不知你你说的是什么。再如古汉语中的脚还包括小腿，如果说你要做一个手术方案，对方说要切掉脚，你用古汉语的思维来做连人家的小腿都切了，这造成的结果就严重了。所以不要用方言来写公文。还有就是不要用口语词写公文，否则有这样几个危害，首先口语词是在面对面交际环境的词汇，为了保证交际的有效性，这类词中的符号的冗余度比较大，就是说有很多内容与你所讲的实际内容不具备直接的意义，很多就是为了让大家更好理解，就像交际中的作料，比如讲课时老师和学生是面对面的交流，老师在讲的过程中有很多的冗余，因此学生就可以在听的过程中思考，给以思考的余地，并引发一些例子，让你做更广泛的深刻的思考，这种效果就体现出来了。为了保证思考的有效性，这种冗余是必要的。而在书面交际过程中，这种冗余是多余的，如果我们用口语词写公文，讲话就不经济。比如军队有“拂晓总攻”你用口语词就是“天蒙蒙亮的时候，对敌人展开总攻”，我用四个字，而你十几个字，这就显得非常不经济。
最主要的还在第二个方面，就是口语词有个面对面交际环境的保障，可以让对方精准地获得你所表达的意思。而用在书面交际过程中，这个词就很有可能引起歧异，比如“拂晓”部队有总的规定，但“天蒙蒙亮”依大家自己的感觉而定，没有标准，这样做事就没有效率，特别是口语词在面对面交际时没有什么不好理解的，但一旦脱离这种环境就变得难以理解了，比如我在学校上课，有两个同学在小声嘀咕，我很不满，说：“那两个同学不要咬耳朵了！”这个词因为有面对面的环境，大家没有看到哗哗流血，没有听到惨叫声，就知道我说的是小声嘀咕的意思，但如果是用书面来表达，就会有两种意思，这就为交流造成了障碍。我们希望所有的人看到公文中的一段话，会有一致的理解，从而得到一致的认可，所以我们这种文体需要书面用语。
公文的沟通主要是权威性的，是不讲道理的，在乎的是谁下的命令，谁接受命令，这种性质的文字多数不用去议论，而今天这种公文，决定了在履行政府职能的过程中要确立新的一种理念，包括接受一些新的思路，新的模式，新的理念。现在通过提高下级的认识来提高其自觉性，这种管理要求就需要给下属讲一番道理，让他看到我是有足够的权威和真理性的，权威和真理性符合，那执行效果会更好，为了达到这种目标，就开始在公文中应用议论这种表达方式，有关领导机构制发的指示性的通知，如果它是新生的事物，且有指示性，那决不会这样写：现将开展何种会议的计划如下。它必定会用一定的笔墨对这件事做些议论和分析，把其重要性和价值告诉给自己的下属，唤醒下属应对这件事的认识，通过这种方式来提高我们公文的应用效果，这样就使今天的公文有了议论的成分，而我们今天的公文要讲究依法理事，以事实为准绳，这种管理的模式就决定了我们要在公文当中概要地介绍一些事件，描述一些过程，这就使得叙述这种表达方式在公文中也有了应用的空间，那我们今天的公文就应该是打破过去旧公文：只说明，不用议论，不用叙述的这种表达方式的格局，坚持兼用说明，叙述，议论这三种表达方式，当然公文中整体上说这三种表达方式是兼而有之的，但不同的文种它的侧重点还是有区别的，比如我们写一个请示，就不希望有过多的议论，有议论就有教唆和引导，如果我们写一个通告，来给下属传达一个内容就用相关的一个过程和事件，如一个先进的事迹，一个反面的典型做一个真切的概要，使对方了解其基本状况，这是它的性质，然后我接受这个判断过程，汲取的相关推广经验，我们做公文就应该注意在表达方式的应用上是有约束的。
再有呢就是这种文体要求我们慎重地使用修辞格，有一种误会，有人讲呢说公文不需要修辞，这是一个绝大的误会，其实公文更需要修辞，更讲究修辞，因为我们知道什么叫修辞？修辞就是提高语言表达效果的种种努力都叫修辞。公文实际上是最讲究他的表达效果了，因为他的表达效果在一定意义上就是它的执行效果。如果我们的公文表达效果不好，那么我们就很难指望它能得到很好地执行，所以公文
