次标注；
（2）文件编号：填写文件或图表的文号或编号；
（3）责任者：填写文件材料的直接形成部门或主要责任者(可采取通用的标准简称，在合同段内统一简称)；
（4）文件材料题名：应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并用括号“[]”括上；
（5）日期：填写文件最终形成日期；
（6）页号：填写本卷内每份文件首页上标注的页号，最后一份文件填起止号，起始页号和终止页号之间用短划线“—”隔开；如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写页次；
卷内目录每套档案按一式五份复制，其中四份随竣工文件装订，另一份卷内目录单独装汇集订成册，与案卷一起移交。
（三）备考表的编制
(1)备考表排列在文件材料尾页之后；
(2)说明栏包括：卷内材料件数、页数以及组卷和使用过程中需要说明的问题；
(3)立卷人应由竣工文件编制者签名，并填写完成立卷的时间； (4)检查人应由案卷质量审核者（施工单位为技术负责人，监理部为总监）签名，并填写审核时间；
(5)互见号应填写反映同一内容、形式不同且另行保管单位的
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档案保管单位的档号。
（四）案卷封面的编制
案卷封面由案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等组成。
(1)案卷标题：亚洲开发银行汶川地震优惠紧急贷款四川农村公路恢复重建项目+标段号+起止桩号(或中心桩号)+工程名称(或分项工程名称)+本卷主要内容+文种(如图、表、报告、检验单等)；
(2)立卷单位：是指案卷形成单位，填写签署合同的法人单位名称；
(3)起止日期：是指卷内文件最早及最晚日期（与扉页一样用阿拉伯数字加汉字年月日，中间加“至”，如：2010年11月12日至2011年8月11日；而竣工图及卷内目录等表格内日期应填写成“20110811”；
(4)保管期限：按照“附件三”期限填写； (5)密级：组卷单位不填，由档案保管部门填写； (6)档号：按下列图示填写。
A—B.C.D.E.F—G， 亚行贷款项目统一使用编号：YHDK-GL5.1.1.合同段号（建设单位用JS表示，设计单位用SJ表示）.小类号-顺序号
A—全宗号(单位代号)：亚行贷款项目统一采用YHDK表示； B—大类号：亚行贷款项目属于公路工程类，用GL5表示； C—属类号：亚行贷款项目属道路类，用1表示；
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D—项目代号：按项目划分，本工程为1期，用1表示；本工程为Ⅱ期，用Ⅱ表示以此类推。
E—立卷单位代号：建设单位用JS表示，设计单位用SJ表示，监理单位、中心试验室、施工单位用合同号表示；
F—小类号：按照附件三中小类填写。前期文件、设计文件小类号为1～3，建设单位文件为4，施工单位文件为5，监理单位文件为6，交、竣工验收文件(包括竣工图)用7表示，科研文件用8表示，其它未包括的文件用9表示。
G—案卷顺序号：在各小类号后面，根据组卷顺序依次从1起编写案卷流水号。例如：YHDK—GL5.1.1.CANGXI-NJ01.7-1表示施工单位CANGXI-NJ01合同段的竣工图文件第一册案卷。
卷脊需填写档号和案卷顺序号 （五）案卷目录的编制
按每卷案卷封面对应栏目填写在案卷目录内，每套档案一式二份案卷目录，随档案移交时一同移交。
（六） 案卷装订要求
（1）装订时必须去掉金属物，装订边和下边取齐，采用三孔一线装订在文件左侧中部，距订口边10mm，装订长度160mm，结头为死结，在背后中孔位臵；
（2） 案卷封面、备考表、脊背都用粘贴方式附在已装订好的文件材料表面，不露装订线；
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第六章 竣工文件归档与移交
第二十二条 编制文件的各责任单位，应在项目交工验收前完成一套原件竣工文件档案，经监理审核，建设单位责任部门初验后，提交到交工验收时验收。
第二十三条 项目交工验收完后，对存在的问题进行整改，三个月内按规定上交的套数整理装订成册后，填写档案归档移交单，向建设单位移交竣工文件档案。
竣工资料提交份数为4套(不含编制单位自留的部分竣工资料，在城市市区施工的合同段多交一套竣工图、竣工表给相关城建档案馆)，其中完整的2套，包括所有属于归档范围的技术资料（但必须有一套完整的原件，交建设单位保管）；不完整的2套，指竣工图、竣工表、计量支付报表、变更设计资料、征地资料、文件材料(主要是指请示报告及其批复文件)，同时附上一套完整的案卷目录光盘。
第二十四条 建设单位在工程竣工验收前，向主管部门提出竣工档案单项验收申请，经主管部门组织验收合格后，由亚行贷款项目档案管理部门分别向主管部门及生产使用单位办理档案移交手续。
第七章 附 则
第二十五条 本指南按照交通部、四川交通厅有关科技档案的
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当前最新规定作为依据。在竣工档案未归档之前如今后有新规定、新标准颁布，则按新规定、新标准执行。
第二十六条 本指南下发后，亚行贷款项目的参建单位统一按此细则执行。
第二十七条 附件：
（1） 案卷封面样式 （2） 案卷脊背式样
（3） 交通建设项目竣工文件材料归档范围和保管期限表
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