单位或一个地区工作活动面貌。
2．维护档案安全
档案安全，包含着档案实体安全与档案机密安全两个方面。档案实体安全，就是在档案管理与服务利用过程中，要采取有效手段，最大限度地延长档案寿命，避免档案实体遭受损毁。档案机密安全，就是在档案管理与服务利用过程中，要采取保密措施，避免档案机密泄漏、被窃。
档案完整与安全，是相互联系、相互制约的两个方面。只有维护档案完整，才能有效地保证档案安全。反之，只有维护了档案安全，才能真正确保档案完整，因为，档案一旦受损，就会影响到档案完整，所以，安全也是保证完整的条件，双方相互影响、互为因果。
维护档案完整与安全，既关系到国家、集体和个人的利益，同时，也是为了给子孙后代积累档案财富，这是档案工作人员的一项艰巨的历史使命。
（三）便于社会各方面的利用（目的）
便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的所在。
档案工作必须为社会各方面服务，这体现了档案工作的服务性，是检验档案工作好坏的主要标准，是档案工作各项业务建设的出发点和归宿点，它支配着档案工作的全过程。
在我国档案工作的基本原则中，“统一领导、分级管理”是核心，它为档案工作提供了组织保证，没有它，档案工作就不能顺利进行；“维护档案完整与安全”是条件，它为档案工作提供了物质条件，没有它，档案工作就失去了物质对象；“便于社会各方面的利用”是目的，是档案工作的根本宗旨，没有它，档案工作就失去了方向。这三者缺一不可，其中，前二者是手段，后者是目的，没有前二者的组织基础和物质条件，就不可能达到后者便于利用的目的。同样，没有后者，前二者也就失去了存在的意义，这是一个辩证关系。
我国档案工作的基本原则，揭示了档案工作的客观规律，对我国档案工作的理论和实践具有普遍的指导意义。
四、档案工作标准化与现代化（两化） （一）档案工作标准化
档案工作标准化，是指档案行政管理部门会同标准化主管机关或单独就档案工作的原则和方法、概念和设施等，制定科学的、统一的规则和技术规范，并予以实施的过程。
1．档案工作标准化的意义
（1）档案工作标准化是实现档案工作科学管理，提高工作质量与效率的重要手段。没有标准化，就不可能做到科学管理。比如：没有《归档文件整理规则》，档案整理时各行其
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是，导致整理单元规格不一，内在质量低劣，就无法进行科学管理；如果没有接收档案的标准，档案馆档案质量就得不到保证。所以，档案工作各项业务环节都要有标准，做到有规可循，避免人为的错误，节约人力、财力、物力。档案工作各种科学管理制度正是建立在标准基础之上的。
（2）档案工作标准化是实现档案工作现代化的前提条件。现代科学技术与设备要求档案工作各部门、各环节依据标准协调一致。比如：计算机技术在档案工作中已被广泛地运用，用计算机检索档案，没有统一的著录和标引的标准，将严重影响档案信息的存贮和查找。所以，没有标准化，就没有现代化，现代化的程度越高，就越需要标准化。
（3）档案工作标准化是推动档案学理论发展的重要因素。标准化的大量内容是档案工作的基本理论、概念和技术方法的研究成果，是经过实践检验的公认一致的准则和规范。档案工作标准化本身就是档案学研究的重要组成部分。
2．档案工作标准化的内容（三种划分标准）
档案工作标准化是一个过程，包含制定、发布和实施档案工作标准三部分内容。这里着重介绍档案工作标准的制定和标准类型。
按照发生作用的范围和审批程序，档案工作标准可分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准。（四种标准）
档案工作国家标准，是在全国范围内统一的档案工作技术要求，由国家档案局或国务院其他行业主管部门起草，国家质量监督检验检疫总局发布，中国标准出版社或中国档案出版社出版。国家标准分为强制性标准（以“GB”表示）和推荐性标准（以“GB/T”表示）。有效年限一般为5年，过了年限后，就应修改或重新制定。《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》 （GB/T11822-2008）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等都是档案工作的国家推荐性标准。
档案工作行业标准，是在全国档案行业内统一执行的技术标准，由国家档案局发布并报国家质量监督检验检疫总局备案。行业标准也分为强制性标准和推荐性标准，目前发布的基本上为推荐性标准，以“DA/T”表示，如《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）、《档号编制规则》（DA/T13-1994）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）等。
档案工作地方标准，是在一个地方或一个区域统一执行的档案工作标准。一般是在没有国家和行业标准，又需要有地方统一要求的情况下，可由省级标准化主管机关制定地方标准，以“DB”表示，如浙江省档案局起草、浙江省质量技术监督局发布的《浙江省行政处罚案件
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档案整理规则》（DB33/T498-2004）。在国家和行业标准公布后，地方标准即应废止。
档案工作企业标准，是在企业范围内需要协调统一的档案管理要求、技术要求等，由企业制定并发布。企业标准，一般以“Q”作为开头。
档案工作标准内容涉及档案工作专业名词术语标准、代号代码标准、档案著录和目录组织标准、标引语言标准、档案工作各项业务建设标准以及档案库房、装具、各种设备标准等。
（二）档案工作现代化
