下面来我们来给大家做一个总结概括，我们怎么才能够让自己的公文简明。因为这个时间关系不能讲得很具体，我只能概要地给大家做一个描述。
我们使公文简明可能有各种各样的基本的方法，基本的思路，其中主要的有一条就是取消，取消是一个非常好的办法。你没有存在的价值，我不要你，当然你就不再构成你对我的干扰，当然这是一个很重要的解决的思路，怎么可以取消呢，就是写公文的时候要大胆的割爱。取消文件当中一切和主题无关的材料。公文当中需要大量的材料支撑，但是公文中直接应用的材料在公文中的比例非常低。有很多材料，我们也许占有十五万字的材料，就是为了获得一个认识，支撑自己一个观点，坚定地相信自己的观点是正确的，它起的作用只是这样一个作用。不是所有的材料都可以放在公文上，那我们取消那些和主题无关的材料，就可以使公文简明。再有呢就是要注意坚持一文一事，古今中外的公文都有一个讲究就是一件公文只讲一件事。这是规律始终，一个就是我们现在的所有的机关基本上还是职能制。职能制就决定了我们任何一件事进了机关大门以后，都会有一个职能部门，一个业务单位去分担特定的工作任务。完成一份具体涉及专业范围的文件的处理过程，那么如果不是一文一事，一份文件写八件事，那么它的工作效率工作质量都会大打折扣。进了门以后，八件事，当然是一件事，一件事地做，一个部门，一个部门地过，最后很可能就会把一些急事，要事担误了。这是一个工作规律所决定的。再有呢，一文一事特别有助于我们使公文做得简明。只讲一件事，只有一个主题，没有那么多支脉，那么你在处理的时候呢，可能就容易把握。就容易把自已的文件处理得简明扼要。这个呢也是一个要注意的方面。再有呢，就是要坚持我们这种公文文体所要求的直接表意的这种语体风格。如果能够坚持这种风格，刚才前面我们已经做了一些分析，坚持这种风格，非常好地帮助我们解决简明问题，可以让我们的文字符号压低到一个最低的限度，这是一种取消的思路。就是我不用曲笔，就不会为曲笔付出更多的符号的代价。 这是一个，再一个就是在修辞格运用上要忌用反语，拟人，夸张，双关，象征等等这样的修辞格。就是说不是简单的慎用而是忌用。不能用，那你就不会因为滥用这些修辞格而带来符号的泛滥。 这是一个，再一个就是惜墨如金。要舍去一切浮词。大家都知道，有经验的都知道公文不是写出来的。公文是砍出来的。是删出来的，公文是改出来的，那我们就是要惜墨如金，不要舍不得，只要是没有实际价值的那些话，没有实质内容的那些话，都在取消之列。再有呢就是这个取消的思路还给我们一个启发呢就是要简单同义反复的话要坚决被动除。这在有些文体不认为简单的同义反复是语病。在公文当中我们也不认为它不一定就是语病。但是它可能会影响到它的简明性。那么这种简单的同义反复在公文中没有存在的价值，要取消。这是一个使公文简明的思路，再一个，使公文得到简明简化的一个思路就是压缩。有些东西我不能彻底消灭他。不能否定它的存在价值，但是我可以把它的形态让他从多变少，规模从大变小。这个是可以做到的。那比如说这个思路。让我们坚持开门见山式的开头就是一个很好的范例。它就是一个压缩的思路，就是把这个压缩到最低限度，只要能达到这种功能就够了。只要能引出这个正文来，我这个开头就足够了。是一个根据还是一个目的，还是一个概要的事实的描述，就可以引出我的主张来。只要是这种压缩式的开门见山式的开头能够应用，我们就尽可能地应用这种压缩式的开头，这个是一个压缩的思路。再一个使得过渡简洁，在这个汉语当中，既然要做文章自然要做过渡的处理，使得文章上下过度得平滑，这也是我们的一个追求。当然在公文上，由于我们的阅读是强制性的，不用去讲究让对方觉得这公文好读，这个代价因为很高，他是以效率为代价的。那么我们不用过分追求过渡的平滑，让我们就可以用最经济的过渡方式，比如说能用标号的我就不用关联词语，能用关联词语的我们就不用过渡句，能用过渡句的我就坚决不用过渡段。能用一段的我就坚决不用两段。这样呢就使我们的过渡不是像一般文章那么平滑，但是他非常经济。使得符号得到节约。
