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借：销售费用（6601） 600
贷：库存现金（1001） 600
（2） 3日，财务部王晶从工行提取现金5000元，作为备用金。（现金支票号XP001） （付款凭证） 摘要：提现 借：库存现金（1001） 5000
贷：银行存款/工行存款（100201） 5000
（3） 5日，收到大恒集团投资资金20000美元，汇率1:6.8。（转账支票号ZP001） （收款凭证） 摘要：收到投资
借：银行存款/中行存款（100202） 136000
贷：实收资本（4001） 136000
（4） 7日，采购部白方采购空白光盘1000张，每张2元，材料直接入库，货款以银行存款支付。（转账支票号ZP002） （付款凭证） 摘要：购空白光盘
借：原材料/空白光盘（140301） 2000 应交税费/应交增值税/进项税额（22210101） 340
贷：银行存款/工行存款（100201） 2340
（5） 10日，销售部赵达收到北京汇仁学校转来一张转账支票，金额50000元，用以偿还前欠货款。（转账支票号ZP003） （收款凭证） 摘要：收到货款
借：银行存款/工行存款（100201） 50000
贷：应收账款（1122） 50000
（6） 12日，采购部白方从北京利源购入英语学习光盘100张，单价60元，货税款暂欠，商品已验收入库。
（转账凭证） 摘要：购光盘
借：库存商品（1405） 6000 应交税费/应交增值税/进项税额（22210101） 1020
贷：应付账款（2202） 7020 （7） 14日，管理室支付业务招待费4000元。（转账支票号ZP004） （付款凭证 ）摘要：支付招待费
借：管理费用/招待费（660204） 4000
贷：银行存款/工行存款（100201） 4000 （8） 16日，管理室张明出差归来，报销差旅费6000元。 （转账凭证） 摘要：报销差旅费
借：管理费用/差旅费（660203） 6000
贷：其他应收款（1221） 6000 操作演示：
[4-16.htm] （2）凭证修改
凭证修改分两种情况。一种是凭证录入过程中进行的修改，则直接单击某一需要修改的项目重新输入即可，另一种情况是对已保存的凭证进行的修改。进入凭证填制界面，首先调出凭证需要修改的凭证，可使用翻页功能将需要修改的凭证调出，如“上张”、“下张”等，如果输入的凭证较多，可使用凭证查询功能进行定位，然后是进行修改，直接单击需要修改
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的项目重新输入即可。
如果操作员修改了他人填制的凭证，则制单员变成修改凭证的操作员。已审核的凭证不能直接修改，需要先取消该张凭证的审核。已记账的凭证不能修改，只能查询。 （3）删除凭证
作废/恢复凭证。当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。方法：进入填制凭证窗口后，找到要作废的凭证。点击“制单→作废／恢复”命令，凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。若当前凭证已作废，还可点击“制单→作废／恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。 凭证整理。凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证进行凭证整理。若想作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态”功能恢复本月月初的记账前状态，再进行凭证整理。 2.审核凭证
记账凭证输入计算机后放置在暂存凭证数据文件中，可以编辑、修改甚至删除，因而它是非正式的会计档案，还必须经过审核及记账处理，才能输出总账、明细账及辅助账等。 审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等，审查出认为错误或有异议的凭证，应传递给填制人员修改。只有具有审核权限的人才能使用本功能。 凭证审核需先重新注册更换操作员，由具有审核权限的操作员来进行。凭证既可逐张审核，也可成批审核。 例4-17：
对前面填制的凭证行进审核操作。 操作演示：
[4-17.htm]
审核凭证在凭证审核过程注意几点：
第一，若审核人员发现该凭证有错误，可按“标错”图标，对凭证进行标错，以便制单人对其修改。已标错的凭证不能审核，若想审核，需先按“取消”图标取消标错后才能审核。 第二，若想对已审核的凭证取消审核，可用鼠标单击“取消”图标取消审核，取消审核签字只能由审核人自己进行。
第三，审核人和制单人不能是同一个人。即使某一操作员具有审核权与制单权，但对某一张凭证而言，不能既是制单人，又是审核人。
第四，凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可以进行修改或删除。
3.记账
记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账、明细账和辅助账等。记账过程是在计算机程序的控制下自动完成的，人工不能干预，而且记账过程很快，瞬间内完成，大大提高了凭证处理的效率。一般账务系统的记账采用向导方式，使记账过程更加明确。 例4-18：
对前面已审核凭证进行记账。 操作演示：
[4-18.htm]
记账在记账时需要注意的几个问题是：
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第一，记账过程一旦断电或因其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后用户再重新记账。
第二，如果用户发现某一步设置错误，可通过单击“上一步”返回后进行修改。如果在设置过程中不想再继续记账，可通过单击“取消”，取消本次记账工作。 第三，在记账过程中，不得中断退出。
第四，在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。
第五，所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。 第六，所选范围内的凭证如有未审核凭证时，系统提示是否只记已审核凭证或重选记账范围。
4.账簿查询
企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿。账簿管理包括账簿的查询和打印。在T3管理系统中，账簿分为基本会计核算账簿和辅助核算账簿。
（三）月末处理
期末业务处理的主要工作是：期末的摊、提、结转业务的处理、对账、结账等工作。期末业务是会计部门在每个会计期末都需要完成的特定业务。这些业务数量不是太大但处理较复杂。由于期末业务处理的主要数据来源于账簿记录，各会计期间的多数期末业务处理具有很强的规律性，比较适合计算机自动进行处理。
因此在账务处理子系统中，期末业务的处理主要是由计算机根据用户的设置自动进行的。
系统提供五种类型的转账定义：自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转。 1.自定义转账
（1）转账定义。转账定义是把凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的计算公式预先设置成凭证模板，称为自动转账分录，待需要转账时调用相应的自动转账分录生成凭证即可。 例4-19：
