你有没有想过，在编辑Word文档的时候，直接从Word中调用外部程序呢？其实这并不难，下面笔者就以在Word中调用计算器程序为例，简述具体的操作方法。
一、利用宏命令
1.点击“工具→宏”命令，在出现的“宏”对话框中输入宏名“计算器”，在“宏的位置”框中选择“所有活动模板和文档”选项，以便在任何时候都可以使用这个宏。
2.单击“创建”按钮进入宏编辑状态，输入以下代码：Shell \假设计算器的路径为C:\\Windows)，然后点击“文件→保存”命令，退出宏编辑状态，回到Word中。
3.点击“工具→自定义”命令，选择“命令→宏”类别，找到刚才编辑的“计算器”宏，把它拖到工具栏上，以后我们要调用计算器的时候，只须单击该按钮即可。
二、利用分配超链接
1.点击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框打开的情况下，用鼠标右键单击工具栏上的“插入超链接”按钮或者其他按钮，在弹出的快捷菜单中选择“分配超链接”中的“打开”命令。
2.在打开的“分配超链接”对话框中，按下“查找范围”右侧的下拉按钮，找到C:\\Windows\\CALC.EXE，按“确定”按钮退出。
以后要调用计算器的时候，只要单击“插入超链接”按钮，就会弹出一个安全警示对话框，单击“确定”按钮即可启动计算器程序。
注意：
①在第一步选择工具栏按钮的时候，尽量选择那些平常用不到的按钮，因为“分配超链接”会替换当前分派给该按钮的命令。
比如我们上面的例子使用了“插入超链接”按钮来调用计算器，那么以后单击“插入超链接”按钮时，就会打开计算器，而不是原来的插入超链接了。
②如果想要撤消分配超链接的话，只需选择“重新设置”命令，或者选择“编辑超链接”中的“删除超链接”命令即可恢复该按钮原有的功能。
③分配超链接的对象不一定是应用程序，也可以是文件夹和具体文件，如果是文件夹，单击该按钮会打开该文件夹；如果是文件的话，系统就会调用相关的程序来打开该文件。
以上两种方法不但适合Word，而且也适合Excel、PowerPoint等其他Office组件。 31
在Office组件中快速切换
一、从Word切换到其他Office程序
1.点击菜单“工具→自定义”命令，弹出自定义对话框，在“工具栏”选项卡中单击“新建”命令，在弹出的“新建工具栏”对话框中，为工具栏取一个名字，如“Office程序栏”，单击确定。
2.在上一步的“自定义”对话框中，单击“命令”选项卡，在左边的“类别”列表中选择“所有命令”，在右边的“命令”列表中找到“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”、“MicrosoftFrontpage、”等Office程序命令，将它们一一拖到我们新建的工具栏上，单击确定即可。
二、其他Office组件之间的切换
由于在Word以外的其他Office组件中的“自定义对话框”中，没有提供“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”等命令，所以无法像Word一样直接完成，但我们可以通过以下办法来实现。
1.先新建一个工具栏，并给它命名。打开“自定义”对话框，单击“命令”选项卡中的“类别→窗体”，从右边的“命令”列表框中拖动若干个“按钮”命令到新建工具栏中。
2.不要关闭“自定义”对话框，用右键单击我们刚刚插入的按钮，在弹出的快捷菜单中执行“分配超级链接→打开”命令。在“分配超级链接”对话框的“地址”一栏输入Office其他组件执行程序的路径，单击确定。
3.用同样办法为每个按钮分配超级链接。
4.最后给按钮指定一个漂亮的图标。由于“更改按钮图像”中没有我们熟悉的Office程序图像，所以我们先切换到Word中，打开“自定义”对话框，右键单击我们插入的Office程序按钮，在弹出的快捷菜单中执行“复制按钮图像”，然后再返回到Office其他程序，进行同样操作，最后执行“粘贴按钮图像”命令就可以了。 32
