四、业务工作规范
1.档案收集制度
一、档案收集工作指导思想：在维护党和国家历史真实面貌的前提下，根据档案分级管理的原则，将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案，完整齐全地收集进馆，建立内容丰富、结构合理且具有桐乡地方特色的馆藏体系。
二、档案馆应根据《档案馆工作通则》的有关要求，负责制定接收、征集工作计划及实施方案，并落实专人，按计划开展档案及资料的收集与征集工作。
三、根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局1986年2月7日颁布的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》，本馆应接收立档单位保管10年左右的档案，接收范围为：1、本市各乡镇（街道）机关、市级机关各部门、市直单位和团体及有代表性的下属单位具有永久和长期保存价值的档案；2、属于档案馆应接收的撤消机关、团体的档案；3、属于档案馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案。
四、档案馆在确定收集范围时，应通过调查研究，根据档案的实际价值确定收集对象，并编制被收集单位
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的名册，建立科学的进馆序列。
五、档案馆除按规定接收的档案外，还应将立档单位编制的组织沿革、全宗介绍和有关检索工具随同档案一起接收。接收时，交接双方必须根据移交目录清点核对，填写交接清单（一式两份），经手人签名盖章。
六、进馆档案应保持全宗完整性，并按规定整理上架。
2.档案（资料）统计工作制度
一、根据《档案馆工作通则》规定，档案馆负责档案（资料）的统计、保管、上报等各项统计管理工作。
二、档案馆应确定专人负责做好对档案（资料）的收进和移出、全宗和案卷数量、利用情况的分析统计工作，并按统一规定和要求填写统计年报。
三、按上级档案业务部门的规定和要求，准确及时上报本馆基本情况统计表，并于每年一月份补报上一年度的全宗变化情况。
四、切实做好档案分析统计年度归档工作。
3.查阅档案须知
一、法人、其他组织以及个人凭身份证、工作证或者介绍信等合法证明，可以利用本馆已经开放的档案。
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台、港、澳同胞和华侨如查取本人及其亲属历史证明，持本人回乡证或身份证等有效证件，可以直接利用本馆已经开放的档案；利用其他开放档案，应由有关机关介绍信并经局领导同意。
外国组织和个人利用本馆已经开放的档案，应当经有关主管部门介绍，并经局领导同意。
二、法人、其他组织以及个人利用本馆未开放的档案，必须持有本单位介绍信并经本馆同意；重要档案的查阅，还须经局领导或上级主管机关审查批准。
三、利用者查阅档案必须详细填写《调阅档案登记表》。利用未开放的档案，要严格执行介绍信和领导审批的查阅制度。如需查阅大量档案，须事先报送计划和预约时间。
四、档案材料只能在本馆内查阅，不得携带出馆外；如需外借，须经局领导批准并限期归还。
五、利用档案时，任何人不得涂改、伪造、损毁、丢失档案；如有违反，按有关规定追究当事人责任，并给予一定的经济处罚。
六、利用者查阅未开放的档案，应当遵守国家保密规定，不得擅自抄录、复制档案或者泄露内容；如需复印、照相，需经局领导批准，并按有关规定执行。
七、查档完毕后，利用者和接待人员应当把档案材料当面交接清楚。
八、查档时应注意室内安静和清洁卫生，不得高声喧哗和吸烟。
九、本馆提供档案利用按有关规定收取费用。个人
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利用其所捐赠的档案，本馆无偿和优先提供（《法规手册》第71页）。
4.档案全宗管理制度
一、本馆档案划分好全宗，以全宗为单位整理、编目。
二、档案以全宗为单位保管，设《全宗名册》、《馆藏档案存放一览表》，所有全宗建立全宗卷。
三、建立馆级、全宗级档案收进、移出、利用、保管等情况的统计台帐。
四、按规定的要求进行鉴定。
5.档案（资料）复印制度
一、本馆复印机除为本部门工作服务外，可以承担因利用档案需要的对外复印服务，并按规定收取一定的复印保护费用。
二、凡复印档案资料和文件，均需凭介绍信办理登记和审批手续；复印上级文件和领导人内部讲话材料或绝密件，须经原发文机关或领导批准。
三、利用者如复制本馆大批档案材料（证明性材料除外），一律由本馆登记后寄往利用者所在单位的档案部门保管。
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6.档案库房管理制度
一、非本馆工作人员，不得擅自进入库房。确因工作需要，须经领导同意，并有本馆人员陪同方可进入。
二、 库房内的档案要以全宗为单位进行系统排列存放。库房内不准堆放与档案无关的物件。
三、案卷调阅完毕要归还原处，出借案卷要经过批准，并办理好外借登记手续。
四、做好库房“六防”工作。严禁吸烟。下班时要检查和关闭好门窗，上好门锁，并切断电源。平时要勤打扫，保持库房整洁。
五、调节、控制好库房温湿度，专人定期调换自动控制仪记录纸，在有利于档案保护的前提下，做好室内通风、降温、降湿工作。
六、对馆藏档案要定期进行安全保护检查，发现问题及时采取补救措施。
七、库房钥匙实行专人负责保管，不得随意给他人使用，如遇遗失，应予全部调换。
八、如因人员变动或岗位调整，应及时办理交接手续。
7.图书、资料、刊物管理制度
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