4.3.2.4修改状态标识：每页文件应标识修改状态。 4.3.3文件发放：
4.3.3.1标识后的文件应由行政部负责发放。质量手册可整本发放，也可把程序文件独立发放。每份文件应发放到文件的使用部门。文件发放范围由行政部负责人填制或审批，发放时由领用人签名，并填写“文件发放审批表”。 4.3.3.2每批所需特定的技术要求文件则根据《生产过程控制程序》加以传递。 4.4文件的管理
4.4.1行政部应建立文件档案，保存每一版本的文件及其每一版本间的文件修改清单，以实现文件变更的可追溯性。
4.4.2贮存于计算机中或软盘应注意防病毒和受损，并对所存文件形成清单，标识每份文件的修改状态及存放地址，以利于识别和使用。
4.4.3行政部对加盖“受控文件”原章的文件建立“受控文件一览表”，列出各类文件目录及其修改状态，以便识别文件的现行修订状态。对发放到各部门的文件也由行政部建立部门的“受控文件一览表”交各部门负责人，以利于管理本部门的文件。 4.5文件领用
4.5.1当有新进人员、转岗人员、或需使用文件的人员未领到文件时，其部门负责人填制“部门联络单”，交由行政部按4.3.1相应条款执行发放文件。 4.6各部门或人员在使用文件时应注意 4.6.1不得随意借用其他人的文件复印。
4.6.2不得使用未加盖“受控文件”原章标识的复印件，一经发现立即交行政部收回销毁。
4.6.3当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到行政部办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，行政部将破损文件加盖“作废”标识。
4.6.4当文件使用人将文件丢失后，应按4.5.1条办理申请领用手续，但必须在联络单中作出说明，必要时应做出检讨或罚款。行政部在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。
4.6.5当文件使用者离职时，必须将文件交回行政部（纳入移交手续中）。 4.7文件借阅
4.7.1需临时借阅文件的人员，需经行政部负责人批准可借阅文件。借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还由行政部主动收回。归案文件一律不外借，防止文件丢失和损坏。
4.8外来文件的控制
4.8.1收到外来文件的部门/人员，应交行政部按受控文件进行标识和发放管理。 4.8.2行政部应确保文件是有效版本。
4.8.3当外来文件失效时，行政部应及时收回已发文件，并进行“作废”标识。 4.9文件修改
4.9.1文件的编制、审批和执行人员应关注文件执行的有效性和适宜性。应为适应实际情况的变化和提高有效性而适时加以修改。个别文件的更改集中由编写人申请，原审批人审批；体系文件的全面更改由管理评审会议提出或由管理者代表批准。
4.9.2文件更改后的审批应由原审批人进行。若出现机构变动或人员调动，可由原职务的对应职务或人员进行审批。
4.9.3更改后的文件经批准后及时按4.3条款发放到相应的场所，并同时收回失效文件，对失效文件标识“作废”。 对修改量极少而不需采用换页的情况，可由行政部统一收回文件进行更改，或 XX鞋业有限公司 主 题 第4．2．3章 文件控制程序 编 号 页 码 版 序 修改状态 XX/QP—01 第 3 页 共 3 页 A 0 由行政部发往相关部门“文件更改通知单”，附于原文件。 4.10文件的换版和作废
4.10.1文件经多次修改（修改码从00到09时）或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废，换发新版本；第一版为A版，经修改后需要该版的改为B版，依此类推。
4.10.2 所有作废文件应加盖“作废”标识。对任何需保留的作废文件加盖“留用”标识，以免误用。 4.10.3对所有作废的文件登入“作废文件清单”中。行政部负责人集中统一销毁。 5.相关文件
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《生产过程控制程序》 《生产策划控制程序》 《文件编写导则》
6.质量记录 保存地点 保存期 6.1文件发放审批表 行政部 长期 6.2文件更改通知单 行政部 长期 6.3受控文件一览表 行政部 长期 6.4 部门联络单 行政部 一年 6.5作废文件清单 行政部 一年
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审 核 日 期 批 准 日 期 XX鞋业有限公司 主 题
4．2．4质量记录的控制
第4．2．4章 质量记录控制程序 编 号 页 码 版 序 修改状态 XX/QP—02 第 1 页 共 2 页 A 0 1.目的
确保质量管理体系中的质量记录保存完好，并利于快速查寻。 2.适用范围
为质量管理体系有效运行、产品符合规定要求提供证据的记录。 3.职责
3.1行政部负责编制本公司的质量记录控制程序，负责培训并监督该程序的执行。 3.2各部门或人员应认真学习和掌握该程序并按规定执行。
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4.措施和方法 4.1 质量记录的填写
4.1.1从事质量活动的人员要按发布的《质量记录控制清单》及其表格附件中相应的表格格式使用。填制时只能用钢笔、签字笔、圆珠笔，不能用铅笔填写。
