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货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码和结算方式编码等。编码方案的设置取决于核算单位经济业务的复杂程度、核算与统计要求。
以会计科目编码为例，如果在确定编码方案时，设置会计科目编码规则为4-2-2，意味着企业会计科目编码共分四级，一级会计科目为4位，二级会计科目为2位，三级会计科目编码也为2位。那么在建立会计科目时，就需要遵从以上设置原则，如银行存款各级科目编码示意如下：
科目名称：银行存款-中行-人民币 科目级次： 一级 二级 三级 科目编码： 1002 01 01 编码规则： 4-2-2
数据精度：是指定义数据的保留小数位数。在会计核算过程中，由于各企业对数量、单价的核算精度要求不一致，有必要明确定义主要数量、金额的小数保留位数，以保证数据处理的一致性。 例4-3：
（1）账套信息
账套号：888；账套名称：北京新瑞科技有限公司；采用默认账套路径；启用会计期：2011年1月；会计期间设置：1月1日至12月31日。 （2）单位信息
单位名称：北京新瑞科技有限公司；单位简称：新瑞科技。 （3）核算类型
该企业的记账本位币为人民币（RMB）；企业类型为工业；行业性质为2007年新会计准则；账套主管为陈力；按行业性质预置科目。 （4）基础信息
该企业有外币核算，进行经济业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类。 （5）分类编码方案 科目编码级次：4222 其他：默认 （6） 数据精度
该企业对存货数量、单价小数位定为2。 （7）系统启用
“总账”模块的启用日期为“2011年1月1日”。 操作演示： [4-3.htm]
（五）权限分配
根据企业内部控制的要求，系统操作员要有严格的岗位分工，不能越权操作。权限设置就是对允许登录系统的操作员规定操作权限，严禁越权操作的行为发生。
系统管理员和账套主管，两者都有权设置操作员的权限。所不同的是，系统管理员可以指定或取消某一操作员为一个账套的主管，也可以对系统内所有账套的操作员进行授权；而账套主管的权限局限于他所管辖的账套，在该账套内，账套主管默认拥有全部操作权限，可以针对本账套的操作员进行权限设置。
账套主管自动拥有所在模块的所有操作权限。 例4-4：
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（1）陈力--账套主管
负责财务软件运行环境的建立，以及各项初始设置工作；负责财务软件的日常运行管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运行；负责总账系统的凭证审核、记账、账簿查询、月末结账工作；负责报表管理及其财务分析工作。 具有系统所有模块的全部权限。 （2）李南—出纳
负责现金、银行账管理工作。
具有“总账-出纳签字”权限，具有“现金管理”的全部操作权限。 （3）刘阳—会计
负责总账系统的凭证管理工作、客户往来和供应商往来管理工作及报表管理工作。 具有“总账”、“往来”、“财务报表”的全部权限。 操作演示： [4-4.htm]
三、总账系统基本操作 （一）操作流程
总账系统的基本操作流程。
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（二）系统初始化 1、设置选项。
首次启用一个新建账套的账务处理子系统或启用一个账务处理子系统之后，都可以对账务处理子系统的控制功能作进一步的设置。这些设置对后面的操作将产生影响，因此在设置时要小心，考虑周全。 1.凭证控制设置
（1）制单控制：在填制凭证时，系统所能够进行的控制。 ●制单序时控制：制单时，凭证编号必须按日期顺序排列。
●资金及往来赤字控制：制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。
●可以使用其他系统受控科目：若某科目为其他系统的受控科目（如：客户往来科目为应收、应付系统的受控科目），一般说来，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，账务处理子系统是不能使用此科目进行制单的，但如果用户希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。
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●允许修改他人填制的凭证：在制单时可修改别人填制的凭证。 ●支票控制：在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。
●制单权限控制到科目：在制单时，操作员只能用具有相应制单权限的科目制单。 （2）外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式──固定汇率、浮动汇率。“固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。
（3）凭证控制：处理凭证时，系统能够进行的操作控制。 ●凭证审核控制到操作员：允许对审核凭证权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证。并应通过“明细权限”去作进一步的设置。
●出纳凭证必须经由出纳签字：含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员对其核对签字后才能记账。 2.账簿设置 3.明细权限设置 例4-5：
设置“出纳凭证必须经由出纳签字”参数 操作演示： [4-5.htm]
2、设置部门档案
部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位，不一定与企业设置的现存部门一一对应。设置部门档案的作用在于：企业的收入、费用通常以部门为单位归集；提供职工薪资按部门统计；企业购置的固定资产需要按部门进行管理。 例4-6：
部 门 编 码 1 101 102 部 门 名 称 综合部 管理室 财务室 部 门 编 码 2 3 4 部 门 名 称 销售部 采购部 研发部 操作演示： [4-6.htm]
3、设置职员档案
职员是指与企业业务活动有关的企业员工。如采购员、销售员等。设置职员档案的作用在于：按职员记录借款还款情况；按职员统计销售业绩；追踪订单等。 例4-7：
职 员 编 号 101 102 103 104 201 职 员 名 称 张明 陈力 李南 刘阳 赵达 所 属 部 门 管理室 财务室 财务室 财务室 销售部 乌鲁木齐会计培训学校 http://www.xjcwpx.com/ 301 401 白方 周江 采购部 研发部 操作演示： [4-7.htm]
4、设置客户档案。如果企业需要进行往来账管理，必须设置客户档案。将企业客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先在本功能中设定，如有变动应及时在此进行调整。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等信息。 例4-8：
客户编号 客户名称 001 002 客户简称 所属分类码 所属地区 地址 04 04 北京市海淀区上地路1号 大连市红河区花园路6号 北京汇仁学校 汇仁学校 01 大连海光公司 大连海光 02 操作演示： [4-8.htm]
5、设置供应商档案。企业如果需要进行往来账管理，必须将企业供应商的详细资料录入供应商档案。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中，需要处理的供应商的档案资料，应先在本功能中设定，如有变动应及时在此进行调整。 例4-9：
供应商编供应商简所属分类所属地供应商名称 地址 号 称 码 区 001 002 北京万明公北京万明 03 司 北京利源公北京利源 02 司 04 04 北京市朝阳区十里堡8号 北京市海淀区开拓路9号 操作演示： [4-9.htm]
6、设置外币及汇率。汇率管理是专为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时使用固定汇率还是浮动汇率由账簿初始化设置决定。
例4-10：
币符：USD；币名：美元；固定汇率1：6.8。 操作演示： [4-10.htm]
7、设置结算方式。为便于管理和提高银行对账的效率，软件提供了设置银行结算方式的功能，用以建立在经营活动中所涉及的结算方式。
结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿管理方式。