我在单位负责一个内部刊物的编辑工作，常常想把一些报刊的排版样式移植到自己的刊物上，利用Word XP的文本框可方便地达到这一目的。
1.插入文本框
(1)选择“插入→文本框→横排(竖排)”选项，系统在文档中插入一个图形框。将鼠标移至该图形框内，光标变成一个细十字形，按住左键在图形框中拖拉，即可将文本框插入文档中。
(2)如果插入的文本框大小不合适，用鼠标在文本框中单击选定文本框，再将鼠标移到文本框边缘或四角成双箭头时(←→)拖拉，以改变文本框的大小。
(3)如果插入的文本框位置不合适，将鼠标移到文本框边缘成梅花状时，按住左键拖移到合适位置后，松开左键即可。
(4)将文本输入文本框中。
2.设置文本框格式
(1)可以将鼠标移到文本框边缘成梅花状时，双击(或右击并选“设置文本框格式”选项)，打开“设置文本框格式”对话框。
(2)单击相应的卡片，对相应的格式进行设置。如单击“颜色和线条”卡片，将“颜色”设置为白色，则文本框外框将不“显示”，看起来像普通文本一样。
(3)如果要设置文本框中文字的格式，可以单击文本框成选中状态，再选中文字，设置其格式。
3.让文本框中的文本流动起来
将鼠标移到第一个文本框边缘成梅花状时，右击并选“创建文本框链接”选项，此时鼠标变成茶杯状，将它移到第二个文框内单击左键(就像将茶杯中的茶水倒入第二个文本框一样)。仿此操作可以将多个文本框链接起来。
文本框被链接起来后，当向第一个文本框中输入文字时，如果该文本框容纳不下，则文字会自动流动到第二个、第三个?文本框，若删除前面文本框中的部分文字时，后面文本框中的文字会自动倒流回来(这对报刊的编辑非常有用)。
友情提醒：横排和竖排文本框之间不能链接。
三、文本的选择
我们用Word XP来处理文档时，在编辑的过程中，当然少不了要选择文本，下面的选择功能你可一定要掌握。
1.单(多)个文字的选择
(1)将光标移到要选择的文字左(右)边，按住左键拖到该文字的右(左)边即可；
(2)将光标移到要选择的文字左(右)边，在按住“Shift”键的同时，按右(左)方向键选择。
2.词的选择
将鼠标放在要选择的词的任一字上双击。
3.一行文字的选择
(1)将鼠标移到要选择的行左边成空心箭头时，单击左键；
(2)将光标移到行首，按“Shift+End”键；
(3)将光标移到行尾，按“Shift+Home”键；
(4)光标移到行首(尾)，在按住“Shift”键的同时，按右(左)方向键至行尾(首)。
4.多行文字的选择
将鼠标移到要选择的第一行左边成空心箭头时，单击左键并拖动至要选择的最后一行。
5.一句话的选择
将鼠标放在该句中(句号与句号之间)任一位置，按住“Ctrl”键后单击鼠标左键。
6.一段文字的选择
将鼠标移到要选择的段左边成空心箭头时，双击左键。
7.多段文字的选择
将鼠标移到要选择的第一段左边成空心箭头时，双击左键并拖动至要选择的最后一段。
8.任意文本的选择
将光标移到要选择的文本起始处，再将鼠标移到要选择文本的结束处，按住“Shift”键后单击鼠标左键。
9.整个文档的选择
(1)将鼠标移到文档左边成空心箭头时，三击左键；
(2)用“编辑→全选”命令；
(3)直接按“Ctrl+A”组合键；
(4)将光标移到文档开头，在按住“Shift”键的同时，多次按“Page Down”键至文档结尾；
(5)将光标移到文档结尾，在按住“Shift”键的同时，多次按“Page Up”键至文档开头。
10.特定字(词、短语)的选择
用“编辑→查找”命令(或按“Ctrl+F”键)打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”中输入要选择的字(词、短语)后，点击“查找下一处”按钮后，再点击“取消”按钮即可。
11.竖块文本的选择
将鼠标移到起始列左上角，在按住“Alt”键的同时，按住鼠标左键拖至结束列右下。
友情提醒：F8的使用：按一下F8功能键，激活“扩展”功能，按二(三、四、五)下F8功能键，选中一个词(一句话、一段文本、全文)。按“Esc”键，关闭“扩展”功能。 36
用好Word XP中的模板
模板是一类特殊的文档，是某种文档的样式和模型。利用模板可以快速新建一个含有特定格式的具体文档。
1.模板的使用
我们以加载“稿纸模板”为例，看看如何使用模板。
①启动Word XP，在其右边出现“任务窗格”(如图1，如果没有，可以执行“视图→任务窗格”命令打开它)，点击“根据模板新建”栏目下面的“通用模板”选项，打开“模板”对话框。
②单击对话框中的“报告”卡片，选中“稿纸向导”模板，按“确定”按钮。
③在随后弹出的“稿纸向导”中，一步一步对稿纸样式进行适当的设置后，即可产生一个空白的稿纸文档。
④将文本内容输入空白稿纸中，即可打印出带稿纸格式的文稿(如图2)。
提示：
●不能直接用工具栏上的“新建”命令，否则打开的是默认模板(Normal.dot)。
●Word XP为了节省空间，一部分模板在用默认方式安装时没有加载，第一次使用某个模板时，在上述第②步的操作中，系统要求你插入Word(或Office)XP安装光盘，用于加载该模板。