再一个就是积极而正确地使用缩略语。汉语有个特点，就是他的语言系统比较简单，我们翻汉语词曲的话你就会发现，现代汉语的音节只有一千三百多个，而常用的音节只有四百多个，这样一个现象就决定了，汉语在造词的过程当中呢，排斥使用多音节词。而且往往以四维音节为界限，大家注意看古汉语大多数都是单节词。后来发现交际过程中不便，特别是用于口语的时候，他只能看不能听，不符合大多数人的交际需要，慢慢的双音节词开始多起来。双音节词随着社会的进步，要认知的事物越来越多，不够用了，就变成了三音节词，四音节词汇，五音节词。现在大家看有很多IT方面的用语，不只是五音节，可能还会更多一点，这样的话呢，这是一个规律，但是由于他自身的语言系统简单，它就本能地排斥多音节词。它认为不方便，它就要回缩，用简称，这是正常的，那在公文当中完全可以规范地去使用这些缩略语，这些缩略语包括规范地用简称，比如单位、人、上文出现的事物，前面说完以后，后面加上一个括号，以下简称“XX??”在行文的时候你就会发现很方便，不用重复地去提那个事物，重复地提那个机构的名称。提那个人的名字。有可能就会让你获得一个简便的效果。再有一个就是妥贴地用数概。数概在平常政府的文件中出现的频率也很高。像我举的这个例子像“四化、三讲”等等这些东西都属于数概，这个妥贴地使用，只要不产生岐意，同样可以收到使文件简明的效果。再有就是规范地使用省略句。如果我们仔细地分析公文的话，我们会发现，在几乎所有的文体当中，公文当中的省略句比例是最高的。你看公文上有很多话，如果你用现代汉语的语法结构去分析它的话，你会发现他语法结构并不全。此信发至县团级，谁把文件发到县团级，不言自明，因为我，作者就是我，我要求抬头位置上的那个单位把这个文件印发到县团级，不用讲，不言自明。那这样的话就是说如果我们能规范地去运用省略句，科学地去探索的这种应用的规律性，就可以使我们的表达简明。
再有的就是要正确地运用郑重、简洁为特色的专门词语。比如说在公文上写一个批复。最后按照我们平常一个习惯的写法，一个套话，叫“??文，收悉”，这个其实是一个专用词。这个专用词汇在公文中应用频率很高的。专门用于一个特定场景用的词。这种词我们会发现，它确实可以帮助我们简化表达，如果你不用这句话，你不叫收悉，你要讲完整的话，它得这样说，我收到了您的文件，并清楚地了解了其实的内容，这就是收悉，那你用这两个字就可以节约甚至半段，甚至可能是一行，这样就可以收到一个简化的作用，而且还提高我们郑重严肃的色彩，这种气氛。这是一个解决问题的思路。除了这个压缩以外有的时候我们还可以用另外一种办法使文章简明。就是用替代的办法替代，比如说尽可能地用标记代替文句。这是一个很通行的作法。现在的公文当中，如果我们注意看的话，有些标记就两个字，在一个公文上出现黑体字“绝秘”，这两个字内涵很丰富，如果你不是在这个特定位置上标这两个字的话。你要写出一段话来的话。可能得几百个字。看到这个绝秘，实际上要告诉给对方一个什么意思呢？就是它涉及的是国家最高等级的秘密，揭开以后会给国家的安全或是利益带来极其严重的损害。它这两个字会告诉你能不能走交通，能不能走交换站，能不能走军邮，能不能在网络中传输，什么人可以看，什么人不可以看，这个文件办完了以后能不能在你这个单位保存，都是这两个字告诉给你的。而且只有用这样一个标记在这样一个特定的位置上出现，它才能够使你这几句话表达得有效。否则的话我不该看这个公文，我只有读完了才知道我不该看。但是如果你加了标记，这个问题就不存在了。加了标记在这个特定位置上有这个绝秘字样，那么在封筒上同样会有约秘字样，那么我们不该看绝秘文件的人你就不该拆这个封。你也看不到这个文件的内容，它才能够起作用。那这个思路其实是完全可以推广的。可以在很远销方面推广，很多时候我们可以用标记来代替言语句，再一个用概述代替详述。公文当中绝大多数情况下不需要详述，如果需要详述的时候，你可以用附件。在本文上完全可以用概述代替详述。这样的话就可以使得我们的文字非常经济节约。
