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装订成册。当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，原则上应由财会部门编造清册并移交本单位档案部门保管。 8.各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，在向外单位提供利用时，档案原件原则上不得外借。
9.各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
四、电算化会计档案的基本要求
1.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好放在两个不同的建筑物内。
2.采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。一般来说，软盘的存放环境，温度4oC－50oC，相对湿度8%－83%，磁场强度50奥斯特。
3.严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
4.各种会计资料，包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。
5.经领导同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查病毒，防止感染病毒。
6.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案。
7.存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式之前，应妥善保管并留有副本。一般说来，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至其中的会计信息完全过时为止。
8.对存档的会计资料要检查记账凭证上录入人员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章、会计主管的签名或盖章，收付款记账凭证还应具备出纳人员签名和盖章等。
9.对违反会计档案管理制度的人员，应该进行检查纠正，情节严重的，应报告本单位领导或财政、审计机关严肃处理。会计档案应该由专人负责。 模拟练习
【例题1·判断题】会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。（ ） [答疑编号4021030201] 答案：√
【例题2·判断题】会计核算软件中采用的各级会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。（ ） [答疑编号4021030202] 答案：×
【例题3·单选题】下列职责中，（ ）岗位是不相容职责。 A.电算化主管与审核 B.凭证录入与修改 C.凭证录入与审核 D.电算化主管与记账 [答疑编号4021030203] 答案：C
【例题4·单选题】操作人员要严格遵守计算机的操作程序，并遵循（ ）的要求。 A.操作制度 B.机房管理制度
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C.会计制度和会计准则 D.会计电算化 [答疑编号4021030204] 答案：C
【例题5·多选题】会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位（ ）。
A.电算主管 B.审核记账 C.电算维护 D.数据分析 [答疑编号4021030205] 答案：ABCD
【例题6·多选题】电算化系统中恢复功能是系统非常重要的基本功能，进行这一工作时应当（ ）。
A.所有人员均有恢复权 B.检查备份日期
C.恢复往年资料前备份当前资料 D.指定专人操作
[答疑编号4021030206] 答案：BCD
第四章 会计软件操作
第一节 电算化会计核算基本流程
本节要点
手工会计核算流程
电算化会计账务处理流程
电算化会计核算流程与手工会计核算流程的区别
主要内容
一、手工会计核算流程 （一）手工会计核算形式 1.汇总记账凭证核算形式 2.记账凭证核算形式
3.科目汇总表核算形式 ，根据科目汇总表登记总账（最常用的形式） （二）手工会计核算流程的缺陷 1.数据大量重复 2.信息提供不及时 3.准确性差 4.工作强度大
二、电算化会计账务处理流程
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（一）日常账务处理 1.编制记账凭证 2.凭证审核 3.记账 4.结账
（二）电算化会计报表处理流程 1.报表格式定义 2.报表公式定义 3.报表数据生成
三、电算化会计核算流程与手工会计核算流程的区别 1.数据处理的起点不同 2.数据处理方式不同 3.数据存储方式不同 4.对账方式不同
5.会计资料的查询统计方式不同
第二节 电算化会计账务处理流程
下面以用友畅捷通T3软件为例，对财务软件处理流程进行系统讲解。
用友畅捷通T3软件是用友软件股份有限公司的全资子公司畅捷通软件有限公司面向中小型企业信息化需求设计的管理系统。该软件以客户为核心，集产、供、销、财一体解决方案，突出了对关键流程的控制，实现了对主要业务过程的全面管理，其智能化管控平台支持立体综合统计分析，使企业能够更快应对市场变化、更强管控关键流程、更全洞察运营全貌，为企业科学决策提供依据。此外，其易学易用的流程化设计，方便安装的特性，便于广大院校、个人用户学习使用。