其实恰恰是最讲究表达效果的，那也是最需要修辞的，只是呢，公文上的修辞有它的特点，公文上的修辞主要的不是积极修辞，就是说它所追求的修辞的效果是什么呢？是简明，是平匀，是严密，而不像一般的文艺体裁，它的修辞主要的是追求生动性，追求可读性，追求能够调动读者阅读的积极性，跟着作者的思路走，这个不是公文的主要追求，当然我们的公文也要讲究一点可读性，让别人阅读你的公文，当然这样最好，但是我们大家知道，公文的阅读是强制的，是一种移植行为，我们不用把更多的时间和精力花费在调动他的积极性上，更多的是说，用最短的时间，让他清楚明白地了解公文当中的内容，然后拿出更多的时间去工作，这是我们的追求，这就决定了我们所要提高的表达效果就是严密、简明、平匀，是这样一种效果，这种修辞效果，要达到这样种修辞效果的修辞的手法就不是那种积极修辞的主要用修辞格，而是要用什么呢？是在选词，炼句这方面去做笨功夫，下苦功夫，实际上就是我们平常说的消极修辞，它所用的手段都是消极的，但是它的结果是积极的，手段的性质是消极的，就是说它只是选词，炼句，在这方面下苦功夫，下笨功夫。实际上公文是需要修辞的，恰恰公文在修辞格的使用上不能过滥，不能不慎重，为什么呢，因为我们大家都知道，修辞格的使用都是有代价的，多数的修辞格要想让它产生好的效果，它必须用好多符号，去创造一个语言环境，才能使得修辞的这种效果才能体现出来，而我们公文是惜墨如金的，是讲究高度的简明的，我们没有必要为了达到这样一个并不追求的效果，去制造出来更多的符号，那么我们需要的呢实际上更多的是在选词和炼句上去下功夫，去掌握它的本事，这是我们所追求的，恰恰不需要在辞格的运用上，去做更多的工作，那实际上是浪费我们的时间和精力。 再有呢就是这种修辞格，如果运用不当还会带来另一个危害，不仅仅是不经济，还会带来什么呢？就是理解上的错误，理解上的偏差，会给对方造成误会。比如有些修辞格在公文当中是禁绝使用的。比如说反语：你见过用反语写公文的吗？没人敢用这种方式写，你用这种方式去写的话，就很容易给你自己带来麻烦。比如我们举一个例子，假定，你收到一个下属送来的请示，他是超标准的豪华装修他那个县级招待所，根据相关的规则，不能批准他，但在你的批复上你不直接告诉他你是错的，我用一个反语，我讲点反话，你看行不行，收到他的文件以后，我这样来复文，XX单位XX文收兮，经与XX单位研究，咨，批复如下：介于你们目前的装修标准偏低，建议参照国际五星级饭店总统套间标准修定装修方案，此复。如果对方收到这个文件以后，他有可能看出来了你在讽刺他，因为县级招待所用总统套间的标准装修，可能吗？但是如果对方要做另外的文章，他说你是行政机关，你是懂得公文的文体特点的，你是懂得国务院对公文的直接表意的要求的，我认为你没有间接表意，我没有看出来你在讽刺我，你在批评我，我就认为你是在让我提高造价，那好，他就可能再给你写第二个请示，非常感谢上极领导机关对我们的关心和爱护，但是考虑到我们现在财力有限，不可能完全按照总统套间的标准来装修，我们经过努力，在哪个地方拿出一笔钱，做出了下边这么一个装修方案，请审核批准。每平方米造价再提高1500元，请批准。如果你拿到这样的请示的话，你怎么处置，如果你拿到你的上级机关去仲裁这件事的话，我可以肯定，首先挨批评的是你。为什么呢？因为对方请示只是一个想法，而你批复，是一个正式的行政行为，你不严肃，造成了对方的误解，或者是误会，那产生的负面作用，产生的责任，理所当然的就应该由你承担。在公文上很多辞格都会带来歧义，带来理解上的偏差，所以我们不主张采用。 而且呢，如果一定要用，有一些辞格是可以用的，比如说引用，引用，恰当地使用比喻，如果为了增强气势，做个排比句，排比也是一种修辞，这些东西是可以用的。但用的时候就要注意贴近，要慎重地使用，这样才可以提高我们的表达效果，避免因为辞格的使用不当，造成文字符号的泛滥，造成对方理解的不精准，再有这种文体对我们还有一种要求，他不简单地排斥有较强规律性，程式性的表达手法，和表达的样式，我们接受公文以后，会有一个感觉，觉得公文比较死，和我们平常写的文章不一样，别
