所以我们在做得时候要注意一下要用规范的简称，不要用那种莫名奇妙的简称。有的单位都有这样的文件，红头文件。某某县打狗办文件，看得很吃惊怎么可能有这样的简称，最后发现人家的结尾还有五枚印章，这枚印章相当得规矩，某某县犬类限养办公室。你怎么能用老百姓骂你的词去做你机构的名称呢？这就是极不严肃，这些东西应该注意避免注意克服。这是第八要完整。
第九节 公文写作要清晰
这其实是一个很简单的要求，因为公文不是给你自己看得，或者说主要不是给你看的，一定要把它传播出去，传递出去让别人去读。才能产生效应，因为你是要影响别人，而不是主要影响你自己，那这样其实就是有一个基本的要求，不论你用什么方式制作，它的字迹一定要清楚，工整，要避免因字迹不清，模糊混乱而出现错落，而这方面的错落我所了解的几乎所有机关都出过。甚至有些机关付出了非常沉重的代价。在一个公文中上写一个字写得草，从行政事业费结余中拨了三十万元，这个“了”非常草，最后打印的时候变成 了三百三十万，人这一字之差，国家就要多支出三百万，像这样的损失的话如果追究你法律责任的话那肯定是渎职罪。到现在三百万的损失也是渎职罪。那是很严重的问题，最主要的是什么呢，不有让别人尽快地精准地了解你的内容。最后的结果给我们的工作带来各种各样损害。这方面的问题我们要尽量注意地克服，尽管是小事，公文无小事，有些国家甚至是规定公文不能有差错率，这当然是一种理论上的，公文不能有差错率。包括这种微乎其微的细微的差别，因为我们知道公文有一个特点就是它能把小错，发育成大错，为什么呢？就是我们前面讲到的公文有执行，而且这种执行确实是法定的。宪法，国务院组织法，地方人代会地方政府组织法，还有很多的行政法规行政规章当中都对公文的效力做了规定。宪法有这样的话，国务院各部委有权发布指示和命令，这是宪法权力，有很多我们能见到的各部门的规章，你会发现我去注册一个企业，注册一个企业需要提交某个报告，没有这个报告，你的这个行为无效。那都是法律规定了它的效力。那种法定的效力有好处推行得快，有强制力做后盾。但也有个问题，一旦你有错，他会把小错放大成大错。那就灾难就来了，所以没有理由去忽略那些细节。管理清晰是一个非常基本的讲究，但这个讲究是一个非常重要的讲究。不能掉以轻心。
第十节 公文写作要耐久
所谓耐久呢就是我们在做公文的过程当中呢，既然你是做文件，你就一定有他的载体，因为信息本身他不会运动，它不会从今天到明天，不能从北京到上海，所以我们才需要把它物化下来。把我们的想法把它写下来。写下来通过物化的纸，通过纸的运动，通过它的运动把信息传播到上海。把我们的想法从今天传给三百年以后的人。那他一定要有个载体，特别现在的公文，一定是有一个物质形态的载体。我们在做公文的时候就应该有 这个意识，就是说这些载体性材料，这些制成性材料一定要耐久性强。为什么？因为我们写公文不仅是为了处理公务，在为眼前的人服务，为眼前的社会发展，经济发展服务，还有就是我们在记录一个国家一个民族的历史，我们国家的历史有一个传统就是是根据档案来修饰的，档案是哪来的？档案都不是写的。如果你哪天看到老张，你问老张干嘛呢？老张说我在写档案呢？那就假的，档案不能写，档案一定是从文件转化来的。它原来的状态一定是一个文件，在办完这件事实以后发现他有记录 这个过程的功程，那我们就把它留下来了。就是它转化成档案了。它只能从文件转化而来。
我们国家的历史是根据档案写的，那实际上是谁在写历史呢？我说我们是辩证唯物主义者，我们说