自定义结转设置。 转账序号：0001
转账说明：计提短期借款利息 转账分录：
借：财务费用/利息支出（660301） JG（） 贷：应付利息（2231） QM（2001,月）*0.01 操作演示： [4-19-1.htm] （2）转账生成
定义完转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可由计算机快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去，通过审核、记账后才能真正完成结转工作。 例4-19-2：
自定义结转凭证生成记账凭证。 操作演示：
[4-19-2.htm]
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2.对账
对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。一般说来，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应正确、平衡，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏，引起账账不符，为了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。 3.结账
结账过程共分四步，在结账向导的引导下完成： （1）显示所要进行结账的月份。
（2）核对账簿。结账前，系统自动进行账簿核对，包括总账与明细账、科目余额与各辅助账等，如果账账相符，可进行下一步结账工作，如果不相符，系统中止结账工作。 （3）显示月度工作报告。一般显示四个方面的内容：一是本月账面试算平衡报告，二是本月账账核对报告，三是本月工作量报告（各类已审核凭证张数和未审核凭证张数），四是上月结账状态。
（4）点击结账。如果通过以上结账步骤，单击“结账”按钮，系统进行结账，否则不予结账。
例4-20：
对本账套进行结账操作。 操作演示： [4-20.htm]
关于结账，有几点需要注意：
（1）上月未结账，则本月不能结账。
（2）上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、审核凭证。 （3）本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。 （4）已结账月份不能再填制凭证。 （5）结账只能由有结账权限的人进行。 （6）账账核对不符，不能结账。
四、编制财务报表
会计信息系统的各个子系统，如账务处理子系统、采购与应付子系统、存货子系统、销售与应收子系统、工资子系统、固定资产子系统等，都能生成各种管理报表，但这些报表大多局限于各个子系统自身相关的业务，着眼于相关的管理与决策需要。与此不同的是会计报表子系统，它并非是对经营交易或事项的直接处理，而是用于法定会计报表或内部管理报表的编制，更多的是着眼于整个企业生产经营活动的综合反映，是会计核算工作的总结。 因此，会计报表子系统直接面向内外报表使用者的会计信息需要，取数于各个子系统会计核算的结果，进行相应的加工处理。专门提供各种会计报表的子系统，是会计信息系统中的一个重要子系统。
会计报表处理子系统的目标就是根据账务处理系统、其他会计核算系统、会计报表系统本身、其他系统数据来源，按照用户定义报表格式的方式，自动获取数据和自动生成报表，并按用户需求对报表进行各种分析。
（一）报表处理系统编制报表的数据处理基本流程：
1.报表格式设计。报表格式设计相当于手工会计环境下绘制或取得一张空白的会计报
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表。格式设计包括定义报表尺寸（报表的行数和列数）、设置组合单元、绘制表格线、输入报表项目（包括表头、表体和表尾项目）、设置行高及列宽、定义单元格风格（包括字形、字体、字号、颜色、图案、是否折行显示等）、设置单元属性（包括表样、字符和数值属性）和确定关键字位置等。 2.报表公式定义。报表公式决定了报表的数据来源及报表数据计算等，报表公式包括计算公式、审核公式和舍位平衡公式等。提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式、审核公式、舍位平衡式；还提供了种类丰富的函数，在系统向导的引导下轻松地从用友账务及其他子系统中提取数据并生成财务报表。 3.报表数据处理。报表格式设计完成之后，报表处理系统可以根据定义的报表格式和公式，从账务处理系统、其他相关子系统或已生成的报表文件中自动获取数据，并计算各个报表项目的数值，依据审核公式校验报表勾稽关系，依据平衡公式进行舍位平衡操作，将计算结果保存于报表文件中。报表格式一次性定义后，可用于不同会计期的报表计算，具有一次性定义、多次使用的效果。
4.输出报表。根据生成的报表或报表格式文件，输出会计报表。 （二）报表的相关概念 1.格式状态和数据状态。报表制作分为两大部分来处理，即报表格式与公式设计以及报表数据处理工作。这两部分工作是在不同状态下进行的。
（1）格式状态。在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字，以便定义报表的单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的只是报表的格式，而报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。
（2）数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。
报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。
2.单元。单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标识。例如，C8表示第3列第8行交汇的那个单元。单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。
（1）数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下输入。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的缺省类型为数值型。 （2）字符单元。字符单元也是报表的数据，也应在数据状态下输入。字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。
（3）表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么其输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。 3.组合单元。组合单元由相邻的两个或更多单元组成，这些单元必须单元类型完全相同（即表样、数值、字符等），在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以以区域的名称或区域中的任何一个单元的名称来表示。 4.区域。区域由一张表页上的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在报表系统中，区域是二维的，最大的区域是整个表页，最小的区域是一个单元。例如，A6到C10的长方形区域表示为A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。