一、总体框架 （一）总体结构
T3由总账管理、往来管理、现金管理、项目管理、财务报表、工资管理、固定资产管理、财务分析、应收管理、应付管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等主要部分组成，本套会计电算化教材所涉及到的模块为总账、财务报表、工资、应收、应付、固定资产系统。
（二）企业账套建立及系统启用基本操作 1.操作流程
企业建账的工作流程如图所示。为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向导，用来引导用户的建账过程。
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二、系统管理操作 （一）系统管理使用者
鉴于系统管理模块在整个会计信息系统中的地位和重要性，因此，对系统管理模块的使用系统予以严格控制。系统只允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员（admin）的身份，二是以账套主管的身份。 1.以系统管理员的身份注册系统管理
系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出（恢复和备份），设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。
系统管理员是系统中权限最高的操作员，他要对系统数据安全和运行安全负责。通用会计信息系统中一般预置默认的系统管理员及口令，企业在正确安装应用系统后，应该及时更改系统管理员的密码，以保障系统的安全性。 2.以账套主管的身份注册系统管理
账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转），以及该账套操作员权限的设置。
（二）启动与注册系统管理 例4-1：
以系统管理员（admin）的身份启动并注册系统管理。 操作演示： [4-1.htm]
（三）增加操作员
操作员是指有权登录系统并对系统进行操作的人员。每次注册或登录系统，都要进行操作员身份的合法性检查。操作员及权限管理提供了按照预先设定的岗位分工进行授权、分权功能，只有进行严格的操作分工和权限控制，才可能一方面避免与业务无关人员对系统的操
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作，另一方面对系统所含的各个子产品的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。 只有系统管理员有权限增加操作员。增加系统操作员时，必须明确以下关于操作员的特征信息：编号、姓名、口令和所属部门。 例4-2：
编 号 81 82 83 姓 名 陈力 李南 刘阳 口 令 1 2 3 所属部门 财务部 财务部 财务部 操作演示： [4-2.htm]
（四）建立账套
建立账套是企业应用会计信息系统的首要环节，其中涉及很多与日后核算相关的内容。为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向导，用来引导用户的建账过程。建立企业账套时，需要向系统提供以下表征企业特征的信息，归类如下：
（1）账套基本信息：包括账套号、账套名称、账套启用日期及账套路径。 （T3下最多999套）
由于在一个会计信息系统中，可以建立多个企业账套，因此必须设置账套号作为区分不同账套数据的唯一标识。
账套名称一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。账套号与账套名称是一一对应的关系，共同来代表特定的核算账套。 账套路径用来指明账套在计算机系统中的存放位置，为方便用户，应用系统中一般预设一个存储位置，称其为默认路径，但允许用户更改。
账套启用日期用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，一般要指定年、月。启用日期在第一次初始设置时设定，一旦启用不可更改。在确定账套启用日期的同时，一般还要设置企业的会计期间，即确认会计月份的起始日期和结账日期。
（2）核算单位基本信息：包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等。 在以上各项信息中，单位全称是必须项，因为发票打印时要使用企业全称，其余情况全部使用企业的简称。
（3）账套核算信息：包括记账本位币、行业性质、企业类型、账套主管、编码规则、数据精度等。
记账本位币是企业必须明确指定的，通常系统默认为人民币，很多软件也提供以某种外币作为记账本位币的功能。为了满足多币种核算的要求，系统都提供设置外币及汇率的功能。
企业类型是区分不同企业业务类型的必要信息，选择不同的企业类型，系统在业务处理范围上有所不同。
行业性质表明企业所执行的会计制度。行业性质的选择将决定企业用到的一级会计科目。企业从方便使用出发，系统一般内置不同行业的一级科目和部分常用二级科目供用户选择使用，在此基础上，用户可以根据本单位的实际需要增设或修改必要的明细核算科目。 编码方案，又叫编码规则，是对企业关键核算对象进行分类级次及各级编码长度的指定，以便于用户进行分级核算、统计和管理。编码方案设置包括级次和级长的设定。级次是指编码共分几级，级长是指每级编码的位数。可设置编码方案的内容一般包括科目编码、存