中软酒店管理系统说明书
中软酒店管理系统的概念
基本概念之账户
酒店管理系统作为酒店管理者对来店客人资料的管理、统计、控制平台，首先要将来店消费客人的资料录入系统，拿什么作为承载这些资料的对象就显得非常重要，在以往手工记录时，基本上是以房间或者房间号码来进行的。在中软酒店管理系统中是以客人为核心来进行记录和操作的，这样就引入了一个承载体－“账户”。以下是对账户及其相关概念的解释及分类；
账户：是酒店系统对于每位在店消费客人建立的档案，每个客人的档案都是独立的账户。
该账户记录客人的基本资料，如姓名、性别、证件号码、民族、公司、个人喜好等；记录酒店对该客人的分类属性，如客源、账户类型、市场分类等；记录客人的在店消费信息，如费用、付款等；还有一些特殊的统计信息记录，如来/离店日期、特殊要求、语种等。这样以来，“账户”便成为系统操作的基本单位，几乎所有的信息录入都是在账户中完成的。
账号：为了更容易识别和统计，每一个账户都有系统自动生成的唯一账号，这就相当于
客人在酒店内的身份识别，在酒店内可能会入住同名同姓的客人，对酒店系统来说，并不难区分，因为系统中是通过客人账户的账号来进行验证和唯一识别的，简单的说，账号就相当于酒店内部的身份证号码。 账户分类
宾客账户：即通常所指的到店进行消费的客人，它记载客人的所有信息，包括预定、
取消、在店、已结等几种状态。
待结账户：为了便于酒店对于问题账户进行离店结账处理时自动产生的过
度账户，该账户状态属于在店状态，所有账户信息继承原离店账户。
为了能够更灵活的对宾客账务进行处理，在宾客账户中还有两类特殊的账户哑房账户及团队主单。在说明什么是哑房账户前，我们就不得不提到“哑房”这个概念：
哑 房：酒店实际不存在的，由系统虚拟出来的房间，其在系统中的操
Page | 10
中软酒店管理系统说明书
作同正常房间一样，有空房和占用房的概念，可以做C/I和C/O的操作，但不参与出租率的计算，没有清扫的概念。一般用于酒店做一些特殊的账务处理。
哑房的特殊房类代码标记：“**”
哑房账户：为了完成特殊账务处理的操作而在哑房做了C/I的账户，即称
之为“哑房账户”，以上所讲的待结账户就是一种特殊的哑房账户。
团队主单：用作团队会议公付费用的特殊账户，随对应的团队生成，主要
作为该团队的付款账户。
非宾客账户：
统计账户：作为酒店系统中销售点统计现付款（包括现金及信用卡等）及
相应费用的专属帐户，一般情况下操作员无须操作。
永久帐户：作为为酒店系统中为协议单位及公司设立的应收账户的前台过
度账户，无须操作员操作。是作为酒店系统记录其内部流程的专属账户。
应收帐户：作为酒店系统为协议单位在后台设立的专属账户，使用特殊的
付款方式将应收账务转入对应的应收账户。前台业务无权对账户进行操作。
以上是对酒店系统中“账户”的概念及分类做了简单的表述，而所有的账户除了基本资料之外，都有账务资料，也就客人/账户在酒店的消费记录，那么现在针对账务资料的录入接着做相关概念的阐述；
账单：用作酒店系统记录账户所有的消费记录，如付款情况，在店消费明细等内容，
在系统中账户的账单以主账单和辅助账单来区分，每个账户都有唯一默认的主账单，其余的辅助账单作为实际业务的灵活处理而设立。
交易：所有客人或者相关账户与酒店发生的账户关系的明细记录，包括消费及付款 交易代码：酒店系统将酒店内部所有收费服务项目及能够支持的付款项目以独立唯一
的代码形式体现，便于操作员更快捷的进行对客服务，从财务角度讲，相当于作为记账的明细科目代码。
基本概念之交易
交易：所有客人在酒店的消费明细以及付款明细的统称，相当于财务概念中的明细记账Page | 11
中软酒店管理系统说明书
科目；如费用类的房费，中餐厅餐费、洗衣费等，付款类中的现金、信用卡、转应收等，为了便于操作和记忆，所有的交易都有唯一对应的代码，系统称之为“交易代码”；
例如：001－现金、002－长城卡、101－房费、102－半日房费、201－西餐厅等
基本概念之特殊付款
特殊付款：账户之间事先定义好的转账关系，在发生费用时，系统会按这种转账关系自
动将相关费用转入对应的承付账户；多用于团队或者会议的公付账户处理；
例如：在C/I时或者预定时已经掌握到乙客人相关费用由甲客人支付，我们
就可以建立如下特殊付款的转账公式：源账户设定费用→目的账户；此时并没有发生费用，建立该处理的结果是在源账户发生设定费用时，其设定费用会自动转入目的账户中去；