再一个就是图表代文字。图表代文字，现在这是一个很普遍的作法。现在有很多机关都允许用这样的一种形式，用个表，用个图，特别是我们现在用计算机处理文件的时候，有一些办公室的套件上，都有这种作图作表的功能。都有这种功能模块，发挥这些模块的作用，用一些图，用一些表来代替文字叙述，肯定非常经济，而且在反应特定问题，比如反应趋势的反应趋向，反应状态的时候，它可能有文字不可替代，不可弥补的这种优势，那就是说这也是一种办法。再有一种代替就是用附件代替精细的正文，很多时候我们可以把正文写得很简明，领导要看得就是正文，你需要精细了解内容的时候再看附件。因为我们大家知道领导和一般的工作人员的信息需求是不一样的。极别越高的人他所需要的是概括的原则的，反应历史的，反应未来的，不需要非常细致，而我们具体工作人员就需要细致，那你怎么让你的公文两个方面都能有用，都能满足他们的需要呢？一个很重要的作法是用附件来代替正文。把附件可以写得很细。如果领导不需要看附件，那他就可以节约这个阅读的过程，同样可以把文件处理得非常到位，而具体的工作人员，需要精细地了解数据情况的时候再去阅读附件。这样就满足了各方需要，而且这个公文就高度简明。
再一个呢就是用合理的引用来代替议论分析，这个大公文上都应该会用，中国古代已经把他做得登峰造极了，走向反面了，那么我们现在这个其实也是一个非常好的办法，有一种老生常谈的道理，确实没有必要在公文上去重复。你不讲，他比你都清楚，那我不如我干脆引用一个权威机关的一句话，可能比你那个讲一翻道理更有效。根据国务院领导同志关于什么什么问题的指示精神，那我把他那个话引用一下，那下级会知道这是国务院的意志，中央人民政府的意志，让我就要执行，我理解要执行，不理解也要执行，更何况讲那些东西我都是理解的。就是因为各种各样的原因不好执行。但是现在这个问题就解决了，你不用讲那么多道理，他就会有足够的权威性，可以代替我们去做复杂的繁复的议论分析。再有就是用一些词型固定。词义精确的术语来代替自然语言中的一些不确定的词。现在很多人做公文都会用这个办法，这是一个非常好的办法，使你正文经济的好办法，大家看我们国家的那个刑法，它就有专门的一条，本法所称的以上以下，均包括本数，它实际上是把自然语言人工化，把这个以上以下变成了一个在这个特定文件当中他变成了一个术语，这个术语告诉你因为它在量刑的时候要不断地用以上，十五岁以上，十五岁以下，五年以上，五年以下这样反复地用这个词，如果不做这样一个统一的规范的处理的话，就会发现行文很不方便，一定要说十五岁包括十五岁，反复得都要用，这样整个行文下来的话，会发现多余的文字，本来可以不存在的文字，就非常多，他用这样一种方式，可以代替你的这个分项的去做一些反复的叙述，当然就可以收到一个简明的作用。再有就用那种标准化，样板化，模式化的文稿来代替那些历行的，本来是历行事物，但平时要随机去篡写的文稿，这也是一个很重要的代替。也是一个简明的思路。本来的我的业务是固定的，要处理的问题是确定的，都要问这些事，都要回答这些问题，那我完全可以起草一个标准的文稿，然后根据你的需要我去拷贝，然后这样来回答你。写起来很方便，而且肯定是高度简明，里面不会有多余的东西，因为你这个范本是经过反复锤炼的，它的符号的数量就会得到严格的控制。那当然就可以做到简明。
再有一个解决问题的思路就是合并，比如说我们在公文的处理当中，经常会这样，发现大量的联合词组，这联合词组实际上就是一种合并的意思，如果你不是用的联合词组，你就会发现你的叙述过程中就很罗嗦，它用一个联合词组，中间用一个标点符号比如说用一个顿号来分割，表明是一种并列关系，同时，在处理上就会发现他很经济很节约。大量的符号就可以省略下来了，这就是一个合并的思路。再一个把同类的事物，分条列项地给集中叙述也是一个好办法。像我们有些时候说政策的时候，讲完了常态，正常的时候应该怎么怎么做，马上就会讲不正常的，特殊情况下怎么做？如果你不是把常态和特殊
