以挑选，择其有继续保存价值的文件材料，经归档整理后，集中保存在形成单位档案管理机构。过了若干年后，其中具有长远保存价值的档案，应当按照规定移交
15
有关档案馆保存，这就形成了档案的收集工作。档案收集工作是档案由分散到集中的过程，它是档案工作的起点，也是档案工作的首要环节。
收集起来的档案是相对零乱的，因为档案数量较多，内容复杂，为了便于管理和利用，需要对零乱的档案进行分门别类，加以条理化，使之规范有序，这就形成了档案的整理工作。档案整理工作是指档案由零乱到系统，从无序到有序的过程，它是档案工作的基础。
随着时间的推移，由于自然的和人为的各种因素影响，档案总是处于渐变性的自毁过程，甚至可能遭到突变性的破坏，比如，纸张发黄变脆、字迹褪色，或遭受火灾、水淹、虫蛀、霉变等等。为了解决档案的不断损毁与长远利用的矛盾，就需要将档案加以妥善的保管，采取各种有效的保护措施，保证其完整与齐全，最大限度地延长其寿命，这就形成了档案的保管工作。
档案数量日益增多，有些档案失去了保存价值，为防止档案庞杂，就需要剔除那些丧失了保存价值的档案，还要区分不同档案的保存价值，以便分级保管，发挥重要档案的作用，这就形成了档案的鉴定工作。
对档案进行科学管理，需要对档案和档案工作的情况进行全面了解，做到“胸中有数”，因此，对档案和档案工作状况进行数量的统计、分析和研究，就形成了档案的统计工作。
档案数量很多，基本上是按自身形成规律整理和存放的，但社会各界利用档案的要求则是特定的，又是多方面的。利用者面对浩如烟海的档案，要查找自己所需要的档案材料，犹如“大海捞针”，这就需要编制成套的检索工具，从各种途径揭示档案的内容和成分，供档案人员和利用者使用，以解决数量庞大的馆藏与利用者特定需要的矛盾，这就形成了档案的编目与检索工作。
保存档案的目的是提供档案为社会各界服务，充分发挥档案的作用。为了能使档案的作用及时、充分地发挥出来，需要我们开辟各种途径，采取各种方式方法，向利用者介绍档案馆（室）藏，提供档案信息利用，这就形成了档案的提供利用工作。
档案的特点是原始记录，多为孤本，价值珍贵，在提供利用中，一般只用于馆内借阅。为了更广泛而又主动地提供档案为更多的利用者服务，同时，也为了保护档案的原件，就需要对浩瀚的档案史料进行研究，汇编并出版档案史料和参考资料，在更大范围内发挥档案的作用，这就形成了档案的编研工作。
（二）档案工作各业务环节的关系
档案工作各项业务环节都有各自不同的工作内容、特点和要求，每项工作都是整个档案工作的重要组成部分，都是必不可少的、相对独立的一个环节。
16
档案工作基本业务环节的划分是相对的，而不是绝对的。在工作步骤上，不能按档案工作各业务环节机械地划分先后次序，而应注意各业务环节工作间的衔接，以及相互交叉、渗透和影响，做到全面、统筹、协调发展，共同提高。
档案工作各业务环节是彼此依存、相互制约的一个有机整体，不能把各个业务环节割裂开来。比如，收集工作必须与整理、鉴定工作相结合，收集档案应同时考虑到档案的质量和价值以及今后的利用；又如，整理工作要与编目工作相结合，编制检索工具的档案，必须是已经整理的档案，这部分档案不能轻易地打乱重新整理，否则，会使检索工具与档案实体不相对应，导致编目工作的混乱。
从档案工作各业务环节的相互作用中，可以看出它们之间的一种最基本关系，即档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编目与检索等各个环节，都是为档案提供利用及编研工作创造条件的，因此，它们都属于基础业务工作范畴。这样，整个档案工作的内容可以划分为两个方面，即基础工作和提供利用及编研工作。它们是既矛盾又统一的有机整体。基础工作为提供利用及编研工作提供物质基础，创造工作条件，没有基础工作，便无法开展提供利用及编研工作；提供利用及编研工作直接体现了档案工作的目的和方向，它既反映了基础工作的成果，又向基础工作提出了要求，促使基础工作更进一步，没有提供利用及编研工作，基础工作则失去了存在的意义和工作的目标。实践证明，这两方面工作的关系是对立统一的，必须妥善处理它们之间的关系。过分地重视基础工作而忽略提供利用及编研工作，会使提供利用及编研工作处于停滞状态，工作进展不大；过分地强调提供利用及编研工作而轻视基础工作，会使工作没有后劲，同样得不到发展，因此，二者不可偏废。不能关起门来“打基础”，不能因为没有开展过基础工作而不提供利用及编研这部分档案，这种“先打基础，后搞利用”的想法是错误的。应该看到，基础工作是在提供利用及编研过程中不断发展、完善的，应积极开展提供利用及编研工作，让提供利用及编研工作促进基础工作不断提高。
二、档案工作的性质
（一）档案工作是一项服务性的工作（基础性、保障性）
不论是从档案的主要作用和特点，还是从档案工作与其他工作的关系来看，档案工作都是一项服务性工作。档案工作的服务性有其特殊之处，即通过管理档案和提供档案信息为各项工作服务，这是档案工作区别于其他工作的主要特点。
档案工作的服务性表现为它是其他各项工作的基础和条件，因此，也有人把它称为一项基础性、条件性的工作。