用一个文档保存多个版本
因工作的关系，我经常要为单位起草一些规范性的文件，这些文件在正式出台前都要经过多次修改，在最后定稿时，领导常常需要查看每一次的修改稿。以前我都是先将文档另存一份后，再进行修改。这样做既占用了大量的硬盘空间，以后查找起来也不方便。
其实，我们可以利用Word的“版本”功能，将多次的修改稿(多种版本)用一个文档保存起来，这样既节省了存储空间，又方便了查找和打印。
1.启动Word XP(Word 2000也可以)，新建一个文件，并取名(如A.DOC)保存，输入起草文件的第一稿内容。
2.执行“文件→版本”命令，打开“版本”对话框(如图)。选中其中的“关闭时自动保存版本”选项后，按“关闭”按钮退出。
3.以后每进行一次修改并保存，退出Word时，系统会自动将本次修改前的版本内容全部保存一份下来。
4.如果对编辑过程中的某个版本想作即时保存的话，可以先打开“版本”对话框，然后按“现在保
存”按钮，打开“保存版本”对话框。在“版本备注”中输入一些关键词(这只是为了今后查找的方便，也可以不输入)后，按“确定”按钮即可。
5.以后需要查阅、打印某个版本的文稿时，启动Word XP，打开A.DOC文档，执行“版本”对话框，选中需要查阅或打印的版本后，按“确定”按钮，系统会在一个新窗口中(通常位于原窗口的下方)打开该版本的文稿内容，即可进行正常的查阅和打印。
特别提醒：①如果你一时记不清所要查阅或打印的版本是其中的哪一个，按下“查看备注”按钮，通过版本备注内容(如果备注内容不多时，其内容在版本对话框窗口中就直接显示出来了；如果太多，就不能全部显示)的提示来帮助你选定。②如果你确定某个版本的内容不再需要时，打开“版本”对话框，选中不需要的版本后，按下“删除”按钮，再确认一下就可以了。③如果你需要将某个版本的文稿另行保存为一个独立的文档，先按上述的操作，打开相应的版本，然后在窗口中，按工具栏上的保存按钮(或执行“文件→保存”命令)，像保存正常文档一样操作就行了。④如果按上述第2步的操作启用了“关闭时自动保存版本”功能，这样的文档最好不要经常打开，因为每打开(关闭)一次系统会保存一个版本，使文档的容量增大。建议不启用“关闭时自动保存版本”功能，而采用上述第4步的操作，需要时即时“保存版本”。⑤经笔者测试发现，尽管Word 2000与Word XP文档之间可以相互兼容，但用Word XP保存的版本内容，Word 2000不支持，请大家小心使用。 33
用好Word的状态栏
在Word中使用一些常用命令的时候，我们习惯于通过选择菜单下的命令来打开并执行这些功能，不过你知道吗？利用Word的状态栏，我们也可以快速完成多个常用命令的执行。(图)
1.打开“查找和替换”对话框
在状态栏上“录制”按钮前面的任何位置双击鼠标，可以打开“查找和替换”对话框，而且Word会自动为我们选择“定位”选项卡，方便了我们操作。
2.快速打开“宏录制”对话框
双击状态栏上的“录制”按钮，可以打开“宏录制”对话框，这比依次执行“工具→宏→录制新宏”命令来打开“宏录制”对话框要方便多了。
3.快速执行修订功能
对于文档的初稿，我们往往要进行多次修改。对此，我们可以利用Word的修订功能来帮助我们进行修改。双击状态上的“修订”按钮即可快速打开或关闭修订功能。
在未处于修订状态时，“修订”按钮显示为浅灰色。而且当我们在状态栏上的“修订”按钮上右击鼠标时，会出现快捷菜单，方便我们操作。
4.选取连续的文本
大家都知道，当我们按F8键后，可以使文本的选取模式处于扩展状态(状态栏上的“扩展”按钮会变得有效)，我们可以在要选取的文本的结束位置单击鼠标或者按键盘上的方向键增加或减少文本的选取范围。而要取消扩展模式，则只要按下Esc键。其实，我们双击状态栏上的“扩展”按钮时
