（3）、对于有可能发生经济索赔的变更或洽商事先要报告业主，在征得业主同意的前提下，再签订有关变更或洽商。
（4）、工程（或分部工程）完成以后，进行工程决结算，本着“合理合法，实事求是”划清索赔界线，处理好索赔争议。
10.2、信息管理措施
1、信息管理员负责本工程实施阶段全过程的信息收集、整理，按规定编目，输入计算机工作。
2、总监理工程师组织定期工地会议或监理工作会议，信息管理员负责整理会议记录，并经总监理工程师签认打印分发。
3、专业监理工程师定期或不定期检查承包商的原材料、构配件、设备质量状况以及工程质量的验收签认。
4、专业监理工程师督促检查承包商及时整理施工技术资料。 5、随时向总监理工程师报告工作，并准确及时提供有关资料。
10.3、资料管理措施
1、资料管理措施
（1）、使用江苏省建设厅印发的监理统一表格（第五版）。 （2）、为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前总监应向建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。
（3）、各专业监理工程师负责收集、整理本专业有关的监理资料。 （4）、监理文档资料必须填写正确、真实、及时。
（5）、资料的最后归档整理由总监负责带领各专业工程师进行。
（6）、对外行文审批制度。
1）、监理组对承建商、建设单位所需行文均由总监理工程师审查后行文，重大事项均需公司经理或总工程师签审后行文。 2）、监理组应按行文发往单位进行分类整理。 3）、所有行文都需收发签证、编号。 （7）、建立单位工程监理档案。
监理档案包括以下几个方面： 1）、工程一览表。
2）、施工单位向监理单位提出的报审表、报验表、申请表、报告单。 3）、监理单位向施工单位发出的四单。 4）、工程质量问题和事故台帐。 5）、工程计量台帐。
6）、分部、分项工程质量验收台帐。 7）、原材料复试台帐、苗木进场台账。 8）、监理抽查原材料试验。 9）、监理日记。
10）、监理工程影像：包括隐蔽验收、分部工程质量验收、质量事故等方面。监理工程影像按先后次序录入，附有简要说明并编号，数码影像刻盘保存。 11）、会议记录。
对于监理资料的收集、整理随工程进展及时进行。按分部工程整理工序资料。“四单”当天发放甲方、会议纪要最迟第二天发放、监
理月报每月26日提供给甲方等。
十一、组织协调
11.1、组织协调工作原则
妥善处理与业主、设计、承包单位的关系，做好各方面的协调工作，也是监理工作的一项重要内容。
根据现行的工程建设体制，分析参予工程建设各方的性质和合同规定的内容，确定自己的监理工作方针是“管理、监督、协调、服务”。作为监理单位，受业主委托，并向业主负责。在监理工作中，既严格按合同管理，又要热情帮助，既监督又要服务；既向业主负责，又要维护承包单位的权益。实践证明，业主、设计、勘察、监理、施工单位五位一体、密切配合是工程建设顺利进行的保证，要做到这点，监理妥善协调各方面的关系是致关重要的。
在协调关系中，应坚持的原则是：在不违背国家的法律、法规和合同的基础上进行协调工作。先要按合同分清关系，分清主要矛盾和矛盾的主要方面，因势利导地进行协调工作。在解决问题时，尊重各方自身的职权，不超越职责范围，不伤害一方利益去满足另一方的要求。平等协商，使其在理解的基础上，开展协调工作。 11. 2、与业主方关系
我们受业主委托，对业主负责，严格履行合同，同时注意尊重业主的意见，对于不符合合同的意见加以解释，增进其理解，对于业主与设计、施工方意见不一，或设想与现实不符时，注意上下沟通，起承上启下的作用，并向业主提出合理建议，使其作出正确的决策。
11. 3、与设计方关系
在没有接受设计监理的情况下，只能代表业主做些具体工作和处理施工承包合同中有关设计方面的事宜。在工作中，充分尊重设计的意见，督促施工方按合同、设计图纸和有关规范规程施工。对各方提出的合理化建议引起的设计变更，按设计审核权限，与设计方面协调处理。
11.4、 与各专业施工单位关系
虽说我们是受业主委托，但在工作中既要维护合同的严肃性，监督施工单位按合同条款，保质、保量完成任务，又要实事求是地处理好合同变更，协调解决有关技术与资金问题。在执行合同时，要保持公正立场，注意平等待人，尊重施工单位的施工经验，听取对工程建设的改进意见，主动协调承包单位的各方关系，并帮助他们解决实际问题。
5、工地会议制度 （1）工地会议的形式
工地会议分为：第一次工地会议、工地会议、现场协商会议等三种形式。
（2）工地会议的目的
1）第一次工地会议是监理部对工程开工前的各项准备工作进行全面的检查，以确保工程实施有一个良好的开端。
2）工地会议是监理部对工程实施过程中的进度、质量、费用的执行情况进行全面检查，为正确决策提供依据，确保工程顺利进行。
3）现场协调会是监理工程师对日常或经常性的施工活动进行检查、协调和落实，使监理工作和施工活动密切配合。 （3）第一次工地会议 1）会议的组织
①第一次工地会议由业主主持，总监和监理单位有关人员参加会议，承包人项目负责人必须参加，各方将要在工程项目担任主要职务的部门负责人、指定分包人也应参加会议。
②监理部应事前提交会议议程及有关事项通知业主、承包人及有关方面，必要时可先召开一次预备会议，使参加会议的各方作好资料准备。
③会议召开时间：宜在正式开工之前，并应尽可能早举行。 2）会议内容
①介绍人员及组织机构 ②介绍施工进度计划 ③承包人陈述施工准备 ④业主说明开工条件 ⑤明确施工监理例行程序
⑥监理部门沟通与承包人的联系渠道，明确工作例行程序，并就有关表格进行说明：
A质量控制的主要程序、表格及说明，“监理实施细则”的有关规定。
B施工进度控制的主要程序、图表及说明。