4.1.2质量记录在填写时应有记录人员签名并有日期，记录情况应实是求是，做到字迹清晰，内容完整，数据真实。生产过程的控制记录和检验记录不得更改。如因笔误而需更改，应清晰划改，并在更改处签上更改人名字。 4.2质量记录的标识
4.2.1为了保证质量记录有唯一性标识，对每一份质量记录都有表式均设有唯一性编号，具体执行《文件编写导则》。
4.3质量记录格式的更改
4.3.1质量记录格式的更改应《文件控制程序》中的4.9条款实施。更改后的格式要在实施前及时调整《质量记录控制清单》及其表格附件，使其保持为有效版本的文件。 4.4质量记录的收集、归档
4.4.1质量记录由各部门自行收集及保管，每月应对收集上来的质量记录进行分类编目和对名称和时间标识，以利于查询和追溯。如有存于电脑上或磁盘上的质量记录，也应在文件目录上或磁盘上按此要求进行标识。并归案存放，填制“质量记录归档清单”。各部门根据质量管理体系要求本部门填制的质量记录，形成“质量记录清单”，以利于质量记录的管理。 4.5质量记录的保存期与贮存
4.5.1各质量记录的保存期限根据程序文件中质量记录的保存年限规定执行。根据质量记录的不同性质作用，将质量记录的保存期分为长期、一年期。如培训、考核记录，在培训对象在岗时，应为长期保存。
4.5.2各类质量记录应有专人专柜保管，确保质量记录的完好无损。同时做好防火、防潮、防虫害等工作。 4.5.3存于电脑中的质量记录，要做好防病毒。如有进行备份，对备份磁盘要做好防潮、光、压。
4.5.4外来质量记录如顾客投诉或产品检验记录，由各责任部门整理、归档，并按本程序要求做好管理和保管工作。
XX鞋业有限公司 主 题 第4．2．4章 质量记录控制程序 编 号 页 码 版 序 修改状态 XX/QP—02 第 2 页 共 2 页 A 0 4.6质量记录的借阅
4.6.1归档的质量记录必须严格保管，借阅时必须经本部门领导批准后借阅，借阅时填写“质量记录借阅登记表”，标明归还时间并及时索回。
4.6.2所有质量记录的原件一律不外借，合同条件下要提供给顾客的记录，须经本部门领导审核分管副总批准，并使用复印件。
4.7质量记录的处理
质量记录达到规定的保存年限后，由各部门统一交行政部并由行政部进行登记，填制“质量记录销毁申请单”。经总经理批准后统一由行政部销毁。 5.相关文件
《文件控制程序》 《质量记录控制清单》 《文件编写导则》
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6.质量记录 保管部门 保管时间 6.1质量记录归档清单 行政部 长期 6.2质量记录清单 各部门 长期 6.3质量记录销毁申请单 行政部 1 年
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审 核 日 期 批 准 日 期 XX鞋业有限公司 主 题 5．管理职责 5．1管理承诺 1.目的
第5/5.1章 管理职责/管理承诺 编 号 页 码 版 序 修改状态 XX/QM—01 第 1 页 共 1 页 A 0 明确总经理对建立和执行质量管理体系并保持有效性的承诺。 2.范围
适用于公司各管理层对保证产品质量、满足顾客和政策法规要求和承诺。 3.职责
总经理负责批准和发布本公司的质量方针和质量目标；负责向职工传达满足顾客和政策法规要求的重要性；负责协调本公司各种资源能满足产品质量的要求；负责主持管理评审。 4.措施和方法
4.1总经理承诺本公司各管理层次及各职能部门和人员的管理职责已确定并得到贯彻。
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4.2总经理为保证产品质量满足顾客和法律法规的要求，责成行政部负责跟踪、收集、宣贯法律法规知识。 4.3总经理制订了质量方针和质量目标。体现公司的长远目标以及顾客期望和要求，并对顾客作出质量的承诺。 4.4总经理决定对质量管理体系每年至少评审一次，以确保质量管理体系的适宜性、充分性、有效性和持续改进。 4.5总经理承诺在生产、服务过程中，各管理职能协调统一，确保获得在人才、资金、管理、技术、装备、信息与环境等资源满足顾客要求。 5.相关文件 《质量手册》
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5．2以顾客为中心 1.目的
第5．2章 以顾客为中心 编 号 页 码 版 序 修改状态 XX/QM—01 第 1 页 共 1 页 A 0 明确以顾客为中心的质量管理指导思想，确保顾客的要求得到确定和满足。 2.范围
适用于企业与顾客的沟通及满足顾客的与产品质量有关的要求。 3.职责
3.1总经理应以实现顾客满意为目标，确保企业对产品质量的要求能够满足顾客的与产品质量有关的要求。 3.2业务部具体负责与顾客有关的过程的控制；负责对顾客满意度的测量并采取措施确保顾客满意。 4.措施和方法
4.1总经理应以实现顾客满意为目标，建立并保持“以顾客为中心”的质量管理体系，确保顾客的需求和期望得到确定、转化为要求并予以满足。
4.2总经理要认真研究顾客的要求，并据此在企业制定质量方针和质量目标时应得到体现。 4.3营销部要认真研究并明确本企业的产品质量的要求能满足顾客对产品质量的要求。
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