在业务调查中绘制的业务流程图和功能模块图等虽然形象的表达了管理中信息的流动和存储过程，但仍没有完全脱离一些物质要素。为了用计算机进行信息管理，还必须进一步舍去物质要素，收集有关资料，绘制出原系统的数据流程图。
在多层数据流程图中，顶层图仅包含一个加工，它代表被开发系统。它的输入流是该系统的输入数据，输出流是该系统的输出数据。第二层数据流程图表示对其顶层图的细化，在第二层图中显示了系统内部的主要处理、数据流和数据存储，而第二层图一般会重复顶层图中相同的外部实体和数据流。
图1.2——1.3分别为本管理系统的销售管理的顶层数据流程图和第二层数据流程图：包括了点菜、收银、打票及对销售额的汇总和统计等过程。首先是顾客通过产品基本信息表提供的产品种类、价格进行选择，得出本次消费产品的信息，到收银台打小票。同时，由于顾客的选择而产生了产品的销售额，财务部门定期进行统计，将销售额记入销售额汇总表中。
1.3.2新系统数据字典设计
为了对数据流程图中的各个元素做出详细的说明，在这里我们有必要建立数据字典。数据字典的内容主要是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等六个方面进行具体的定义。
编写数据字典是系统开发的一项重要的基础工作一旦建立，并按编号排序之后，就是一本可供查阅的关于数据的字典，从系统分析一直到系统设计和实施都要使用它。
以下为本系统详细的数据字典内容：
（1）数据项
数据项又称为数据元素，它是最小的数据组成单位，也就是不可再分的数据单位，如产品代码、单价等。对于每个数据元素，需要描述以下属性：名称、别名、数据类型、长度、类型及有关数据结构的说明。本管理系统中主要有以下数据元素：