这个政策有漏洞，很多时候都在这种词上，而这种词在现代汉语里也没有精确的定义，各执一词，那你这样就不如限定修饰一下。用下边这个说法，限定修饰一下，那就完了没有任何漏洞，你怎么钻也钻不了，我说得非常到家，非常到位。这个呢就是用限定修饰的办法。再有些时候可能加点东西就行，加点东西就可以，比如说本来那句话是有歧义的，我说曾一同，一个人肯定不能叫一同，我加一个成分就消除了歧义。这些就是说它基本的思路就在这样几个方面，再有一个就是也可以用取消的方式。有些东西把它灭了理严谨，领导说打击少数，我们就说严厉打击犯罪份子。这是我们的真政策。犯罪份子就是要打击，不是要打击少数犯罪分子，这个就是说你把它去掉了取消了可能更精准，更准确，那我们在做公文的时候就应该有这个意识追求用语的周密。 第六节 公文写作要准确
准确我们说呢，这个要求实际上是一个全方面的要求，在我们的公文当中，我们几乎所有方面都要求精准，为什么呢? 因为我们的公文和一般的文章不一样，一般的文章它的实现过程是间接实现它的有用性的，写一本小说，有用没用，当然有用，没用的话，也不会去印，人家也不会去写，但是它的有用性是怎么产生的呢？是间接产生的，它给你讲一故事，通过一个文情感染的过程，然后你获得一种认识，然后实现了作者的目的，而我们的公文不是，公文就是直接的，我说东就是东，我说西就是西，我说政策是十五年包括十五年就是十五年包括十五年，一定要高度的精准，让对方有精准的认识。它才有精准的行为，那我们实际上是全方面的准确的要求，在这儿我们特别强调这样几个方面的精准。
首先一个文种要选准，文种不选准，刚才我们前面讲了，比较严重的情况下就是违法，你不该发条例发了，你无权用命令你发了命令，这种东西不仅是无效，而且还会被撤消。那就会找麻烦，更多的文种选择不准不在这儿，它是在于什么呢？主要是办不成事。你比如详我该写请示，请示用于向上级机关请求指示，请求批准，那你错误地用了报告，结果那就永远不会有人给你复文。因为报告不能强制对方复文。只有请示可以强制对方复文。他不复文他就错了，他就违制了，他必须复文，那你用错了，你没有用请示你用了报告，人家认为你不需要复文，当然就给你搁车，机关里的话就是给你淹了。那就给你石沉大海，永远没人问你，那很正常，因为报告没有强制对方复文的功能，报告就用于汇报工作，反应情况，答复询问，过去还能用来提建议，现在行政机关不能提建议了，提建议写在意见里。不能写在报告里了，那它的功能是不一样，那你对对方的影响是不一样的，它没有强制对方复文的影响，但你这个请示他不复文，你永远办不成，那就不能用。
在这里特别强调几个方面，首先一个中国没有请示报告，中国从来就没有请示报告，就没有这个文种，但是我们现在这个文种满天飞。原因是没有做科学培训，有时候还有一个直接的原因是什么呢？因为请示和报告这种上行文，他的用纸和下行文的用纸不一样，上行文的用纸一定要给领导留一个批示的空白，所以很多单位在印刷这种表格的时候呢都写的是请示报告用纸，以至于新来的同志就认为有这种文种，有这种请示报告，中国从来没有，哪个机关都不应该有，没有请示报告这个文种，其实请示就是请示，报告就是报告，它们有着不同的功能，不同的写法，完全不一样，那么我们怎么去区分请示报告，特别是现在又出来一个意见，也容易和请示混，那么去区分呢？那么我们做选择的时候就把握这样一个问题，多数情况可以解决，请示用于什么呢？需要对方复文，而且呢？他不批准，你自己这个事情做不成，如果是这种性质的事就写请示，如果不是这种性质的事，是我发现别人做得不好，我又没有直接权力去干预他，我给上级提个建议，我让上级去干预他，尽管有可能主意都是我出好的，用我的主意去办他，那这个也不算是请示，也不能去请示，就是建议，现在的做法行政机关写在意见里，如果党的机关