基本概念之转账
转账：账户之间对已经发生的费用或者付款进行转移的账务处理；不同于特殊付款，其
转账的处理是在费用或者付款发生之后进行，而前者是在费用发生之前事先设定的转账关系；
例如：在完成C/I后客人入住后，乙客人的房费由甲客人去支付；这时乙客人账户已经
按照其房价产生当日房费500元；此时可根据甲乙客人的要求将500元房费转入甲客人账户中去；
基本概念之房税结构
房税结构：房价按酒店收入统计的要求分类后的组成结构；如“房价含单早”，“房价含
双早”，“房价含洗衣”等；
例：酒店某房间销售价为680.00元；销售政策中允诺送一份早餐35元； 在系统中可事先建立如下房税结构： 房税结构代码：HZ
内容：房费： 645.00元 即 (销售价-早餐价格) 早餐： 35.00元 （包含）
在酒店夜审过程中，为了对酒店收入进行分类统计，系统会自动在该客人账户
Page | 12
中软酒店管理系统说明书
挂入房费645.00元，早餐费35.00元，而在对客打印账单内容中的房费是总房价即680.00元，这样即满足酒店分部门统计的要求，同时又不影响对客账务的统计；
基本概念之锁房
锁房：简单的讲，锁房就是指对房间的占用，是酒店系统对客房占用情况的分类描述；
在本系统中对于房间的占用分为以下几类；
1、 住客占用：房间在某一日期范围内处于宾客住店占用状态； 2、 预定占用：房间在某一日期范围内处于预定占用的状态；
3、 维修占用：房间在某一日期范围内处于因工程原因造成的维修占用状态；
如“灯具维修”、“空调维修”、“卫生间维修”等；这类维修占用在维修中称之为“大修”；
4、 暂停使用：房间在某一日期范围内处于因客房部原因造成的维修占用状态；
如“客房保养”、“清理地毯”等；这类维修占用在维修中称之为“小修”； 5、 关闭占用：房间在某一日期范围内处理非客房占用原因，如“高级经理生活
用房”等，该类房间的占用会影响总的出租率；即在出租率统计中该房间会从客房总数中扣除；
6、 临时分配：房间在当日某一时间段内处理临时的占用状态；如“销售部看房”，
“领导休息房”，“客房部培训用房”；该类房间锁定不影响当前的预定； 注：在以上所有的占用状态中只有“临时分配”状态要在当日夜审前取消；
基本概念之户籍
1、 户籍信息：每位宾客详细的基本信息及相关的在店信息在系统中统称为户籍
信息。客人基本信息如姓名、性别、证件号码、民族、公司、个人喜好等；客人在店信息如来离店日期、房类、房价、客源、账户类型、市场分类等 2、 户籍屏幕：输入客人户籍信息的系统界面称之为户籍屏幕、本系统针对不同
状态的宾客户籍的录入存在四类户籍录屏幕，预计录入户籍屏幕、接待录入户籍屏幕、团队录入户籍屏幕、快速修改户籍屏幕；
3、 分单（生成户籍）：指在团队或会议预订及接待的操作过程中，系统生成每
位宾客的个人信息的操作；
Page | 13
中软酒店管理系统说明书
4、 开房户籍模板：
模板：宾客账户信息有时具有一定的共性，比如客人的账户类型、国籍、证件种类等，系统可以按照客人账户信息的共性制作不同的户籍模板，在建立账户时选择对应类型的户籍模板，模板中预先输入的信息不用再次输入，这种事先的设定可以简化操作，提高录入效率；
中软酒店管理系统的组成
中软酒店管理系统是模块化的系统，由不同的功能模块组成。针对酒店经营管理的需要，
不同的部门使用不同的功能模块完成本部门在上一章中介绍的所有相关业务的操作。中软酒店管理系统的具体组成结构如下图所示。
中软酒店 管理系统基本模块 前台 应收 客史 夜审 客房 销售 销售点 电话 配置 一般情况下，我们将中软酒店管理系统分为两部分。
基本模块，每一家使用中软酒店管理系统得酒店都会用到的前台、客房、应收、销售、客史、销售点、夜审、电话和配置模块组成了中软酒店管理系统的基本模块。上述这些模块相互配合使用，可以完成一整套的酒店对客服务操作，是使用中软系统所必需应用的模块。 可选模块，不是每一家使用中软酒店管理系统的酒店都会选用的模块。这部分包括，二级库、库存、工程部等模块。上述这些模块主要是酒店后台管理使用，并不涉及到直接的对客服务，使用这些模块主要是为了提升酒店内部的管理水平，间接的提升对客服务的水准。有关这方面模块的详细操作，请参见中软公司的针对相关部分的说明介绍。 Page | 14
可选模块 二级库 库存 工程部