1、物资采购应遵循的原则
（1）物资采购必须认真贯彻计划采购的原则，严禁无审批采购和无计划采购。
（2） 物资采购必须符合计划规定的品种、规格、质量和数量要求，按生产进度及时组织进货。
（3） 采购的物资质量应符合国家标准，行业标准或双方签定的合同标准。
（4） 采购物资的价格应符合货比三家，质优价廉的原则。 （5） 采购物资的渠道，应贯彻先近后远，先厂家，后供应商的原则，杜绝假货、劣货的购进。 2、物资采购计划的编制、审批
（1） 各车间日常物资需要在每月28号前编制出下月采购计划，经审核批准后，可进行采购，物资进仓时由仓库保管、采购员，采购负责人、库房负责人在入库单上签字确认后才能入库。
（2） 生产部每周五向库房部报下周急需物资计划，周、月计划要填写清楚：规格、型号、数量、需要日期，库房部审核库房存量后上交采购部进行采购。
（3） 仓库依照出库计划核对后产生缺少物资，由部门负责人报采购部
（4） 属于办公用品通讯器材，由各部门报行政审批后，转采购部。 （5） 各部门所需的物品，由各主管申请，经经理审批后转采购部。 （6） 因无采购计划而影响生产由生产部门负责，有计划而未及时进
货的由采购部负责。
（7） 属追加计划，使用部门应在使用前根据物资采购周期提报追加计划。（紧急情况方可使用） 3、备品备件及原材料的采购
（1）采购部接到采购经理签字后的采购单，先分类归总，报仓库一份，再进行报价、比价，按计划的急缓进行采购。
（2）对长期使用的大宗原材料，可适当采用定期招标的办法，通过供应商之间的竞争确定供货商，或者通过供应商档案选前三家报价，进行比价采购，以达降低采购成本之目的。 4、物资的入库验收及票据管理：
（1） 所有物资必须办理入库手续后方可领用，严禁不入库，直接领用，或不入库直接使用。
（2） 采购的物品到公司后，由仓库管理员开据送检单，检验合格则按手续入库，不合格者由采购员负责退回原供应商。（两天之内） （3） 建立规范的入库验收单票据，由仓库保管员逐栏填写清楚，品名、规格、型号、数量、进货日期、收货人。仓库和采购各一份。 （4） 采购的物品经验收准确无误后方可入库，票与实物不符的要通知采购予以处理。
（5） 所有物资的送货单都必须附物资入库验收单。
（6） 设备物品需要通知设备部进行验收，验收合格后方可入库。 5、采购物资的合同管理：
（1）公司确定的供货商，必须签定正式的购货合同。
（2） 合同的内容及格式，必须符合＜＜经济合同法＞＞及公司的有关规定。 签署人具备相应的职责和法律资格，并经总经理审批后，到行政部盖章方可生效。
（3） 正式合同一式二份，双方签字生效后，供应商、公司双方各留一份，所 有合同采购员必须分档管理，于月底付款时提供于财务。 （4） 按规定应签而未签的合同，给公司造成损失的追欠当事人的责任。合同的签订及其规定细则如下：
合同：合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及供应商合同、设备产品买卖合同、工程施工合同等。 （一）合同正文应包含的要素
1） 合同名称、编号、签订时间、签订地点；
2） 采购物品/项目的名称/、规格、数量/清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分； 3） 包装要求；
4） 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明； 5） 付款方式； 6） 质量保证期； 7） 质量要求及规范；
8） 违约责任和解决纠纷的办法； 9） 双方的公司信息；
10） 其他约定。 （二）合同签订及其规定
1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任； 2）以定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；
3）为防止合同订单增加或增加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；
4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；
5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；
6）详细约定发票的提供时间及要求；
7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等
8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款； 9）违约责任一定要详细、具体；
10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作； 11）合同签定签应按照附表七（合同审查批准单）的格式对合同初稿进行巡签审查；
12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；
13）签订的所有合同应及时报送财务部门。
（三）、合同执行
（1）已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；
（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约； （3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；
采购部考核细则
1、 接到审批单后，要先急后缓进货，并依照供货商交货周期表，提报具体 到货时间，影响生产一次扣5分
2、 有进货计划出现漏进、忘进的货物，一次扣2分。
3、 出现进的货物的规格、型号和申请单不符，一次扣2分，数量不符，一 次扣2分。
4、 开车外出购物，完成任务不及时返回，或不请示私自他用，发现一次扣 5分。
5、 每月28--30号需提报下月付款计划，报领导批准，未完成扣5分。
6、 进的备品备件价格未经比价就采购，进的价格偏高，又找不出原因所在一 次扣5分。
7、 每月15号前未交当月供应商质量分析表，则扣2分，信息误差大，不详 细扣5分。
8、 若出现材料质量不合格时，应及时联系供应商2天内必须解决，需退货必 须在2个工作日内退回，否则扣5分/次。 9、 建立完善的供应商帐目管理，账目有误一次扣2分。 10、 月末与供应商对帐并于30日汇报，漏对扣2分，如帐目不符及时查对核实，否则一次扣5分。
11、 对于帐物的记录，做到日事日毕，否则发现一次扣2分。 12、 与各部门之间合作做到相互尊重，如发现争吵一次扣5分。 13、 每月30号前汇总供应商余额明细表，报采购经理、总经理各一份，否则 一次扣5分。
14、 建立所有物料价格表，每天将价格填入表内，一次未填扣2分。 15、 对入库单详细核对价格，审查出差错一次扣2分。 （如有开来的税票要核对后入库）
16、 创新每提一条合理化建议奖10分。
17、 在工作中对公司做出突出贡献，创造价值的，按价值的5%-10%以予奖励。
18、 泄露公司机密，损害公司利益，轻则罚款，最低1000元，重则开除。
19、 供应人员在购买物资时要质优价廉，不吃回扣，若被查出吃回扣，轻则罚款，最低1000元，重则开除。