的话，你也可以写在报告里，这就是介定请示与报告，请示与意见，主要在这儿，就是那个建议是请上级让别人去干什么，请示呢？是请上级允许你做什么，当然这个你包括你代表下级请示的事项，都做为你来理解，这样我们大多数情况下就能介定这三个文种。
再有就是注意是请会议纪要和会议决定不同，有些同志说这个会议纪要和会议决定有什么不一样啊？它奉行的规则不同，会议纪要奉行什么规则呢？它有点像协议，予会各方共同确认的意志，叫议决事项，是必须执行的，如果有一家保留，比如八家开会，只要有一家保留，不同意，那你就不能写予会各方议决以下事项，不能写。你只能写在会上有七个单位提出了一个共识，其中只有一家保留意见，那你这个就不必具执行作用。只要一家反对，一家不赞同，这个就不能写议决事项，这个会校就变成了一个只反应会议状况的一个情况，没有约束力，没有执行性。但是会议决定我们大家知道不一样，会议决定它奉行的是会议规则，这个会议可以形成决定，那么好，那它一定有会议规则放这儿，什么样的决定简单通过就有效，什么样会议决定必须是绝对多数，什么时候四分之三什么时候五分之四，它有会议规则，只要达到了这个会议规则规定的额度，那这个决定就有效，你个别单位不赞同，少数服从多数，你得执行，你可以保留意见，但执行，这不妨碍它做为决议的有效性，这一点他和会议记要是不一样的。再有纪要和协议也不一样，刚才说了在这一点上他们是一样的，他们必须是共同意志的表示，有一家不赞同就不行了，但是最主要的不同点在哪呢？会议纪要呢？它不奉行对等的原则，我们大家知道协议合同是奉行对等原则的。什么叫对等原则呢？就是说，围绕一个标题，就是围绕这样一个特殊目标，双方的或者是己方的选择权利，一个合同如果我人民大学在做这件事的过程当中，我都是尽义务，我都是责任，我没有权利，我没有利益，如果跟对方鉴了这样的合同的话，大家都知道这是无效合同，法律不保护，这种合同叫霸王合同，那就要围绕一个目标的，双方既然要鉴合同，鉴协会议，一定是双方都有责任，都有权利，都有利益，这样的话呢？才是真正有效的合同。而在会议纪要上不奉行这个原则，会议纪要有可能这一个单位，围绕这样一个目标他都是义务。没有任何权利，都是责任没有任何利益，但不妨碍他作为会议纪要有效，这点他和协议奉行的规则是不一样的。
再一个给大家提示一下呢？就是我们现在呢，在选择文种的时候还可以用指示。国务院公文处理办法上没有指示这个文种了，解释上是这样说的，它的那个文种是说主要文种，如果你需要去做指示，你就去做指示，再一个呢？要注意，我们现在一般的做法都是用指示性的通知来代替指示，这一点给大家提个醒，如果你用的是指示性通知，注意它不完全等同于指示。它的区别就在哪呢？指示可以创设规则，就是它自己可以定政策，作者就可以自己定政策，而指示性的通知不能自定政策。不能自创规则，这一点呢？如果大家有心的话就会发现，国务院办公厅，中共中央办公厅它发的那些通知。而且都是指示性的通知。这些通知都是给那些正部级单位去执行的。其实这两个办公厅从级别上它也是正部级。它非常清楚，它不能给那些正部级办公厅去创设规则。它写的时候一定有这样的话，根据国务院常委会第三次会议通过的精神，现将开展什么工作的规则及注意事项通知如下。这就告诉你了规则不是我创设的。规则是有创设权的国务院创设的。它借我的嘴，我转达他的指示。这样就有效了，这句话不是多余的话。如果你不写这句话，那人家懂公文的话，就可以拒绝执行。因为它说你有什么权力来创设规则来指挥我呢？我们俩是平级，一般大，你怎么能给我创设规矩呢？这个不是可有可无的，这个在文种上，文种不同它的写法是有区别的。所以我们要准确地选择文种。那选文种的根据是什么呢？怎么才能准确地选择这个文种呢？给大家提一个线索，其实我觉得，根据我的理解，可能主要是这样三看。