档案工作的服务性，不是贬低档案工作的重要性，而是恰恰反映了它的社会地位和作用，
17
是档案工作赖以存在和发展的条件。古今中外，一切档案工作都是为一定的政治、经济、文化等事业服务的，离开了这一点，档案工作就不会存在，也不会发展。实践证明，不论什么地区或单位，档案工作与其他各项工作联系在一起，并积极开展服务利用工作，不断提供档案为各项工作服务，这个地区或单位的档案工作就能迅速发展，档案工作的地位和影响也就相应提高和扩大。反之，如果服务性没有体现出来，档案工作就会受到不同程度的影响，就不会有成效。档案人员应该充分认识到这一点，树立明确的服务思想，认真地做好本职工作，自觉为各项事业提供服务，这正是档案人员的光荣职责和艰巨任务，也是档案人员的职业道德。
（二）档案工作是一项政治机要性的工作
档案工作既然是一项服务性的工作，那么，为谁服务呢？在阶级社会中，档案工作从来都是为统治阶级服务的，从这一点来说，档案工作又是一项政治性的工作。在我国，档案工作不是一般的服务性行业，而是在国内、国际政治斗争中，为维护广大人民利益，巩固人民民主专政，保护党和国家机密安全的重要工作，在新的历史条件下，档案工作要为改革开放和现代化建设服务，这是档案工作政治性的体现。
档案工作有一定的机要性，这是由档案本身的特点以及档案关系国家利益、集体利益、个人利益所决定的。任何国家的档案工作都有一定的保密要求，这是因为，一个国家的档案，记载了这个国家政治、经济、军事、科学技术等方面的真实情况，其中有部分档案内容涉及国家利益，需要保密；同样的，任何组织形成的一些档案内容涉及组织利益，需要保密；各级各类档案馆和档案室保存的档案中有的涉及个人隐私，也需要保密。对涉密档案，要在一定时间和范围内做好保密工作，以保证档案机密安全。档案工作者必须树立正确的保密观念，坚持保密原则，以维护国家、集体和个人的利益。
档案工作的政治机要性还表现在维护档案的真实性方面。在历史上和现实社会中，有的人出于政治和经济目的而企图篡改档案，同时，更有人为捍卫历史真相而据实立档。档案工作人员也要讲政治，坚持实事求是，同一切破坏档案真迹，歪曲历史事实的行为作坚决的斗争。
（三）档案工作是一项科学管理性的工作
就档案工作本身而言，它是一项科学管理性的工作，具体表现为：
档案工作是负责管理档案的一项工作，属于一项专门业务。它不仅仅是对档案的一般管理，而是用一整套科学的理论原则和技术方法管理档案，对庞杂的档案进行研究、考证、系统管理；不仅仅是对档案实体的管理，而且还需要对档案信息进行管理并开发利用。
18
档案工作是各项管理工作的重要组成部分。在机关单位，档案工作是该机关单位管理工作的一部分；在各项工作中，档案工作都是该项工作的组成部分。比如，人事管理离不开人事档案，财务管理离不开会计档案，人事档案工作和会计档案工作，分别是人事管理和财务管理的一个重要组成部分。
档案工作是一项文化性工作。档案是历史文化遗产，是人类文化和文明发展的基础。保存、保管档案的档案馆（室）就是社会文化的集聚地，尤其是档案馆，是人类文化财富的宝库。因此，档案工作也是一项传承文明、传播文化的工作，是文化事业的重要组成部分。
三、档案工作的基本原则（三原则）
我国档案工作的基本原则是经过长期的实践，逐渐完善并确定下来的。《档案法》第五条用国家法律的形式确定了档案工作的基本原则：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。这个基本原则的内容由以下相互联系的三个部分有机构成：
（一）统一领导、分级管理（核心）
档案工作实行统一领导、分级管理的原则，是新中国成立以来档案工作行之有效的成功经验，也是我国档案工作的一大特点。“统一领导、分级管理”包含三方面内容：
1. 档案事业由党和政府领导，在中央一级，国家档案行政管理部门在国务院领导下，主管全国档案事业，对全国档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。
2．地方各级档案行政管理部门在同级人民政府的领导下，在国家档案行政管理部门或其上级档案行政管理部门的统一指导下，负责主管本行政区域内的档案事业，对本行政区域内的档案工作实行监督和指导。
3．对国家所有的档案实行统一制度、分级负责的集中管理与保管，即一切国家机关和组织形成的档案，必须按照国家的规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中保管，任何个人不得据为己有，各国家机关和组织的档案机构必须按照国家规定，定期向有关档案馆移交档案。
（二）维护档案完整与安全（要求）
维护档案完整与安全，是档案工作的最基本要求。 1．维护档案完整
档案完整，包括数量与质量两个方面。在数量上，要求将所有具有保存价值的档案，收集齐全，能全面反映出一个单位或一个地区、一项工作活动面貌。在质量上，要求将收集起来的档案，按照它们的内在联系，系统地整理，组成有机整体，能真正、系统地反映出一个
19