情况写在一起的话，你会发现你在写特殊情况的时候还得再重复常态，否则你怎么能引发出来非正常状态呢？那就不如把同类的事物，同类的内容分条列项地放在一块儿，这样的话呢你就减少了不必要的重复。再就是合并内容、功能完全相同的若干文稿为一个通用文稿，这现在很多企业里用得比较多，再有个别的行政机关也在推行这种作法。就是通信函。那么就是说我要问的问题可能是八十个，我预先就先把这八十个问题的答案都写出来，然后根据你的询问，你问的是四五七，我就回答你四五七。也许四五七看完看懂了以后，你马上还会有十八十四这个问题要问到，那我把十八十四也刷给你，这样一个通稿用于多种多样的需要。表面上看呢，可能一个通稿可能写得时间长，但实际上具体到哪一个文稿的时候我们会发现，它既简又明，这也是一个解决问题的一个很重要的思路。这是第四点，简明。
第五节 公文写作要严谨
严谨在这里面我们特别强调这两个方面的严谨。
首先一个就是公文的结构必须严密有序，这里所说的序就是工作逻辑，这里的公文的结构一定要符合工作的逻辑，要反应工作逻辑，因为它本身是工作活动的产物，是我们管理的一个很重要的工具，你只有顺应了这个工作逻辑，你的公文才能在工作当中产生正面的效应，产生正面的作用，让别人非常有条理地获取相关的信息，而我们现在有的一些公文呢就存在在这样一些问题，就是说它的结构呢不十分严谨。有些文件的结构我们是要按照事理逻辑来编排的，事理逻辑就是提出问题，分析问题，解决问题。有些公文就不能按照这样一个事理逻辑来排列，按照工作规律上的需要，比如说很多规范性文件，你就不能按，提出问题，分析问题，解决问题这样一个思路来编排了。可能就得按照什么呢？工作程序。你做这件事的时候，你先遇到什么你就先讲什么。我又遇到什么，我再讲这件事，跟你的工作顺序，工作程序完全稳合，这样它在阅读的时候就符合它的工作规律，这样阅读的效果就好，容易记得住，这件事和我相关，我就记住他就行了，这件事跟我无关我就可以不记。这样跟工作的程序稳合是可以的。很多时候我们可能是这样，参考多种方面的因素，你比如说，写一个规范性文件，除了第一章总则，最后一章副则以外，中间那几张它的编排，我们很多时候编排的方法呢都是把同类事物集中，把两件事情，有紧密关联的事情，有先因前提性后序性关系的，有前因后果关系的，把他排在一块儿，这样来反应一种工作上的规律性。只有我们公文的结构是反应了工作的规律，是严密有序的，它才能对工作有正面的推动，现在有很多人觉得，有人写完公文以后，别人看不懂，里面有很多出彩的话，有很多主张都非常好，但是呢就是没有条理，给人家的感觉就是东一郎头，西一棒子，这样的公文当然不能进机关的大门，你写这样的公文话你可能会感到很痛苦，别人给你改的时候，500字最后人家给你剩下50个字，从脸面上也觉得很不好。这个又觉得不可理解，其实这也很好理解，你是在工作，你必须反应工作逻辑，你不是在写小说，写小说可以意识流，工作部门不能意识流，必须符合他的工作规律，它才能对工作有推动，才能是好的工作工具，这是一个严谨。
再一个严谨，我们就要强调它的用语的周密确切，没有歧义，公文是最怕有岐意的，所谓歧义就是说一句话它有两种以上的解释，这个我们大家知道，公文最怕这个，我置发公文的目的就是要统一认识，统一步调，统一政策，统一行动，如果一句话有两种以上的解释，那统一的目的就不会实现，与是我发文的目的就实现不了。那就没意义，这种公文就没有价值，所以我们要注意用语的确切性，当然这有一个困难，为什么呢？因为我们现在写公文，用的不是人工语言，如果用的是计算机语言写公文就不会出歧义，它每一个词都是确定的，而我们的自然语言不是，我们自然就是你读懂了，你认识三千个汉字，