●以后再使用该(稿纸)模板时，只要点击“任务窗格”中相应模板(稿纸向导)即可。
●你还可以通过登录微软网站，下载一些特殊的模板。
2.模板的修改
如果你对某一个模板的样式不满意，可以对它进行修改。
①用“文件→打开”命令，打开“打开”对话框。
②从“文件类型”下拉列表中选择“文档模板(.dot)”。
③在文件名列表中选中需要修改的模板文件(通常位于C:\\Program Files\\Microsoft Office\\Templates\\2052文件夹中)，单击“打开”按钮，打开该模板。
④修改普通的Word文档一样，修改模板的样式，直到你满意为止。
⑤保存你所做的修改即可。
3.模板的新建
如果你经常须要处理一种特定格式的文档(如单位下发的文件)，你可以自己新建一个模板。方法如下：
①新建一个空白文档。
②输入一些固定的文本，设置好相应的字体、字型号、颜色、页面等格式。
③用“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框。
④从“文件类型”下列列表中选择“文档模板(*.dot)”。
⑤在“文件名”后面的方框中输入一个便于记忆的名称(如“常用文档.dot”)，按“确定”按钮。
⑥以后要使用该模板时，仿照上面“模板的使用”操作，在“常用”卡片下选择到该模板(常用文档)即可。
提示：如果你经常要使用上述新建的模板(常用模板.dot)，你可以将它设置成“默认模板”：进入C:\\Windows\\Application Data\\Microsoft\\Templates文件夹，将其中的Normal.dot模板改名备用，再将“常用模板.dot”改名为“Normal.dot”，以后再次启动Word XP时，系统自动按你上述新建模板的格式要求建立一个空文档供你使用。 37
用好Office的协作功能
利用Office各个组件之间的协作功能，可以大大简化信息的处理过程，提高工作效率。让我们来看看如何用协作功能来实现Word与Powerpoint两种文档的迅速转换(以Office XP为例)。
一、用Word文档创建演示文稿
当用Word文档创建Powerpoint演示文稿的幻灯片时，Powerpoint将使用Word中的标题样式来决定每一张幻灯片的标题和正文。通常在Word中设置为“标题1”格式的那些段落将成为即将创建的Powerpoint演示文稿中每一张幻灯片的标题，而设置为“标题2”格式的文本将成为相应标题下的幻灯片中的第一级文本，依此类推。
此外，设置为“标题”样式的段落和设置为“标题1”的效果是一样的，均用于幻灯片的标题。在Word文档中，设置为“正文”样式的段落将不作为创建的幻灯片的内容。
要转换成功，首先要在Word中将这篇文稿的一些段落按照在幻灯片中出现的角色(标题、一级正文、二级正文等)进行格式的设置。
1.在Word中设置文档格式
①通过“格式”工具栏设置
在“页面”视图方式下，选择要设置标题样式的段落(可以将光标定位在段落的任意位置，或选中整个段落)。然后单击“格式”工具栏中的“样式”下拉列表，选择相应级别的标题样式即可。
提示：选择“样式”下拉列表中的“其他”项，在右侧的“样式和格式”任务窗格中，单击“显示”下拉列表并选择“所有样式”，可以选择更多的标题样式。
②通过“大纲”工具栏设置
在大纲视图方式下，选择要设置标题样式的段落，然后在“大纲”工具栏中，单击“大纲级别”下拉列表并为该段落选择一个级别。可选级别为1到9，和标题样式的9种形式是一一对应的。
设置级别的段落会按照级别的高低构成一个树形结构，级别为1的段落作为树结构的主干，其他级别的段落则分别作为相应主干的子分支出现，非常直观。
提示：这种方式适用于设置一个文档的大纲，对于级别为“正文文本“的段落最好全部删去，否则，转换为演示文稿时，会创建一些以这些段落为标题的垃圾幻灯片，影响转换的效果。
2.转换和插入
设置好格式后，在当前的Word文档窗口中，点击“文件→发送→Microsoft Powerpoint”。这时会自动启动Powerpoint程序，并以“普通”视图方式显示创建的第一张幻灯片。至此，就完成了Word文档向Powerpoint演示文档的转换。
如果在现有的Powerpoint演示文稿中，插入由Word大纲文档创建的幻灯片，可以进行如下的操作：
在Powerpoint中，打开想插入幻灯片的演示文稿，并将要在其后插入新幻灯片的幻灯片设置为当前显示，然后选择“插入”菜单中的“幻灯片(从大纲)”项，在弹出的“插入大纲”对话框中选择所需的设置为大纲的Word文档。点击“插入”按钮后，Powerpoint就会自动地将由Word大纲文档创建的幻灯片插入到演示文稿中。
二、将演示文稿转换为Word文档
在当前的演示文稿窗口中，点击“文件→Microsoft Word”，在弹出的“发送到Microsoft Word”对话框中，选择你希望的Word文档的版式，如图所示。
各选项含义如下：