两化融合管理体系贯标实施手册(10)

2019-08-30 12:57

c.开放型提问和封闭型提问相结合

通常,根据审核的需要一般采用开放型提问和封闭型提问相结合的方法。常用提问用语:怎么样、什么、何时、谁、为什么、请告诉我等。

2)审核中聆听的技巧 a.聆听时的表情

审核员在聆听时的表情会直接影响对方的谈话情绪。 b.审核员首先应明确自己并非“钦差大臣”;

c.审核员应给人一种诚恳服务,虚心请教,与人为善的印象; d.审核员应注意观察对方的表情,以便随时调整自己在聆听时的表情; e.为了不打断对方的谈话,审核员可利用表情替代插话提问。 f.聆听时的插话

按照“多听少说”的原则,审核员在聆听时尽量不要插话,必要的插话通常出现在以下情况:当对方谈话吞吞吐吐,欲言不语,情绪紧张,似有顾虑时,审核员应及时插话进行开导;当谈话对方滔滔不绝,离题太远时,为控制谈话方向,审核员可插话;当审核员对某重要细节没有听清楚或不理解时,可插话。

g.聆听时的记录

当多位审核员同时在场,可指定专人作为重点记录者,便于负责提问的审核员集中精力考虑提问和控制谈话方向。

审核员不仅必须记录可能导致提出不合格项的信息,对某些做得较理想的两化融合工作也应做记录。

<3)审核中观察的技巧

观察和提问是审核中不可分开的调查方法。 a.观察的目的性

为了达到每次审核的特定目的,在察看现场、查阅文件、检查实物时也应有的放矢地进行。

当观察制造车间时,先看生产设备的自动化程度,是否有自动化生产线及覆盖情况,对计算机辅助制造应用情况,生产作业计划的自动编制情况;当观察采购管理时,采购信息化管理的范围和业务内容,供应商信息管理情况,采购业务中电子商务应用情况,入场物流和原材料库存管理信息化水平;观察产品开发时,对数字化产品模式或原理样机的构建情况,产品性能和功能的数值化验证情况,产品综合设计与优化的情况,产品智能化设计的情况。

b逆顺序观察法

逆顺序观察法是指按业务流程先后次序的逆向顺序进行观察。例如:观察一个业务流程时,先从装配车间的自动化制造看起,了解生产信息化监控情况,一直到生产作业指令的下达,生产计划的自动编排情况;观察一个工厂时,先了解公司的整体信息化情况,然后按销售、制造、采购、工艺设计、产品开发、人力、设备、财务等反顺序进行观察。

逆顺序观察的特点,一是先看最终结果可获得总体印象,再看前道环节时容易理解;二是先从输出端发现问题,再看前道环节时可突出重点寻找问题的根源。

c.再次复查

所谓再次复查是指为了证实被审核对象状况的真实性,对已审核项目出其不意地再次复查。

d.“声东击西”

所谓“声东击西”是指为了观察被审核对象的真实状况,临时改变原计划安排的检查内容,以证实其检查时与不检查时的状态是否一样。

此方法在运用中应尽量不暴露审核人员的真实意图,也不宜在每次审核中都重复采用。

4.收集审核证据

审核证据是与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。应注意:

(1)实际审核中,什么是审核证据,什么不是审核证据。

C2)能被证实的信息可以成为审核证据,不能证实的信息,或主观分析、推断、臆测要发生的事不能成为审核证据。

C3)被审核活动的执行人、对被审核的业务流程负有责任的人的谈话可以成为审核证据,而传闻、陪同人员或其他与被审核的业务流程无关人员的谈话不能成为审核证据。

C4)现行有效的两化融合管理体系文件中的规定和记录可以成为证明当前发生的两化融合工作的审核证据,而己作废的两化融合管理体系文件中的规定和经擅自修改过的记录不能成为证明当前发生的两化融合工作的证据。

C5>审核证据可以是定性的,如员工对两化融合认识;也可以是定量的,如关键指标或自动化生产设备占比等。

三、确定不合格项和编写不合格报告 I,不合格的类型

l)体系性不合格:两化融合管理体系文件与有关的法律、法规、两化融合管理体系标准的要求不符合。例如一家公司在两化融合推进过程中,未编制规定策划机制的程序文件。公司在进行两化融合管理体系策划时,对策划职责和权限没有明确。

2)实施性不合格:未按文件规定实施。例如某公司规定两化融合管理体系策划过程的输出需要进行系统评审。但策划责任人因进度问题,没有组织有关专家和职能代表评审。

3)效果性不合格:有时两化融合管理体系文件规定确实实施了,但由于实施不够认真或对不合格的真正原因没有找到,纠正措施实施后未能达到规定要求,这种不合格称为效果性不合格。

4)在第三方审核时,为了对受审核方两化融合管理体系做出评定以便决定通过认定与否,常将不合格分为严重和一般两类。

5)还有一类问题虽未构成不合格项,但有变成不合格项的趋势,或判定为不合格项证据暂时不足。这类问题可作为“观察项”口头向受审核方提出,引起注意。对观察项不编写任何书面报告发给受审核方,但审核组应保留一份口头提出的观察项的记录。

2不合格报告的内容 不合格报告应有如下内容: a.受审核部门及负责人姓名; b.审核员姓名; c审核准则;

d,不合格事实的描述; e.不合格类型及程度; f.不合格原因;

g,建议采取的纠正措施; h.纠正措施认可及批准; i纠正措施完成情况; J.纠正措施验证。 3.编写不合格报告注意事项

1)不合格事实的描述应力求具体,例如事情发生在什么地方、什么时间、何人执行此事或在场,发现了什么现象以及有些关键的细节如图号、文件或记录编号、数量、设备名称等均应写入。但与不合格无关的事不能写入,以便使描述简明扼要。

C2)不符合程度的判定应准确。凡属于系统性不合格,即体系某个过程未进行控制;区域性不合格,即区域所涉及的体系过程均未加以控制、发生重大信息安全事故等属于严重不符合。而偶然发生的局部的轻微的不合格则为一般不合格。

C3)不符合体系标准或体系文件的哪个具体条款应力求判定确切。如果判定得不准确,纠正措施的方向就会产生偏差。不合格的判别原则:以事实为依据、就近不就远、由表及里、该细则细、合理不合法以法为准。

不合格项经审核组确定后,由审核员编写不合格报告。 四、审核结果的汇总分析

审核组长应对不合格项进行汇总分析。汇总分析可以从以下几个方面入手: 1对发现的不合格项进行汇总分析,编制不合格项分布表,汇总不合格项的总数,在审核报告中进行分析。

2.从发展的历史和趋势来分析。

3.从这两次内审之间该部门对业务流程、技术的影响来分析。


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