是人民群众创造了历史，但是谁写得历史，至少在中国，在东方，写历史的人都是写文件的人。你们写下来的就是你们这个单位的历史。也是我们这个国家我们民族的历史的一部分。那么我们要有历史责任感，要使我们这个东西能做为档案长时间保存，让我们后人能看到我们今天在干什么，我们倡导的文明能得到传承。让我们创造的知识包括管理方面的知识能够继续生值，能继续发扬光大，那我们其实是举手之劳，在做文件的时候，应该有个意识就是我这东西不仅仅是给我用的，也给后人用，那我们要有个意识要用耐久性强的材料，比如手写的文件，应该做到不用那个不耐久的纸。比如说新闻纸，草纸，新闻纸造纸原料不错，都是木纤维，但由于在生产当中有大量氧化物不能去除，去除了以后我们就买不起了，报纸就非常贵了。那他的工艺决定了，大量的氧化物残留下来以后，他不能做为档案留存。大家可以看到，办公室里的报纸，放一周忘了收，在那晒太阳，一周就变成 黄的了。而我们的档案哪，我们希望他永久保存，至少人理论上我们真的希望它万寿无疆。那新闻纸就做不到。草纸，禾本科植物做得纸张，它的耐久性都比较差，不能用这种纸。现在我们选纸的时候有一个参照，就是2000年版的国家行政机关公文格式标准，上面推荐了一种纸，这种纸尽管它不是耐久性最强的纸，就是说应该是中性纸，至少不应该是酸性的，偏碱一点没关系。这样一些指标高一点。它达不到这样一种耐久性强的要求，但比我们现在大多数机关的用纸的质量好得多。如果能用这种纸，我们的档案的永久保存在一定程度上就能得到缓解。
再一个就是字迹材料，最好的字迹材料就是老祖宗发明的墨，到现在也没有一种字迹材料能和他相比的。实践时间越长，他越黑。而且还会在纸张上形成一个保护膜，大家知道他要有松油，工艺上有一个用松枝熏蒸的过程，会把松油结合在墨体里边，就和纸张形成 一个保护膜，他本身就和纸张的纤维结合得特别好。几结保护结果就是我们现在看到的，三千年以前的手工纸，用墨写得文件，它的黑白对比度非常好。比我们三十年前写得文件的对比度还好。清晰，非常晰，但遗憾的是我们现在不用这种书写工具了。再一个呢就是如果用钢笔的话就要用DA墨水，DA墨水就是汉语拼音“dangan”的缩写。其实国家有专门的标准，专门的生产单位生产这种墨水，但有些单位不知道。这种墨水耐久性非常强，可以和我们的墨相比。再有呢就是碳素墨水，碳素墨水书写不流利，影响推动，实际不行可以用蓝黑墨水。蓝黑墨水色素成分不是很好，但是他有一个好的地方就是时间越长，他和纸张的反差越好，就是因为他那里边有两种化学成分，随着时间的延续，原来纯蓝墨水是蓝色的，你看你小学作的日记，肯定不是蓝的是黑的，时间越长它越黑。这样保存下来的可能性可能就越强。再有就是油墨。现在不论什么牌号的，只要是符合国家标准的，黑色的，红色的，蓝色的都是耐久。用这样的印刷文件都没有问题。 不耐久的是什么呢，注意，铅笔最不耐久，可能平时在机关里，大家都有体会，越是领导越有这毛病，用铅笔批文件，有时连机关大门都没出呢，那字迹都没了。我们国家有很多非常好的非常珍贵的档案，都是用铅笔写的，非常遗憾。你现在都没什么让他耐久性地保存，而那些东西都是非常重要的东西。在一个不要用普通圆珠笔，普通圆珠笔的结果就是这样，三十年，四十年，有的时候可能都用不了三十年，放在文件柜里，就会发现纸是白的，下面是一滩油墨。已经没有字了。放在文件柜里，由于它时间长啊，就这点压力都足以使纸张将油墨排除在外。因为他和纸材料不亲和，这种材料是最不耐久的。在有就是用化工染料做的那些红的绿的纯蓝的，就是色彩艳丽的那些墨水他肯定是化染料，这种墨都不能用来写文件。写文件的结果可能就是三十年，二十年，它写文件的字迹就没了。就是白纸一张，那这样的话就可能真的是文明的损失。
