两化融合管理体系贯标实施手册(9)

2019-08-30 12:57

二、组成审核组

在进行内部审核前,由管理者代表任命审核组长及审核员,组成审核组。在选择审核组长和审核员时,主要考虑的因素是:

1.审核员应经过培训合格,由最高管理者/管理者代表授权;

2.审核员应与被审核部门无直接责任关系,即不能审核本部门的工作; 3.审核员对被审核部门的业务专业知识应有一定了解,但不强调一定是这方面的专家;

4.如果有好几名审核员,则应考虑他们在工作中能否协调配合,团结合作; 5.审核组长应比审核员有较多的审核经验; 6.审核组长应有组织管理整个审核工作的能力。 三、收集有关文件

外部两化融合管理体系审核有一个文件初审的阶段。认定机构初审文件后如认为文件不符合要求,可要求受审核方修改甚至重新编写并试行,防止因为文件严重不合格而终止审核。内部审核员是在本组织已经建立了文件化的两化融合管理体系并正常运行的情况下进行的,往往不对已有的文件重新进行审核,但可提出修改意见。所以内部审核时,要求内审员重点收集与受审核部门两化融合工作有关的程序文件、作业指导书等文件。以有关两化融合管理体系标准、工作手册、合同和相关的法律、法规为依据对程序文件等进行检查,看其是否符合要求。如果发现有不符合标准或法律、法规要求的问题,可以提出,由文件主管部门负责研究,需要时进行更改。

除上述文件外,还可对受审核部门重要的记录加以预先审阅。 四、编写检查表

检查表是内审员进行内部审核时的工具,主要起备忘录的作用。它不必要向

受审核方展示。但审核员编完检查表后应请审核组长审定,以便检查有无遗漏或重复,由审核组长进行总的协调。

i检查表的作用

cz>按检查表的要求进行审核可使审核目标始终保持明确; ca)保持审核进度;

(3)明确与审核目标有关的样本; C4)使审核程序规范化; CS)作为审核记录存档。 2检查表的设计

l>设计检查表应注意以下几个要点:

2)对照标准和手册的要求;

3)选择典型的业务流程问题;

4)结合受审核部门的特点;

5)抽样应有代表性,分层抽样,随机抽3~5个,最多12个;

C6)时间要留有余地;

t7)检查表应有可操作性;

(8)按部门进行审核时,要覆盖该部门职责涉及的所有过程,主要过程细查,相关过程要覆盖。

五、通知受审核部门并确定审核时间

虽然在内部审核计划中已规定了审核的时间安排,但审核组长还是应在审核前2~3日发出通知,使各部门能早日安排好工作,做好接受审核的准备。

3.2.4内部审核的实施 一、首次会议

由审核组长主持,参加人员应包括组织领导层、受审核部门负责人和审核组成员。首次会议的目的是向受审核方介绍此次审核的目的和安排。审核组长讲话内容:

1审核的目的和审核范围; 2审核的准则; 3审核组成员;

4审核的日期以及审核的日程安排; 5,简要介绍实施审核所采用的方法和程序:

6在审核组和受审核方之间建立正式联系; 7.澄清审核计划中不明确或需调整的内容。

首次会议应是正规的会议,审核组长可以请最高管理者或管理者代表讲话。讲话的中心意思是说明这次内审的重要性,要求各部门正确对待审核,有不合格项一定要采取纠正措施等。首次会议应做好记录及出席人签到等工作。首次会议的时间应控制在30分钟以内。

二、现场审核

首次会议后立即转入现场审核。现场审核是审核员寻找客观证据的过程,是整个审核工作中最重要的环节,审核员应认真做好记录。

1.审核组长要控制审核的全过程

(1)控制审核计划,审核计划不能随意更改: (2)控制审核进度,注意按计划完成审核任务; (3)控制气氛,不要使受审核人过于紧张;

(4>控制审核的客观性,以审核证据和审核发现为依据,防止凭主观想象;

(5)控制审核纪律,不在现场宣布不合格项,不在审核现场说三道四;

(6)组织开好审核组会议,包括每天的审核组会议和审核组总结会议; (7)控制审核结果,不合格项及审核结论应由审核组讨论确定。 2,审核组在审核中应注意的事项

(1)要相信样本、选择样本要有代表性,应由审核员随机抽样;

(2)要依靠检查表,若要偏离检查表,必须小心谨慎; (3)要从问题的各种表现形式去寻找审核证据;

(4)当发现不合格时,要调查研究到必要的深度;

(5)与被审核方负责人共同确认事实;

(6)始终保持客观、公正和礼貌。 3.审核技巧 (1)审核提问的技巧

下面举例介绍了常用的提问方式: a.开放型提问

需要多获得信息时使用。方法:针对某体系要素或某业务提出一个范围较大的题目,以便被审核方人员可以在较大范围内打开话题,系统地介绍情况。如:您怎么做的,出现某种情况您怎么办,或围绕问题展开讨论等。

b封闭型提问

方法:是,否:有,没有。


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