第一看，看作者和主要的受文者。主要的受文者就是抬头那个位置上的。主送机关那个位置上的，那个主要受文者之间的关系是什么？这个受很大的影响，工作关系不同，选择文种的方面就不一样了。
你和对方是领导和被领导关系，指导被指导的关系，你是受他的指导，受他的领导，也就是说你是他的下级。那你用的文种就是这几个上行文。和有限制地使用通知和意见。没有别的余地。就不能写别的文件。你和对方是领导和被领导，指导与被指导的关系，人家级别比你高，人家是你的上级，那你就只能写上行文。和个别的平行文。
再有一个就是你和对方的关系是不相吏属的关系。不是同一个组织系统你是部队，我是地方。那么我们在行文的时候一律都用平行文。就是涵，其它的文件都不能用。如果你是同一个组织系统，或同一个专业系统，级品完全相同的，你也是政府的局我也是政府的局我们的级别都一样，都是某一人民政府的部门，都是同级单位，让我们置换文件的时候也只有平行文，就是函，其它的文件的选择余地非常小，如果你和对方的关系是领导被领导指导被指导，你比他的级别高，你是领导者你是指导者，当然你在选择文种的时候主要的就是下行文。指示，决定，通知，通告，像这样一些东西你都可以用，意见这都可以用。因为意见它比较特殊，他既是上行又是平行又是下行。这是国务院有一个专门的解释，那么这个在选择的时候首先是受这个大的工作关系的制约，工作关系对了，然后你再看下一步，看你有没有权限用这个东西。我是有权，我和你的工作关系是你的上级，但是法律没有受权我用命令，那我就不能发命令，我就可以做指示，比如说给你下达通知，这绝对不能用命令，要看有没有权限，法律授权没授权给你这是第二看。
第三看就是看你的行文目的，行文的要求是什么，表现公文主题的需要。来选择文种，同样我都是你的下属，我现在要汇报工作，那我就只能写报告，我也是你的下属，我现在有所呈请，我现在要动你的口袋，我要让你批钱，批编制，那当然就得写请示，目的不同，我表达的要求不同，我要表现的主题不同，那文体就可能不一样。那我现在是这样，同样是下行文。我现在是想通过一个典型的事实来给你指导，而不是我布置工作或交待政策的方式给你指导，那好，这个我们大家都知道只能写通报，这通报我把正面反面的典型我给他总结一下，介绍给你，让你汲取教训，汲取经验。通过这种方式来实现指导，那只能用通报，写通知就不合适了，就不行了。如果我就通知布置工作，交待政策这种方式来给你指导的，那当然就发指示或者是指示性的通知。这是要看你表达主题的需要，这个就是我们选择文种的一个很重要的依据，那么只要我们三看看得准，与么绝大多数文种的选择都不成问题。
再一个准就是词语的运用要准确。这个呢？也是非常重要的。大家都知道，公文它是自然语言来表达，在有的时候可能稍有差迟，稍有疏漏，就可能是一个灾难性的损失，而且这种东西不是说一般的公文，在我们国家的宪法上，都有过同类的问题，七五年的宪法在修改五四年的宪法的时候，正好那时候是毛主席讲，资产阶级法权，八级工作制，后来有人提出说应该在我们的宪法中更主要地体现出按劳分配原则。后来就没有仔细推敲，就把国家保护公民的合收入改成了国家保护公民的劳动收入，这两字之差，结果大不一样。因为我们现在也好，以前也好很多人的收入都是合法收入，但并不是劳动收入，你的银行利息是劳动所得吗？你炒股获得那收入是你的劳动所得吗？都不是你的劳动所得，你继承的遗产也不是你的劳动所得，这都不是你的劳动所得，如果国家不保护，意味着可以剥夺。那就是一个重大的制度的变化。这样就是说这样宪法发布以后就产生了一些负面作用。有一段时间甚至连侨汇都在下降。很多侨眷都不让境外的亲属给寄钱了，说别寄了，说我的钱够用，有可能中国政府要剥夺这个财产，咱别往这儿送钱了。那当然我们绝对没有这个意思，但是由于用语不准结果让人家误会，产生了这样一个岐见，这当然是非常非常有害了。