的文章都追求新意，在结构上，在格式上，在手法上，它不希望你是重复过去，希望能够标新立异，公文上发现比较死，很少有人出新，出异，特别是在表达手法和样式上出新出异，这是否正常，告诉大家说，这是规律使然，因为公文是它一个交际的工具，是一个管理的工具，它主要不是供对方去欣赏，而是供对方能够最快最好地去读，同时也希望能够让写的人，最快最好地去写，然后我们大家拿出更多的时间去推动工作，而不是要把时间都花费在写和读公文上，处理公文上，这不是我们的追求，那么，为了能保证达到这样一个目标，那我们就总结公文中一些表达的样式，表达的手法，把他确定化，这样我们培训起来很容易，我们掌握一个特定文种的写法，就可以把他固定话，把它套下来，把固定的词句，把他照搬，只要不影响我们有效的去处理公务，没有必要今天这个词明天就不用，今天这个句子明天就一定要变另外一个花样，因为这种变化有些时候不仅没有效果，反而会带来麻烦，公文当中有很多话，它锤炼了十年，二十年，甚至五十年，没有歧义，没有多余的一个标点，没有多余的一个字，如果用这样的东西来表达的话，它能够精准地告诉给对方一个认识，而且更重要的是，在阅读的过程中，如果对方熟悉这个公文，他就能够获得非常准确的认识，而且花费的时间代价非常非常低。所以我们追求这种表达手法和样式的成式。当然这个不要把它做成极致，不能说束缚思想，只要不束缚思想，这种手法，这种形式我们都可以采用。那么我建议大家呢多读一点公文，去总结这种成式，总结这些表达手法和样式，来提高我们这个工作活动的规范化程度，标准化的程度，这些东西会给我们抢来许多时间，帮我们挖掘时间潜力，帮助我们拿出更多的时间去进行创造性的工作，而不是把大量的时间都花在写和读公文上。
合体 这是合体当中的第一层意思，就是文体要正确。 文体必须正确，第二层意思就是语言的运用要得体，要符合特定的场合特定对象的需要，到什么山上唱什么歌，这是写文章当中的一个基本的规则，基本的讲究，那么我们在写公文的时候呢，在这方面同样需要讲究，因为它对我们的表达效果，也就是对公文的实际的效果，也有非常重要的影响，如果我们在表意的时候不得体，不该用的词用在了特定的对象身上，用在了特定的场合，它就会削弱文件的效果，使对方不能准确地，精准地了解你的意图。那就会给我们的公文带来损害。比如像这样的话在公文中就不能出现，就属于不得体，严重地不得体，比如有人写请示，写结尾的时候，写结尾词写“著记批复”这个词就用得非常地不贴切，因为在公文里面，“著”是命令词的词头，见了这个字，后面都是强制性的命令，你的请示是给上级写的，你怎么能够强制命令上级如何如何呢，其实你可以写“请记批复”，就很贴切，不能用“著记批复”。这就属于不得体，再有就是一些人在公文当中套用古文中的一些套语，不明白他真切的意思是什么，随便乱用也会造成不得体。比如给上级写一份报告，你在报告中写“切切”这样的字眼，如果上级懂得这个词的真切的含义的话，他就可能就会不高兴，甚少会影响你这个机关的形象，他会认为你这个机关里头可能不大懂公文，因为“切切”在古文书中是一个叮咛告慰词。只能是上对下用，那我们就不能在我们的公文中出现这样的字眼，因为它有特定的含义，在今天的新公文中，不提倡甚至说不允许你用这样的字眼，如果你滥用就会造成这样的负面的效果。再有比如说，有人在写一个请示的时候，用这样的话来告诉对方什么要紧什么不要紧。“以训记批复为要”这样的话也是不礼貌的。因为对上级机关你怎么能告诉他什么要紧什么不要紧呢？用你告诉吗？如果你有这样的字眼的话，至少让对方觉得你不懂公文，或者他会觉得影响他的心理，他会觉得不高兴，或者他觉得至少会不舒服，那我们知道，这样的结果会对我们文件的处理结果会产生直接影响的。那些影响恰恰都不是我们需要的。所以要坚持他的得体性还是必要的。这是第三点就是合体。 第四节 公文写作要简明
