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文件编号：ZD-QM-02 版次： A/0 第 11 页
第三章 文件管理制度
1． 文件类别
此处所述文件分为以下类别： ﹡ 本企业档案资料；
﹡ 木包装检验检疫相关的法律法规、规范性文件； ﹡ 质量手册；
﹡ 企业规章制度； ﹡ 各式记录表单； ﹡ 检验检疫监管簿。
1.1 企业档案资料
企业档案资料涵盖以下要件： ﹡ 《企业简介》；
﹡ 《出境竹木草制品生产企业注册登记证书》，复印件； ﹡ 《厂区平面图》；
﹡ 企业全景及主要功能区彩打图片； ﹡ 《企业法人营业执照》复印件； ﹡ 《组织机构代码证》复印件； ﹡ 《企业组织结构图》； ﹡ 《卫生防疫小组名单》； ﹡ 《从业人员名单》；（固定格式，见附表。主要管理、技术人员附身份证及相关资质证明材料）
﹡ 检验检疫机构要求的其它资料。
1.2 相关法律法规、规范性文件
﹡ 《中华人民共和国进出境动植物检疫法》及其《实施条例》； ﹡ 总局《出境竹木草制品检疫管理办法》
﹡《厦门检验检疫局出境竹木藤草制品检验检疫工作规程》 ﹡《关于欧盟禁止使用新一类偶氮染料和严格限制砒霜用于木及木制品的警示通报》（国质检检函[2003]90号）；
﹡《关于欧盟限制使用含砷防腐剂处理木材的警示通报》（国质检动函[2003]463号）； ﹡《关于对进出口人造板及其制品增加有毒有害物质检测的通知》（国质检检函[2003]987号）；
﹡《关于对进出口木制品有毒有害物质实施检测的补充通知》（国质检检函[2004]635号）；
﹡《关于对出口木制品及木制家具实施检验监管工作的通知》（国质检检函[2007]1011号）；
﹡《关于进一步加强出境竹木草制品检验检疫监管工作的通知》（国质检动函[2008]69号）。
﹡ 厦门局文件——《关于规范对出口木制品进行有毒有害物质监控检测的函》（检植函[2006]29号）
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文件编号：ZD-QM-02 版次： A/0 第 12 页 ﹡ 《关于印发〈出口植物源性食品用具和食品容器有毒有害物质检测要求〉的通知》（厦
检动函[2007]60号）
﹡《关于日本对我卫生筷实施防腐剂、漂白剂残留检测的警示通报》（国质检动函[2003]307号）
﹡《关于欧盟限制使用含砷防腐剂处理木材的警示通报》（国质检动函[2003]463号） ﹡《关于加强出口与食品接触器皿、餐厨具等消费品检验监督有关工作的通知》（国质检检函[2006]242号） ﹡ 国外相关法规和标准： 欧盟：89/106/EEC、2003/02/EC、2004/1935/EC、89/677/EEC、91/338/EEC、90/128/EEC、
2002/72/EC、76/769/EEC、91/173/EEC、2003/02/EC、84/500/EEC; 英国：英国防火法规、UK SI1523：1987; 美国：40CFR P63、EPA 、CPSC，16CFR1303，CAL117；US FDA COMPLIANCE POLICY GUIDES
7116.06 AND 7117.07（12/12/95）; 法国：FRENCH DECRET 92-631; 澳大利亚：参照欧盟89/106/EEC 德国：LMBG §30 and 31;
意大利：公报（Gazzetta Ufficiale G.U.）法律N0.283 of 30/04/1962和地方法令21/03/73 （D.M.21/03/73）; 日本：建筑基准法BSL
韩国：食品卫生法NO.3（2002.05） 检验检疫机构要求的其它文件。 1.3 质量手册
﹡ 本《质量手册》。
1.4 企业规章制度
﹡ 本企业自行制定的规章制度。
1.5 记录表单
﹡ 支持本企业质量管理体系运行、控制的所有记录表单。
1.6 检验检疫监管簿
﹡ 检验检疫机构印制、发放的《出境木制品企业检验检疫监管记录簿》、《原辅料入/出库台帐登记簿》、《成品入/出库台帐登记簿》
2. 文件管理要求 2.1 文件制订
﹡ 质量手册和程序文件由管理者代表按照ISO9001-2000标准中各要素的要求主持编写制订；
﹡ 管理者代表负责质量手册和程序文件的审核；
﹡ 质量手册和程序文件采用活页装订形式，以便修改。 2.2文件生效
﹡ 质量手册和程序文件经董事长或总经理批准后生效。 2.3文件修改