再有就是说我们平常看公文的时候经常有这样的，用错一个字，一个字用错了，不精准。结果是大相径庭，想成全最后把谁害了。有一个公文上这样写道，说有一个县委书记，他自己小孩胡作非为，他
自己大义灭亲就把自己小孩送到公安局去了，然后秘书在公书上写这件事的时候这样写的，送子伏法，这个词就用错了。因为大家知道，伏法专指杀头，像他这种就送公安局接受法律制裁的话，用第二个服，服从是服是比较贴切的。这词用错了以后就弄得轩然大波，因为你送子伏法，没几天就出来了，你想他没有犯死罪啊，百姓就沸沸扬扬说在用公文来欺骗老百姓，书记最后在那个县也呆不住了，最后走的时候握着那秘书的手说：“你真厉害，你一个字就把我送走了”公文上真是这样，一字入公文，九牛拔不出。它不允许你出现这方面的错误。这种错误都要付出代价的。包括领导批文件，同样是拿过一个文件，有的领导会批的，一种写法，另外一种写法呢？可能就会给下级带来麻烦。你比如说就有人这样写说“请XX单位XX处办理，也有的就写请XX同志解决，这一样吗？完全不一样，我要办理是一个过程，你把这个过程履行了就行。而解决是需要结果的。如果你不是要结果，你就不能写解决。如果不要结果，只要公平地履行这个程序就行了，那你就说办理就完了，因为你也不知道最后能不能解决。如果都能的话还能用得着你去过问嘛？所以在用语上一定要准确才能使我们的工作做到位，做到家，这是一个要准。 再有一个在公文特别讲究，需要注意的一个准确的呢就是它的标记符号的运用要准确。因为我们大家知道，在公文上除了他的本文就是他的正文以外，其它的都是标记，我们在这儿列出来了，这些东西可能一共十几个，十几类这个标记，这些标记在标注的时候要注意，要符合规范化的标记要求。要精准地标注它。用错了就有可能使你的公文无效。或者是至少削弱他的效应，有时候就轻视这个主送机关，主送机关就是我们平常所说的这个抬头，有人就轻视做这个标记。很多时候你的文件没有效力，就是因为你标错了主送机关，主送机关就是为这个文件的办理承担主要责任的单位，而不是看他级别的高低，有的同志就弄错了，把级别高的就放到主送机关，然后把级别低放在抄送机关，等到主送机关拿到这个文件以后他说这个事的决定权不在我这儿，他就给你搁车了。然后那个被抄送的呢，抄送什么意思呢，抄送只需要了解文件内容，不需要处理，不需要直接办理，只要知道这事就行。那好，你就让我知道，我知道了，最后结果呢？两家都不会给你办理，你就会因为一个小小的标记做得不精准，不到位而带来麻烦。包括密级，缓级的程度都要准确地标注不要凭着自己主观的想象。我见过有些机关里的同志，标注紧急程度的时候就很随意，他想出差，要出差，他想他那文件就变成特急了。挂红灯，一路绿灯，领导在家，都要找领导去鉴字，鉴完字以后把它印刷出来了，真正发的时候找不着他人了。后来我就跟踪这个事，我就找到那个同志，我说为什么你当时标特急呢？他说因为我要出差来后来也没赶回来。那个文件就一搁，一个月以后才发出去。那还挂着特急。而规范的机关里面是随到随办的，如果是晚上收到了我也得敲部长的门，让部长鉴笔。那你会给人带来一系列的麻烦。这个就会影响我们工作的质量，影响我们工作的效率。所以在做公文上我们一定要注意，它讲得这种高度的准确性。包括刚才我们说过的这个标记符号也一定要精准。只有这样的话你才能把你的意思的表示真正的有效，真正的有用。
第七节 公文写作要规范
这个我们不想讲太多了，我们知道，公文一个重要特点就是他的文体，结构格式语言表达符号使用等等等等都有规矩，在绝大多数的方面，不允许我们个人去标新立异，他就是高度的规范，之所以如此是在于什么呢？ 公文实现的是一个沟通过程，我们大家知道要想实现一个沟通过程的有效性它决定什么呢？它用的符号体系，它的规矩，越一致，它的效果就可能越好，质量就越高，你比如说我现在再给大家好好讲讲公文方面的常识，那我们是一个沟通的过程，尽管是一个单向的沟通，也是一个沟通过程，这个沟通过程的有效性就是大家能听得懂我在讲什么有一个很重要的前提就是我讲得是普通话。如果我
