费用及资本性支出管理制度(2)

2019-08-30 22:55

不属于公司行为的不予报销。通过差旅平台报销的差旅费用中发生的以上费用应注明出差审批单号,另行审批报销;非差旅平台报销的以上费用可随同差旅费用一同报销。

11、出差期间公司不予支付的费用: (1)饮料费(包括在旅馆的、旅途中的)。 (2)医药费(其费用按公司医药费规定执行)。 (3)因公出差绕道探亲的费用。 (4)其它公司不予支付的费用。 (5)不符合规定的发票和收据。

二、差旅费用审批和预订流程

公司统一与供应商签订机票和宾馆的外包服务合同。目前境内(含港澳台)及境外的日常出差供应商为“携程旅行网”,境外的团队供应商为“国旅运通旅行社”。

公司员工出差除特殊情况(如境外团队、乘坐火车、轮船、长途汽车等)外,应一律通过差旅费管理平台(以下简称“差旅平台”)提交出差审批和差旅预订。 (一)差旅费管理平台管理流程

员工通过差旅平台提交出差审批单并预订行程后,不需要再提交网上报销。

凡经部门行政负责人或投行委指定的费用审批人审批的差旅

费用,公司将统一与供应商结账。

1、出差审批单

(1)员工出差前登录差旅平台,填写出差审批单并提交,出差审批单内容包括:员工信息、出差事由(如投行人员须填写所属项目)、预计起止时间及预计行程等,系统将自动生成出差审批单号,以上信息将及时传送给供应商。

(2)出差审批单不需要完成审批即可在线预订并出差。如果出差时间超过一个月或者无法确定回程时间的,可以分两次或多次提交出差审批单。

(3)提交出差审批单后发生行程变更的,应及时更改并注明原因,重新提交审批,同时更改差旅预订的相关信息,确因合理原因发生的退票、变更、取消宾馆预订等费用,由公司统一结账。

2、差旅预订

(1)境内(含港澳台)或境外日常差旅:员工可在线预订或电话预订,电话预订时须提供出差审批单号及员工信息。

(2)差旅预订遇特殊情况,如因工作需要无经济舱改乘公务舱、无房间需预订超标准房、有折扣机票或协议价机票(公

司与国航、深航、东航、上航等签订的针对全价机票的协议折扣价)

的情况下仍预订全价机票,须在预订时填写原因代码后进行机票预订,并在超标审批流中说明具体原因,经公司总经理批准方可报销。

(3)预订宾馆成功后,因特殊原因未能入住,应及时向供应商提出退房申请,否则因此发生的住宿费用须自行负担。

(二)非差旅费管理平台的审批流程

因乘坐飞机以外交通工具,或特殊情况员工无法使用差旅平台的,须通过邮件、电话或口头形式另行提交出差申请,经部门行政负责人或投行委指定的费用审批人批准后出差。

应使用差旅平台而未使用的,费用报销时,除履行规定审批程序外,须经分管业务线的董事总经理审批。

三、结账和报销流程

(一)差旅费管理平台相关规定

1、员工出差使用差旅平台的,其机票和住宿费用由公司统一支付,员工无需先行支付费用和取得发票。

2、员工办理宾馆入住手续时需预付押金或信用卡,办理离店手续时不需要支付住宿费用(含早餐),宾馆的其他消费需自行支付。

3、公司于每月15日与境内供应商结账,结账包括上一个月月末前完成的所有出差审批单发生的费用。如果遇出差期间跨越结算周期的,以完成出差行程为结账标记。在结账月月末前已完成审批的差旅费用将按期入账,凡未完成审批的差旅费用须由出差员工本人先行垫付(以扣减工资形式,不足部分扣减其出差审

批人的工资),待出差审批完成后予以划回其工资账户。

4、境外团队差旅,公司在团队出差预订单确认后按约定的方式结账。

(二)非差旅费管理平台的报销事项 1、非差旅平台报销流程

出差返程后提交网上报销申请,报销单据按规定流程审批后,由各部门专门人员送交财务部门。并办理签收手续,未按规定粘贴或缺少审批签字的将退回处理。

2、非差旅平台报销注意事项

(1)出差发生的相关费用同差旅费一并在一周内提交,未一并报销的出差费用,逾期不再受理,时间计算以回程票据日期为准。

(2)网上报销差旅费要注明出差事由、住宿天数及住宿费用 。

(3)因公出差住宿费用报销,要同时提交宾馆出具的住宿费发票及结账水单,否则不予报销。

(4)国内出差报销机票款时,凭机票和登机牌一并办理报销。出国人员报销机票款时,凭航空公司开具的发票(付款单位为本公司全称)和机票(或电子客票)及登机牌一并办理报销。

第二章 业务招待费、通讯费等其他费用管理规定

一、业务招待费

1、宴请标准为:公司MD及以上级别的人员,中国内地400元人民币/人、港澳台地区600元人民币/人;其他人员,中国内地200元人民币/人、港澳台地区300元人民币/人。

2、凡超过上述宴请标准的,须出具书面说明,经公司总经理批准后,连同报销单据一并提交财务部门,以备事后核查。

3、业务招待费(含宴请费、礼品费),单次金额超过3000元的,除履行规定审批程序外,须经分管董事总经理批准;单次金额超过5000元的,须再经公司总经理批准。

4、报销业务招待费时,必须在费用描述栏填写宴请事由,主客人数等信息,信息填报不全者不予报销。严禁报销非工作原因的业务招待费。

5、出国期间宴请,必须在国外出差预算中单独注明,在批准的额度内实报实销。

二、通讯费用

1、MD及以上人员电话费,每人限报一部手机和一部住宅电话,实报实销。

2、按MD制聘任的员工,业务人员话费报销标准为600元/月,支持人员话费报销标准为300元/月。在核定的标准内,每人限一部手机和一部住宅电话,凭有效的电话费支付票据据实


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