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文件编号：ZD-QM-02 版次： A/0 第 13 页 ﹡ 质量手册和程序文件需要修改时，须申请审核批准；
﹡ 质量手册的修订必须与国家出入境检验检疫局相关监管方针、政策的要求保持一致； ﹡ 质量手册修订由防疫管理小组提出报公司总经理批准后，由防疫管理小组组织进行。任何部门和个人均不得擅自修改手册条款； ﹡ 修改采用修改页方式，修改页由办公室在文件持有人范围内随文件发放，质量手册的修改记载于质量手册修改页中；
﹡ 文件的修改记于相应程序的批准修改页中。修改状态为0、1、2?? 每修改一次，状态增加一次，换版后，从0开始逐一增加。 2.4文件保存
﹡ 各类文件须有纸质版本文件一套；
﹡ 统一规格文件盒保存，分门别类、做好标签； ﹡ 建立文件目录清单，编序列号，按次序存放； ﹡ 及时做好有关文件的更新工作；
﹡ 质量手册和程序文件需注明文件名称版本号、修改状态、页码及文件编号；
﹡ 受控文件在批准修改页上加盖“受控文件”红色印章，受控文件为公司的有效版本。 ﹡ 质量手册和程序文件经批准后，原件即“正本”，由办公室归档保管。文件持有人应妥善保管文件，确保文件不丢失和损坏；
﹡ 办公室应将质量手册和程序文件的修改情况记录于《受控文件清单》中，并保证在使用中的文件是有效版本；
﹡ 质量手册由公司依照受控文件相关要求发行和管理； ﹡ 质量册发至公司部门主要负责人，领阅人必须在受控文件发放登记表上签名后方可领取，因工作变动，须将手册交回；
﹡ 质量册是本公司重要受控文件，仅供本公司内部使用，持有人应有妥善保管，严禁私自外借、复制。
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第四章 教育培训管理制度
公司根据质量保证体系运转实际需要对与质量活动有关的人员进行必要的培训，提高人员的技能与素养,从而实现预期的质量管理目标。 1. 流程图 工作流程 培训需求 培训计划 培训实施 效果评估 记录归档 责任部门/者 各部门主管 人事 各部门主管 各部门主管 人事 使用表单 培训签到及记录 培训调查及评估记录 员工个人培训档案 员工档案资料表 相关说明 新员工培训、在职人员培训 2. 要求
﹡ 通过培训教育使员工了解相关法律法规、熟悉应知应会；
﹡ 使一线员工熟稔岗位职责、生产流程、工作程序、质量关键控制点；
﹡ 通过培训与教育，使防疫小组成员、相关管理人员熟悉有关检验检疫法律法规。 ﹡ 通过培训与教育，使协检员、品管员掌握木质包装检疫要求及除害处理效果验收标
准，协助检验检疫机构做好监管工作。
﹡ 通过理论考核、实际操作、业绩评定和观察等方法，并参考员工的教育、经历和资
格的相关记录，评价经过培训的人员是否已具备了所要求的能力，或采取其它措施以满足规定的要求并评价所采取措施的有效性。 3. 培训计划及实施
﹡ 防疫管理小组根据各部门的培训申请，顾客反馈的意见，公司的发展需求、公司经营中碰到的各种问题，制定下一阶段培训计划，确定培训对象、时间、培训的主题内容等，经总经理批准后组织实施； ﹡ 每次培训都应形成培训记录，填写“培训签到及记录”，登记培训的时间、地点、参加人员、教师、培训的主要内容及考核情况，培训记录由人事保存； ﹡ 人事文员负责保存员工个人培训记录、档案以及学历证明、资格或职称证书等资料复印件到员工离职后一年。 4. 培训内容
﹡ 《中华人民共和国进出境动植物检疫法》及其实施条例；
﹡ 总局《出境竹木草制品检疫管理办法》；
﹡《厦门检验检疫局出境竹木藤草制品检验检疫工作规程》； ﹡ 本《质量手册》； ﹡ 其它国内外相关法规、标准。 5. 培训效果评估
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文件编号：ZD-QM-02 版次： A/0 第 15 页 ﹡ 根据每个阶段培训实施情况及时开展培训效果评估总结，为下阶段的培训做准备。每
年底或于下年初，对整年进行培训效果评估；
﹡ 培训课程本身的评估，如教材、场地的准备、教学水平、方法及时间等； ﹡ 学员考核结果评估，如笔试、面试、现场提问、答辩等的评定； ﹡ 学员实际操作能力评估，如知识的掌握和运用能力、创新能力等；
﹡ 工作绩效评估，如培训前后合格率、返工率、计划完成率、工作效率等的差异； ﹡ 针对以上主要内容进行评估，并形成培训效果的评估报告，培训效果评估结果作为下一年度培训计划制定的一项依据和参考；
﹡ 公司可随时组织对本公司各部门员工进行现场考核，发现不能胜任本职工作的，需及时安排补充培训并考核，或转换工作岗位，使其具备的能力与从事的工作相适应。