第四阶段的要求还是两个字就是“简明”。这两个字的含义就是字面的意义，就是简洁明确，因为我们大家知道公文他没有欣赏的价值，主要的不是欣赏，主要是工作，主要是来了解状态，了解意图，了解相关的有郊的信息去推动自已的工作，是工作活动的产物。是一种工具，那么我们就希望写起来快。读起来快，而且对方在阅读的过程当中，用最少的时间，清楚明白地获得相关的信息。这是我们的一种追求。随着社会生活节奏越来越快，我们对效率的讲究越来越高，那对公文的简明的要求也越来越高。 其实呢，古今中外的公文都有这个简明的讲究，因为大家的时间都是有限的，尽管在古代，社会生活节奏很缓慢，特别是农业社会它的社会生活节奏确实很缓慢，它是以四季来区分的，它的社会生活节奏和我们现代社会是完全不一样的，就是这样的一个时代，政府都需要讲效率。因为他的统治效率不高的话，就意味着天下就要乱了，它也要讲效率，它的公文也进究简明性，也需要用最少的符号清楚明白地表达他的意愿，表达他的意图，但是呢有一个现象非常值得我们研究，就是古今中外繁文非常多，就是说真正在公文上能做到简明的应该说不具备普遍性。比如说中国古代，中国古代的文书，大家知道有一个特点，就是层层套转，你现在如果到历史档案馆去看古代的文件的话，你就是学古汉语的你也看不懂，他有各种各样的障碍，比如说他有很多的套语，就是那些书吏造的一些玄虚，这些套语本身它的含义和我们古汉语里一般字的词义就完全不同，或者说它有一些其他的解释，在有一个你看不懂是在于什么呢？就是它的多数文书，都是层层套转的，他自已什么都不说，再有就是我的文书我大谈皇帝怎么说，宰相怎么说，上级怎么说，下级怎么说，下级百姓怎么反应，我什么都不说，这样的结果是最保险的，我不说，我就不错，等到出了问题打板子的时候，你打不到他的身上，这样的官场的文化必然养这种的官文书，中国封建社会有作为的统治者，包括那些皇帝，都是非常恨繁文，但是他们没有能力解决这个繁文问题。大家知道朱元璋治繁文是最严厉的手段，他甚至想用那种很严厉的手段来治这个繁文泛滥问题，比如说重臣，甚至说超过70岁的重臣，因为你作繁文，他可能都要打你，要揍你，为了能让这些下级的官僚感到做繁文是一种耻辱，他就可能用另外一种办法来羞辱你，一纸命令下达，你写了繁文，就是让你自己把自己拷到县衙门前口的木笼子里，拷枷示众，两个时辰，就晒太阳晒四个钟头，晒完以后在后院以后接着办公。让你觉得，让社会都觉得这是一种耻辱，就是用这段手段，中国封建社会的繁文都禁不住，中国封建社会繁文的顶峰就是朱元璋的晚年，他自己都没死，他这个繁文都禁不住了。 可以说是一个痼疾。这个是封建社会。当然我们现在，特别我们的人民政府，我们是讲效率的，是讲究提高我们的合理性，提高我们这个合法性的这个政府，那么我们在作公文的时候，比过去有绝大的进步，在简明性方面也有很大的提高，但是在非常时期，特殊情况下，就会有一些繁文泛滥。比如说十年动乱，文革期间，繁文泛滥可以说登峰造极，那个时候，在文革结束以后，在媒体上，有人写过一篇小品文，讽刺我们政府机关的公文。说当时说，你要买一把茶壶的话你要写一张请示，这个请示要怎么写呢，要“四海翻腾云水怒，五洲震荡风雷击”说“世界革命形式一派大好”然后再引一段诗词讲六亿神州如何如何，在说“中国革命形式一派大好，”再引一段语录或者是诗词，说明本单位革命形式也是一派大好，然后最后入正题，“为了发展革命形式，现需茶壶一把，需费人民币三元请批准”有用的就是最后那一段，前面都是费话，套话，这是在非常时期，才会出现繁文，这是正常的，这是多数人都不能免俗，你不能和社会潮流去抗衡，那表现在我们的公文上就是繁文大泛滥。 那么今天我们的政治越来越清明，越来越讲究效率，繁文问题克服得越来越好，但是还是有一些问题，就是有一些水分还需要去挤一挤。就是有一些人写报告，写总结报告，如果不写这样的字眼，就觉得上对不起领导，下对不起群众，中间也对不起自己，一定要写上“在??下”我见过这样典型的例文，“在??下”写了三百