不用普通话我用北京方言去讲，那么可能多数同志不是老北京，听不懂，那我们就得请一个老北京又懂普通话，又懂北京话的人来翻译，这一翻译最好的效率也只有百分之五十，最好了百分之五十，甚至达不到百分之五十，这就效率损失，最主要的是有质量的损失。就是说语言的加工信息的加工，从理论上说，是不可逆的，你只要做一个加工，他就有可能出错，那我在跟这个翻译交流的时候，我是西城的人他是东城的人，同样一个概念，两个地方又不一样，两个人还得交流半天，我也听不懂他的，他也听不懂我的，到最后呢，效率继续降低，最后很有可能我们俩说得不是一件事，那他的质量又会下降。那我们公文就是一种沟通的工具，要想沟通工具有效，让它实现的过程有效，规矩越一致越好。那我们就规范就源于这样一种情况，而且现在看来呢，不仅我们党政机关要统一，中国要统一，其实我们现在很多的标准，包括公文的标准都是国标准的借鉴，有很多基本的精神都是国际标准。因为我们公文实现的沟通过程不仅仅是在国内，在国外，国际来往的时候，很多东西也是要通过公文来现实的。它的这个规矩越一致，可能它的效果就越好。我们要实现的这个沟通的过程就越加有意义，越加有效。
第八节 公文写作要完整
完整的这个要求我们主要从两个方面强调它，一个是结构完整，这很简单，如果你公文的结构不完整，没有按照约定俗成，或者机关里的内部规范，或是统一的国家标准国家法规当中的规范，按着这样的一个结构去写你的公文，有内容上的遗漏的话最大的危害就在于你不能给对方完整的认识。公文的作用就是要消灭它在认识上的不确定性，补充它的信息的不足，如果你的结构不完整，该补充的内容你没有补充，你给他的认识是片面的他就不会有完整的行为。那你的公文就无效，至少效应会受到损害。所以我们必须坚持这样，像有些同志写公文，就经常有这样一个毛病，把这需要有的内容就不写，比如写一个请示，很好，标题也写得很规范，内容也写得很好，就最后那句话不写“当否请
示“，“当否，请批示”就不写，你不写的话呢，因为我们机关里文种的使用不是很规范，对方收到以后就会当你用错了文种。认为你本来是想写报告的，你不需要复文，因为复文是很困难的事，那他就拿你的文件当报告去处理，又给你搁车了，那你想要的结果，永远不会有。一定要结构完整，你给对方完整的认识，对方就有完整的行为等着你。你给他不完整，他就不会有完整的行为。
这个是我们强调的一个完整，再一个完整就是公文的构词要完整规范，就是特别注意不要滥用简称，刚才我们讲了，用简称，用缩略语是公文的一个规律，因为他用的是现代的汉语的书面形式，它要受它规律的制约，这是很正常的，但是一定要注意，要规矩。不要滥造简称，不要用那种不规范的简称，现在在机关里也有这种倾向。就是滥造简称而且在使用的时候也不规矩。你比如说我一定要用一个简称，是我自己造的一个简称。我们一定要注意，把全称说完了以后，后面加括号“以下简称什么”这样别人孓不会有什么岐意了，再有就是用这个简称的时候，，一定要符合规范性的要求。不能造出岐意来。比如说我所服务的学校叫中国人民大学，一般 简称叫人大，很多时候就会出笑话，我说我是人大的，人家就误会我是某一级人大会的了。那误会就大了，可能在处理的时候就会出问题。所以你在做的时候要注意不要滥用简称，特别不要用不规范的简称，比如XX机构的名称，人家的名称里没有国家的字样，你在写公文的时候，你一定要写上国家的字样，对方可以拒绝收授这个公文。因为我的名称当中没有这样的字样，你说得不是我，就像我们人名一样，你用别人的名字承担义务，你用别人的名字承担责任吗？当然不会，我就有我的名字去承担我该承担的义务和责任。你用得名义不对，我就认为那个义务和责任不是我的。你可以推得一干二净，你的公众效应就公严重受损。