档案工作现代化，是指运用先进的技术设备，科学的理念、组织、方法，对档案工作进行有效管理，使之获得最佳工作效率、经济效益和社会效益的一项工作。档案工作现代化是社会发展的客观需要，是档案工作发展的必然趋势。
档案工作现代化的主要内容包括以下四个方面： 1．档案工作技术现代化
技术进步是现代化的重要组成部分，技术本身对现代化有推动作用。各种先进的技术、设备在档案工作中的运用范围十分广泛，如：日常工作中档案工作人员使用计算机、复印机、扫描仪、传真机等现代化办公设备；为了保障档案的完整与安全，档案库房建筑设计中运用新型技术，采取特殊处理措施，档案库房内部应用各种先进设备，达到防震、隔热、防高温、防火、防水、防潮湿、防干燥、防光、防尘、防虫、防霉等的效果；当前档案部门普遍采用计算机技术进行档案实体管理和信息管理，并通过建立和维护档案信息数据库，实现不同程度的编目和自动检索，通过网络技术实现档案信息共享。在档案工作的未来发展中，档案信息化建设是一个十分重要的发展趋势，也将是档案工作技术现代化的集中体现。
2．档案工作组织与管理现代化
在档案事业的建设和档案工作的组织管理过程中，应当以现代科学理论为指导，运用科学管理方法与手段来研究和处理各种问题。档案工作组织与管理现代化的内容包括：管理思想的现代化，即以现代科学理论指导档案管理，进行合理的组织、计划、协调和控制；管理方法的科学化，即由单一行政管理手段，发展成为综合运用行政、法律、经济等管理手段，提高管理功效；管理机构的高效化，即组织机构充分发挥管理功能，有效地行使管理职责；管理内容的标准化，即一切管理内容逐步规范，最终达到标准一致，使管理活动更加先进、科学。
3.档案资源管理信息化
档案资源管理信息化，就是运用信息技术进行档案资源的建设、管理和利用，是一项关系档案事业发展全局的重要举措，是档案工作现代化的重要内容。档案资源管理信息化，包
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括基础设施建设、信息资源建设、管理应用系统和标准规范化建设等方面内容。
4．档案工作人员现代化
档案管理机构由人构成，现代化技术由人掌握，设备由人操作，科学的管理由人实施。因此，培养造就一支适应档案事业发展需要，掌握现代技术和管理方法，熟悉档案业务的现代化的档案专业人员队伍，即实现档案工作人员的现代化，是档案工作现代化的关键。
第二章 档案事业
本章共三节，即“档案事业及其构成”、“档案事业的建立与发展” 、“档案机构与人员”，共八个问题。
第一节 档案事业及其构成
本节概要地介绍了“档案事业的概念与内容” 、“地位与意义”、 “管理体制”、 “管理手段”等四个问题。
一、档案事业的概念与内容 （一）档案事业的概念
工作是一个具体的概念，一般指的是从事体力或脑力劳动，一项具体的业务或任务，也可以是一种职业。工作可以定量，可大可小；工作有完成的时间，或长或短。而事业，是一个集合概念，更多的是指一种国家行为或关系到国计民生的大事，有既定的目标、规模和系统，对每个人的生活，对社会的发展有较大的影响。广义的档案工作即档案事业，是指管理档案和档案事业的活动，它是以管理开发国家和社会档案信息资源为手段,以为国家各项事
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业和社会各界服务为宗旨的具有国家规模的一项社会事业。
（二）档案事业的内容
我国档案事业由档案管理工作（包括档案馆、室工作）、档案行政管理工作、档案法制工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作和档案国际合作与对外交流工作等（七）方面组成。
1．档案管理工作（档案馆、室工作）
是档案事业的主要组成部分，它是指档案馆、室等档案管理机构或档案人员，用科学的原则和方法管理档案并向社会提供档案信息服务的一项工作。档案室和档案馆虽然在管理档案的范围、工作权限和服务对象等方面有所不同，但都是收集、管理和提供档案利用的，并具体承担着维护档案完整与安全的任务。
2．档案行政管理工作
是以国家各项建设事业的需要为目标，国家和地方各级档案行政管理部门按照 “统一领导、分级管理 ”的原则,依法对全国和地方的档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导的活动。档案行政管理工作的目的是以科学发展观为指导，不断地调节档案事业系统的内外部关系，推进档案事业在服务科学发展中得到科学发展。
3．档案法制工作
是围绕国家法制建设的“有法可依、有法必依、执法必严、违法必究”这十六字方针来推进的，主要有四个方面内容：一是档案立法工作，制定完备统一的档案法规体系；二是档案行政执法，树立档案执法权威；三是档案行政救济，确保档案行政管理相对人的合法权益；四是档案普法教育，营造自觉守法的法治环境。档案法制工作是依法管理档案和档案工作，促进档案事业全面、协调、可持续发展的基本措施和根本保障，也是国家法制建设不可或缺的重要组成部分。
4．档案教育工作
是社会教育机构和档案部门对预备从事档案工作或已经从事档案工作的人员进行档案学理论、专业技能和有关学科知识的传授活动。它是国家教育事业的一个组成部分，又是国家档案事业的组成部分。档案教育的形式有全日制和在职档案高等、中等教育，在职档案业务培训、继续教育等。档案教育的目标就是负责传授专业知识，培养档案专业人才。档案专业人才是档案事业可持续发展的重要条件。我国已经基本形成一个由高等教育、中等教育、在职档案工作人员岗位培训与继续教育相结合的多层次、多形式办学的档案教育体系。
5．档案科学研究工作
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