多个字，这样的公文，那些被你写上的单位就能觉得你好吗？你就能达到沟通的目的吗？其实恰恰相反，你越写得细，可能揩罪的人就越多，你可能就会有遗漏，还不如那种概括的说法或，甚至你不谈，谁都不得罪，谈了反而会让别人不高兴，削弱你的文件的表达效果。这些东西确实就是属于水分，我们可以去挤一挤，这样可以让我们的公文更简明。
说到古今中外，说外国人呢？外国人在公文上也有他的毛病，外国人他有效率意识，但是在作公文上他也有他的问题，比如说：大家知道，在近代史上有一个英国的在亚洲的一个殖民统治机构，叫东印度公司，东印度公司的年度报告，多长呢？不用去数字数，就数页就行了，它四万五千页一个年度报告，那就是下决心不让你看，下决心让你看不懂，用官僚主义对付官僚主义，你本土不是要干预我吗？那好你先把我的报告读完，你不读完我的报告，不了解我的情况，对不起，那你就别瞎指挥。就是官僚主义对官僚主义，那么现在呢？当代西方它的政府管理效率在很多方面可能确实比我们要强。但他也存在着效率问题。比如说在美国，有一些专门做文件的人，应该说就是有一种很不好的习惯，就是把简单问题复杂化。把一些很简单的事情硬是要绕着圈说，让你觉得很不可思议。他觉得他有水平。有些人，在美国，他在写公文的时候，当然这是个别的人，如果他要写请坐，他一定要用这个词汇的时候，他不会用我们平常熟悉的那个词，要翻译成中国话，他就讲得非常罗嗦，一定要说：你是否有如此这好，以至于能够满足这张凳子拥抱您的渴求，这就是请坐。
那为什么我们都喜欢简明的东西，但是繁文泛滥呢？我觉得分析起来的话呢，原因可能是多方面的：首先呢，如果你想通过公文来捣鬼。也就是说你想通过公文来达到你自己单位或个人的一些特殊的考虑，甚至说有可能是那种见不得人的那种目的的话，那可能往往是用繁文。经过我们考察就发现一个现象，比如说：推卸责任的部门往往都是繁文，它可能洋洋洒洒几千言，先赚一个好印象，让领导对他的印象最好，最主要的还可能不是要态度，最主要的是什么呢，他可能通过堆彻这些符号，然后给领导造一个陷阱。比如偷换一个概念，再强调某一个事实，等等一系列相关的手法，然后把一切的责任都推给别人，尽管他前面他承认他应该承担责任，但最后等你看完之后，所有责任都是别人的，没有他的责任，那么这个往往是繁文，用繁文的一种方式来给别人设套，下陷阱，来达到他那个不可告人的目的，至少是不大光彩的目的，可能会采用这样一种方法。再有呢不简明呢，有可能是这样的原因，就是一种不正当心理，总是提心对方要给自己下套，要挖陷阱，所以呢就处处防范，大量地限定修饰，所以也会繁文多一点。再有呢就是缺乏科学培训，缺乏科学培训，大家不了解公文上的一些基本常识，最后造成的结果让我们因为缺乏常识而写出常识来。比如说大家知道公文是一种定向表述的文章，本来他是可以省略你知我知完全了解的内容的，但由于我们没经过科学的培训，很多同志可能写信会省略你知我知的内容，一写公文就不会，像有些人写批复，大量引用人家请示的内容，对方请示写三页纸，他写四页纸，他写三页半，大量引用对方的来文，到最后一句说不予同意就完了，其实恰恰是不予同意时不能这就样写，不予同意必须写不予同意的理由，而前面这些请示当中的内容完全可以不必再引用，因为你的开头写得很清楚，“XX文收悉，经与谁研究批复如”就针对的是特定的文，特定的事，没有必要重复对方的内容。这些内容他比你还清楚，所以在公文完全可以省略这些东西。去讲那些不同意的理由，避免对方因为不理解，再给你行文。就造成文件的拉距战，造成文件质量的低劣，引发出来的文件泛滥，这可能是由缺乏科学培训的结果。
再有呢就是业务不精熟。业务不精熟可能是我们出繁文的一个很重要的原因。如果是你业务不熟，那么你在写公文的时候就避免不了在用语上就比较罗嗦，因为你呢总是说不到要害，在外围东一郎头，西一楱子讲半天。总说不到要害，那当然繁文就出来了。这可能也是一个很重要的原因。