两化融合管理体系贯标实施手册(8)

2019-08-30 12:57

二、做好记录

体系运行体现在执行文件、填写并保留记录,因此试运行阶段务必注意保存相关记录。

3.1.3体系运行的日常监控和考核

体系试运行中的关键环节之一就是明确职责、开展监控、组织考核。在以往的管理体系贯标工作中,往往存在一种情况,那就是认为体系文件编写完成后,贯标工作就基本完成、只待认定了。这种情况的出现,主要源于以认定为导向的贯标思想。

为了避免出现上述情况,组织应建立体系运行期间实施日常监控的机制,包括明确职责和权限、配备人员、明确监控方式和频次、根据监控结果实施考核、定期向领导层汇报监控及考核情况等。

3.1.4体系文件充分性、适宜性的评价和必要的优化调整

两化融合管理体系要求及附录的基础和实施指南,提供的是一套系统的管理方法论,其中的模式化管理方法也只是最基本的要求,组织应在这个平台上进一步丰富和发挥。

试运行的目的就是要对新策划的两化融合管理体系进行磨合,对具体的两化融合工作要实施动态匹配和调整,对两化融合管理体系同样也要进行动态匹配和调整。文件批准发布之后,并非一成不变,文件的完善和优化本身也是一种持续改进。

根据一段时间的试运行结果(一般在3个月以上),由贯标工作小组组织对在试运行期间发现的不适用的体系文件、表格进行调整,以便能更好的符合实际需求和体系要求。

3.2内部审核

3.2.1内部审核的目的和意义

组织在体系文件发布后,就开始执行文件,即进入体系的实施阶段。但体系实施得怎么样?效果如何?组织应该及时评价,以确保体系运行的符合性和有效性,而内部审核是进行体系评价的重要手段和有效措施。3.2.2内部审核的策划

内部审核的策划包括确定审核的目的、范围、准则、频次和时机、内审的组织和程序、内审的一般步骤、内审的路线和方法等。

一、明确内部审核的目的 组织内部审核的目的可能是:

1.组织在建立两化融合管理体系的初期,依据管理体系标准来评价组织自身的两化融合管理体系;

2.验证两化融合管理体系满足审核准则的程度,能否接受认定审核; 3.作为管理和持续改进的手段或例行的内部审核; 4.作为外部审核前的准备。 二、确定内部审核的范围

内部审核的范围是指:在规定的时间内,对两化融合管理体系覆盖的哪些业务流程、部门进行审核。

两化融合管理体系建立初期的内审应是全面的审核,审核范围应包括手册覆盖的所有业务流程、部门。

三、明确内部审核的准则 组织内审的准则包括:

1.组织选定的两化融合管理体系标准; 2.组织的两化融合管理体系文件;

3.相关的法律法规; 四、确定内部审核的频次

两化融合管理体系标准要求,必须进行内部审核。审核的频次应根据组织两化融合管理体系运行的情况来确定。一般情况下每年两次为宜,如果规定每年进行一次,应规定两次审核的时间间隔不超过12个月。

五、正确安排内部审核的时机

1两化融合管理体系建立初期的内部审核应安排在文件实施三个月以后进行,如果文件基本未实施,则不应安排内部审核;

2.按业务流程、按部门的内部审核,根据发现问题的情况每年可安排1~2次;

3。为外部审核做准备的内部审核,通常安排在外审前一个月进行,要留有采取纠正措施、进行整改的时间。

六、内部审核的组织和程序

组织在建立两化融合管理体系时,就应对内部审核做好策划,对内审进行总体安排和组织管理时,有几个环节需要加以重视。

1.确定归口管理部门

内部审核是一项长期的常规工作,需要一个常设机构来负责管理,而不能由一个临时性机构来管理此项工作。这些职能机构可能还有许多其他的管理工作,但内审工作应是此部门的一项重要任务,必须确保圆满完成。

2聘任内审员

内部审核需要一批合格、称职的内部审核员。组织应选择一批熟悉组织的业务、了解信息化的基本知识、有一定的学历和工作经验、有交流表达能力和正直的人员来担任,并对其进行培训。所有经过培训的内审员应由组织最高管理者/

管理者代表正式授权,赋予进行审核的职责和权限。

3.内部审核需要有一套正规的程序

内部审核需要有一套正规的做法。《内部审核控制程序》应明确内部审核的目的、范围、执行者的职责以及具体的实施方法。

七、内部审核的一般步骤

l确定年度审核方案,编制年度内审计划; 2编制本次内审实施计划; 3.审核准备; 4审核的实施; 5.编写审核报告; 6.纠正措施的跟踪报告 八、审核的路线和方法

实际审核的路线和方法可以有下列3种: 1.自上而下和自下而上的方法

自上而下的方法是指先到信息比较集中的部门了解总的情况,选择一批样本,然后到使用这些样本的部门去调查。

自下而上的方法是指先在许多部门调查研究,选择一批样本,然后到归口管理部门去审核。

2.正向和逆向的审核方法

正向审核是指按业务形成的顺序,一个环节接着一个环节地审核。对每个过

程的审核,也是从输入到输出,从做什么、谁做、用什么(硬件)做、用什么方法(程序、规范、作业文件)做,到绩效评价来进行审核。

逆向审核是指反顺序的审核,通常在体系运行的结果中找出某一关键问题针对这一问题逆向追溯,找出症结所在。

3.按过程审核和按部门审核的方法

按过程审核是指按体系过程安排审核日程,审核员围绕某一体系过程的各项要求到各相关部门审核。

按部门审核是指按部门来安排日程,到某一部门就把与该部门所有的体系过程要求都审核完。

两化融合管理体系内部审核应采用按过程审核的方法,按部门等其他审核方式为辅。在审核中可正向逆向、自上而下、自下而上相结合。3.2.3内部审核的准备

一、制定计划

内部审核有滚动式审核和集中式审核两种方式。一般应确定年度内审方案,编制一份年度内审计划,每次内审应编制内审实施计划。年度内审计划由管理者代表组织内审管理部门编制,内审实施计划由审核组长负责编制。

1.滚动式审核

按策划安排,对一个或几个部门或过程进行一次审核,逐月开展,在一年内把所有部门,所有过程都覆盖至少一次,最好覆盖两次。对较重要的或问题较多部门的审核的频次可适当增加。

2.集中式审核

采取一年1}2次集中式的内审方式,即在几天内把组织各过程、各部门都审核完。


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