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本会计年度结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下个会计年度第一个月或者第一个季度进行处理而没有结账时，输入下一会计年度第一个月或者第一个季度会计凭证的功能。 （三）对会计核算软件报表生成功能的基本要求
根据有关规定，会计核算软件应提供符合国家统一会计制度的自动编制会计报表的功能。而通用会计核算软件则应提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和稽核关系等等。对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。 （四）会计核算软件提供的的其他处理功能
1.会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助操作，自动生成银行存款余额调节表。 2.会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。
3.通用会计核算软件应当同时提供国家会计制度允许使用的多种会计核算方法，以便用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内必须有相应记录。
四、会计数据输出功能的基本要求
会计电算化条件下，会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、通过软盘输出和利用网络传输输出等几种形式。其中，软盘输出多用于数据的备份或上报数据（尤其是会计报表）的输出。利用网络传输一般多用于企业分支机构向总公司报账或报表输出时。查询和打印则是会计数据输出的最基本形式。
（一）会计软件提供查询的相关要求
由于在会计电算化条件下不可能每天将会计账务数据打印输出，平时的查账需求只能通过屏幕查询得到解决。因此会计软件必须提供对机内会计数据的查询功能。 对数据查询功能没有统一的格式和内容要求，总要求是必须满足用户对会计数据的日常查询需求。通常，会计软件必须提供以下查询功能：
1.查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。
2.查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证。 3.查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿。 4.查询往来账款项目的结算情况。 5.查询到期票据的结算情况。
6.如果查询出来的机内数据已经结账，应给予屏幕提示。 （二）会计软件提供对机内会计数据的打印输出要求 会计软件必须提供以下打印输出功能：
1.会计软件应当提供机内记账凭证的打印输出功能，打印格式和内容应当符合国家统—的会计制度规定。
2.会计软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定。
3.会计软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。具体而言，打印输出的会计账簿必须包括日记账、明细账和总分类账。其中，明细账应提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种账簿形式的打印输出功能。
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4.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代。 5.在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。
6.对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。 7.打印输出的会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。 （三）关于会计核算软件输出数据的其他要求
1.根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。
2.会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能。
五、会计核算软件必须保证机内数据的安全
第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求
一、会计电算化岗位的划分
基本会计岗位包括会计主管、出纳、稽核、会计档案管理等。
会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作维护开发的特点，结合会计工作的要求划分电算化会计岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位： 1.电算主管 2.软件操作 3.审核记账 4.电算维护 5.电算审查 6.数据分析 7.会计档案保管
上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。
会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。
基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可由一个人承担。
第四节 计算机替代手工账的基本要求
一、替代手工账的定义
替代手工账（俗称甩账）是指将各种基本的会计数据输入计算机，采用电子计算机设备
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和会计软件对输入计算机的会计数据进行处理（计算、分类、汇总、转存等），生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。
替代手工账是会计电算化的目标之一（首要目标）。
二、替代手工账的条件
1.配备了计算机硬件设备和会计软件。
2.进行会计电算化岗位培训，配备相应的会计电算化工作人员。 3.建立严格的内部管理制度。
三、替代手工账前的工作 根据相关规定，计算机与手工会计核算应该并行3个月以上，计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠，还要接受有关部门的监督。
四、如何替代手工账
1.整理手工会计业务数据。
（1）重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。 （2）整理各账户余额。
（3）清理往来账户和银行账户。 2.建立会计账户体系并确定编码。 编码时，一级会计科目编码按财政部规定的编码方案执行；明细科目编码按照具体编码规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案；即：本级科目全编码＝上一级科目全编码＋本级科目编码。 原则：
（1）符合财政部和有关管理部门的规定。 （2）满足本单位会计核算与管理的要求。
（3）满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务系统中取数，必须设立相应的科目。
（4）要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。 （5）要保持科目的相对稳定性。
（6）应考虑与子系统的衔接，凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。
五、规范各类账证表格式和会计核算方法与过程
六、会计软件初始化
七、计算机与手工并行
计算机与手工并行是指在会计软件使用的最初阶段，人工与计算机同时进行会计处理的过程。在此阶段的主要任务是：检查已建立的会计电算化核算系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度等。
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在试运行阶段，人工与计算机数据对比时，要进行如下工作： 1.检验各种核算方法。
2.检查会计科目体系的正确性和完整性。 3.考查操作熟练程度。
4.纠正会计软件程序错误或业务处理错误。 此外，并行期间还要注意以下问题：
1.适当安排好实施进度，试运行期间及时总结、定期检查。
2.实施复杂大系统时，应向有关方面的专家咨询，或向有经验的单位学习，尽量少走弯路。
3.做好申请替代手工记账前的准备工作，争取一次通过审查。
八、替代手工记账的基本要求
（一）替代手工记账方式下记账凭证的要求 记账凭证分类： 一种：记账凭证
三种：收款凭证、付款凭证、转账凭证
五种：现金收款凭证、银行收款凭证、现金付款凭证、银行付款凭证、转账凭证 （二）计算机内会计数据打印输出和保存的要求
1.采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照，字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按《会计档案管理办法》中的规定执行。
2.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法；如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。
3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。
4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。
（三）存储介质要求
1.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。
2.作为会计档案保存时，其保存期限应与《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据（书面形式的会计财簿、报表）相一致。
3.记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
4.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案
第五节 会计电算化档案管理的基本要求
计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账的重要工作。采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，必须符合国家统一会计制度的要求；如果采用中文或中
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外文对照，字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
一、电算化会计档案管理概述
电算化会计档案包括以磁性介质存储在计算机中的会计数据，以及计算机打印输出的书面形式的会计数据，还有会计软件系统开发运行过程中编制的各种文档程序和其他会计资料。
存储在计算机中的会计数据，以及计算机打印出的书面形式的会计数据，其保存期限应与《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据（书面形式的会计财簿、报表）相一致。 会计软件及相关文档资料，保管期截止到该软件停止使用或有重大更改之后的5年。
二、记账凭证的生成与管理
计算机替代手工记账后，记账凭证的生成有两种方式：
1.将原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。在这种情况下，记账凭证上应有录入员、稽核人员的签名或盖章、会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名和盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。
2.手工事先作好记账凭证，向计算机录入记账凭证，然后进行处理。在这种情况下，保存手工记账凭证与机制凭证均可。
计算机与手工并行工作期间，可用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。 此外，在保证记账凭证清晰的前提下，计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。
三、会计账簿、报表的生成与管理 计算机替代手工记账后，财政部对会计账簿和会计报表的书面打印有明文规定，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。但财政部的规定同时考虑到计算机打印的特殊情况，在会计资料生成方面作了一些灵活规定，包括：
1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法；如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。 2.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印；发生业务较少的账簿，可满页打印。
3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。
4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。
5.记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
6.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。 7.各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或