第三章 公文处理的基本程序
那我们在第一讲就给大家介绍这样一些的基本的要求，实际上我们讲的是一个公文的质量标准。就是一个质量要求，这里面我们也涉及到一些方法，我给大家做了一个描述，最后还有一点时间我给大家讲第二讲。第二讲就对我们机关里公文处理的基本程序，基本流程给大家做一个描述。特别是年轻的同志可能这部分内容对你们来说是有一定意义的。让大家了解这个流程，这个流程在很多部门他是强制的。所以我们应该了解这个，但需要说明的是呢我只能是概要地把基本的流程给大家做一个介绍。到各个单位呢还会有精细的具体的流程。我把总体的情况给大家做一个描述。按照我国公文处理的基本规律，这个公文的处理过程大致上是分为这样两个基本流程。
第一节 收文处理的过程
收文处理顾名思议，这个文件不是我创作的，是别人的文件，发到我这个机关里来了。对我来说是我收到的文件，那我这个收到文件的处理过程呢，就是大屏幕上所反应的这样一个基本过程。它的关系呢比如说用红色的这个他表明的是一种实体的关系。这虚线表明的是一种管理。就是它可能有些临控，你比如说崔慢他实际上就是一个管理的过程。这个呢就是用不同的线条反应不同的管理之间的关系。 我把这几个基本的过程给大家概要地介绍一下。首先就是一个鉴收，鉴收就是履行一个确认，清点，核对，检查，牵入的手续以后，机关都要设置一个外收发的人员。或者叫外发室。或者叫机构科等机构的名称各异，但它的性质是一样的。两个都属于外收发。外收发人员从文机关或者是邮政部门，或者是机要通信部门，或者是各个地区，各个单位，内设的交换，或者通过一些自备的通讯设备。包括网络设备，收取文件，这个就叫鉴收。这首先是第一步，就是从外步接收这样一些文件。再下一步就是再做外收文的登记，这是一个很简单的程序性的，当然这也不能小看，尽管是手续，当然他也是一个必要的手续。要做登记，主要是为了注入责任。做了登记以后，那么这个文件被丢失的可能性就减少 了。再有一个就是要启封，这个启封呐就是，外收出登记了以后，公文就要送到机关内统一设置的，或者是，因为你内收发的模式不一样，有的是专门设置的一个专门内收发的的部门，比如说办公厅，秘书处，中央机关不设科，但他会有一个小组，专门做内收发，就是外收发把文件送来，带着封筒，送到内收发，内收发统一地做一个启封。也有的单位不是这样的，它是外收发拿到文章以后呢，要给分别的各个司局。就是他规模很大，他各个司局都要自己设置一个比如综合处，综合处里面有人专门分管内收发，启封，其他人都不能启封，这我们得注意，特别是年轻的同志，得特别注意，启封不要认为他是一个简单的手续。这是一个权力。而非常重要的权力。因为这个是要统一规定的。他鉴收完了之后呢，给分别的启封。有的就可以直接启封，有的按照着规定呢如果上面写着亲启，或者领导写负责人的，会写我名字的你也可以启，那他可以根据领导授权来启封。多数情况下是要送领导。如果没写单位的名称，是写某某领导的名字亲启的话，那你就不能启封。如果你启封的话那你就违例了。