可打开或关闭该模式，显然来得更加方便。
5.切换“插入/改写”状态
一般情况下，我们可以按键盘上的Insert键来切换“插入/改写”状态。但如果我们已经将Insert键的默认功能修改为粘贴功能(执行“工具”菜单中的“选项”命令，选择“编辑”选项卡，选中“用INS键粘贴”复选项可将Insert键作为粘贴键来使用)时，我们就只有在状态栏上双击“改写”按钮来切换“插入/改写”状态了。
6.快速修改拼写和语法错误
在编辑文档时，如果Word正在检查拼写和语法的错误，状态栏上的“拼写和语法状态”指示器图标将在书上出现一支动画笔。如果没有找到任何错误，就显示一个对号。如果找到了错误，就显示“×”，这时你可以根据需要修改错误或忽略错误。
7.取消后台打印任务
当我们给打印机发出打印任务后(一般我们都将打印任务设置为后台打印)，会在状态栏上出现打印机图标，说明Word正在后台打印你的文档。打印机图标旁边的数字显示的是正在打印页的页码。双击打印机图标可取消打印任务。
以上在Word 2000/XP中测试通过。 34
用好Word的目录提取功能
在使用Word 2000自动提取目录功能时，随着目录的生成，文章原来的版式和页码均发生了变化，而且目录的页码和原文档的页码是连续的，这与我们的日常排版有所不同。那么，如何正确使用Word 2000 的目录提取功能呢？下面分为四个步骤谈一下目录的提取方法。
1.作为插入目录的前提，就是将文档中的相关标题信息按照级别用相应的标题或目录样式进行格式化。
2.在文件首字符前插入分节符，使用“插入→分隔符...”命令，弹出窗口(图1)，点选“分节符”中的“下一页”。
3.将插入点移至分节符的后面(即文档部分的第一页)，执行“插入→页码...”命令，在图2中点选格式按钮，在新弹出的窗口中选取“页码编排”中的“起始页码”选项。
4.将插入点移至分节符前面，执行“插入→索引和目录”命令，完成目录的插入。
至此，完成了目录的自动提取，将目录页码进行单独编排，符合我们的日常习惯。 35
用好Word XP中的样式和文本框
一、用好样式
所谓样式，就是字体、段落、标题、正文等文档格式的集合。合理地使用样式，可以一次性对部分或整篇文档的格式进行快速设置。
1.使用样式
(1)选中需要使用某个样式的文本(或者将光标定在该文本所在行)。
(2)用“格式→样式和格式”命令，打开“样式和格式”的任务窗格。
(3)在“请选择要应用的格式”下面的列表中，用鼠标左键单击所需要的样式(如“标题1”)，则该样式即应用于所选的文本上。
友情提醒：①直接按“格式”工具栏上的“样式”(位于“字体”设置框的左边)框旁的下拉按钮，选中一种样式，也可快速给选定的文本设置样式。②如果觉得格式太少，可以按“格式和样式”任务窗格最下端的“显示”右边的下拉按钮，选中“所有样式”选项后，样式就多了。
2.修改样式
(1)打开“格式和格式”任务窗格，选中需要修改的样式。
(2)按右边的下拉按钮，选中“修改”选项，打开“修改样式”对话框。
(3)对选定样式的格式进行重新设置后，按“确定”按钮完成对样式的修改。
友情提醒：①如果希望更改的样式能永久使用，可以选中上述对话框中的“添至模板”选项。②修改Word内建的样式时(如“标题2”)，不能更改其样式名称，但可以在其名称后面加一个逗号后，添加一个别名。
3.新建样式
(1)在Word XP文档中，对一段文本进行格式化(设置好格式)，并选中它。
(2)打开“样式和格式”任务窗格。
(3)按上部的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。
(4)在“名称”栏中输入一个名称后，按“确定”按钮即可。
4.删除样式
打开“样式和格式”任务窗格，选中需要删除的样式，按其右边的下拉按钮，选中“删除”选项，即可删除该样式(Word内建的样式不能被删除，此时“删除”选项是灰色的)。
二、用好文本框