你可以把几乎所有的文章都能读下来，这是它的优势，同时也会带来劣势，就是大量的词是多义的，稍微限定修饰不好，可能你的表达就会出歧义，而且这种歧义可能是灾难性的，你比如说：我们平常说话可以这样说：“要严厉打击少数犯罪份子，你还觉得这个领导很有政策，不能仔细看，仔细看他是错了，我们要严厉打击少数犯罪份子，那多数的你给放了吗？绝对不是你的主张，但是他字面的意义就可以这样去读。这就非常有害了。再有就是有些时候我们修饰对象不明，比如说这个几个可以修饰小组也可修饰代表，一共这几个，那他的对象到底修饰的是谁？我可以说是几个小组的代表，也可以说是一个小组的几个代表，那到底说得是什么。大门口一边站着一个武警战士，站着几个？那可以各取所需，两个对我有利我就说两个，一个对我有利的时候我就说一个。这一句话都能读得通，这样对公文来说可就有害了。特别是语调附加语意造成岐意，有些时候我们发现不了，这个就最麻烦，你比如说汉语我们大家都知道，很多时候并不是字意相加就等于句意的，我这样几个字，看我怎么念，它差着十万八千里，不搭任何界，有这样一段话，我这样念，“他说不下去了，”我不带语调，我一带语调的话你听清它是什么意思了，他说——不下去了，他说不下去了，激动得要流眼泪了，讲不下去了，这两句用的词用得完全一样，就是我的语调不同但是他的含义就差着十万八千里，这样一些东西如果我们写公文的时候，我们带着一种语调去写，而对方换一种语调去读，那你政策的漏洞就出来了，这个就非常难以避免，那有的同志就说，那你这个加标点符号，冒号引号他说：“不下去了”就完了，那我这个例子呢？ “A 先生和B 先生的法律顾问曾来过事故现场“看我怎么念，我一种念法是两人，是A和B 的法律顾问，再换一种念法轻轻一念就变成了A先生和B先生两人请了一个法律顾问来过现场这就一个人，如果双方各执一词，到最后谁来说它准确的意思是什么？这种东西如果出现在公文上那就是灾害。它不像其它的作品，其它的作品他可能岐意是一种手段可以提高他的表达效果，像广告很多时候就要岐意，一个场景是一个老华侨下了飞机，喝了一杯饮料，发了一声感慨，“啊，到家了”你说啊我听出来了，他是在夸他那饮料呢。因为他是老华侨，表面的意思是说他回到家乡喝到家乡水发表感慨，但实际上他也在夸他的饮料，因为我们知道一个事物达到一个很高的境界的时候才叫到家了，你说我听出来了，那广告策划人就希望你听出十八种含义来。猜得越多，对它的印象就越深，那你到超市的时候自觉不自觉地就去抓他那饮料去了，他的目的就达到了，他就为了卖产品啊，这岐意对他来说是有用的，但对公文来说就灾难。对公文来说我要求表达的是一个意思，你表达的是另外一个意思，而且对方怎么说都能站得住脚，那就麻烦了。像这个也是，到底是院长和其他学院的领导还是说这个院长和自己这个学院的其他领导，他因放得这个位置放得莫名其妙就容易让人产生误解，产生误会，像这样一种岐意，一种不严谨的表述，在公文当中必须禁止。
公文的高手不在于他写得很漂亮，但公文的高手有一个特点，是几乎所有高手都具备的，就是他一定是滴水不漏，他要说东就一定是东，怎么理解也不会理解到别的东西上去。这才是公文上的一种追求，当然我们要做到这个呢也是有一些基本的思路。怎么克服这些歧义呢？其实克服歧义也没有太难，关键就你怎么能发现岐意，由于在这儿我没有时间给大家具体地分析，出现什么情况的时候就会出现歧义，这个我只是告诉大家怎么避免克服歧义，发现歧义后怎么办其实做起来很简单。替换这是一个最主要的办法，换一种说法，你几个不是可以修饰小组也可以修饰代表吗？我说几位他就不能修饰小组了吧。那他就没有歧义了，这个它换一下就行。在一个有些时候我们是用换序的办法。刚才那个说法他可能是有歧义的。院长和其他学院的领导，与我就可以说院长和学院的其他领导。那就没有了，说得肯定不是别的学院了。是他自己的，这就不会有歧义，就是换个顺序。那可能就会达到一个好的效果，就严密。再一个就是限定修饰，本来就是可能经常出现以上以下啊等等这些东西，可能最容易出现麻烦。有人说你