再一个呢就是启封完了之后要作内收发的登记。内收发也要做登记，这是监控的一种办法。避免公文流当中失控，它这样的登记就比较详细了，它登记的格式，全国基本上是大同小异。他的内容，数据项都差不太多。这个完了再下一步，是很重要的一步，也是一种手续，但这个手续非常重要。我们一般各单位的叫法不一样，我们现在统一的叫法叫“分伴”就是内收发把文件做了登记以后，来决定这个文件到底给谁。来决定进哪个流转的过程，给哪级的工作人员，具体要求给谁，这样一般根据公文内容，重要程度，职能分工，还有一些分文的一些具体的制度。分别送的时候，一般内收发也监管这个事。它
要做得是什么呢？一部分要给机关的领导。有一部分文件就可能直接给部分的领导。还有一部分文件是给办公室办公厅的领导，再有一部分文件给具体的承办人，基本的走向是这样四个基本的方向。这里边为什么我们会把办公厅的领导单独列出来呢？因为办公室里的领导一般是受机关领导的授权，代机关的领导去处理一部分文件。甚至代他去批办一批文件。这是一个常规，而且这是公文处理办法允许的。可以这样做。而且这是一种通例，全世界大多数国家的办事的模式都是这样一种模式，这就是分伴。 再有呢就是现在我们有稂多单位，增加了这样一个工作过程。就是摘编。现在这个做法呢分工不一样。有的是中央机关，有的是信息处。也有的放在办公厅的秘书处。摘编是干什么用的呢，就是有和文件在投入办理之前，他对重要文件要做一个加工。加工做什么呢，就是做文摘，文件太长了，给领导送之前规定超过3000字必须做文摘。做一个文摘附在文件后边。领导就不用看全文。他愿意看文摘，他觉得看文摘就够了，他就不用看全文了。有些时候是做一些提要。提要和文摘的区别在哪呢？文摘是不允许写你观点的，人家说什么就是什么你不以主观地加入你的内容，而提要就是可以有自已的内容了。 再有一个过程呢就是拟办，拟办就是辅助决策。在领导正式估决策之前，是让一般的工作人员参予这个过程。那一般都是让他来提一此建设性的意见。供领导在批时做一些参考。在有的单位甚至可以提几个意见。批办其实就是批示，做批语，有些时候批办在前，有些时候拟办在前。这是根据情况。再有就是承办，承办就是承接办理，处置相关的事物。除了办文、开会、现场办公走访办公等等都在承办范围之列。
再有一个过程就是助办，就是你文件办完了以后。不能办完了就完了，要把承办的结果记录在案。这个文件来了以后开了一个什么会，谁参加了，结果怎么样，怎么落实的都要落实在案。他都有专门的处理纸。这是一个实质性办理性的过程。在这过程当中还会有一个传阅，单分的文件，不允复制的文件要组织传阅，
再有一个就是催办，在这一个过程当中是一个临控的过程。现在这个是需要强化的。再有呢就是办理完毕的文件我们也有一个讲究，它要做清退。文件规定办毕清退。你就按照规定退回。也有一些清退是指定的，文件存在错误，或者有此文件是领导讲话不能对证宣传，或者是不能归档的他就要做清退。再有呢就是消毁，当然这是有规矩的，个人消毁文件是违法的。再有有些文件是暂存既不能毁又不能存，可能就暂时保存一段时间，以后决定是立卷还是消毁。当然有价值的，可能要把单份的文件编立成案卷，现在当然是越来越简单，但要有这么一个新的文件的集合体。这样便于保管，日后利用起来也方便所以要立卷。立卷按照规定的时间然后把案卷交给档案部门，这个过程叫做归档。
第二节 发文处理的过程
自已创设的文件，就是你对外发出的文件就叫发文，这个发文的过程就是我们大屏幕上显示的一个过程。估计大家手里都有课件，时间关系我就不再具体介绍了。他每一个步骤都有它特定的程序。特定的要求，特定的讲究，希望大家了解这个过程，尽快地适应在机关里的工作，好了我讲得就到此结束，谢谢大家给我这个机会谢谢大家。