到Word XP文稿中即可。
Word XP的页眉和页脚将会使你文稿版面的视觉效果提升一个档次，而Excel XP的图表运用更会使你的文稿更形象直观。 44
让文档图片编号自动化
图片是增强文档说服力的重要手段，给它们编号是文档编辑必不可少的工作。多数用户采用手工方法给图片编号，其缺点是显而易见的。一旦文档中增加或删除了图片，你必须从头对编号进行修改。这对含有大量图片的文档来说工作量很大，操作枯燥、极易发生错误。为此，图片编号的自动化显得非常重要。本文以Word XP为例，介绍图片编号自动化的实现方法。
一、定制图片编号
实现图片编号自动化的工具是“题注”。假设我们要在图片下方插入“图1”、“图2”这样的编号，由于Word XP没有提供这种标签(即编号前缀)样式，必须通过手工定制满足上述要求。
1.新建标签
单击Word XP“插入”、“引用”子菜单下的“题注”命令，即可打开图1所示对话框，其中内置的“标签”仅有“表格”、“公式”和“图表”。假如我们需要的标签是“图”，可以单击图1中的“新建标签”按钮，在对话框(图2)中输入“图”，确定以后即可在图1的“标签”下拉列表中看到它。
提示：如果你不再需要“标签”下拉列表中的某一项，只需让它在“标签”框中显示，单击“删除标签”就可以将它删除。
假如你的图片编号(后缀)需要采用其他格式，如一、二、三等类型。可以单击图1中的“编号”按钮。打开图3所示对话框，在“格式”下拉列表中选择你需要的编号样式。如果你的图片编号需要包含章节号，只需将图3中的“章节号”选中，然后在下面的列表中选择“章节起始样式”和分隔符样式。
2.自动插入题注
为了提高工作效率，Word XP提供了自动插入功能。当你在文档中插入图片(或其他对象)以后，它就会根据设置自动将题注(图片编号)放到指定位置。
启用这种功能的方法是：单击图1中的“自动插入题注”功能，打开图4所示对话框，根据需要复选其中列出的若干对象(例如“Microsoft Word图片”)。然后打开“使用标签”和“位置”下拉列表，选择自动插入题注时使用的标签和题注所在位置。完成后单击“确定”按钮退出。
二、插入图片编号
1.自动插入
假如你选中了图4中的“Microsoft Word图片”，只要在Word文档中插入图片。Word XP就会按照图4的设置自动将编号放入特定位置。当你再次执行图片插入操作以后，图片编号的前缀不变、后
缀顺序增加，并按原来的设置自动插入文档。一般来说，此法适用于直接插入图片的文档。
2.手动插入
如果你没有设置“自动插入题注”(即图4中什么也没有选)，可以在文档中找到插入图片编号的位置。然后单击“插入”、“引用”子菜单下的“题注”命令，打开图1所示对话框，选择好“标签”样式后单击“确定”按钮，图片编号就会插入光标所在位置。再次执行上述操作，编号同样按前缀不变、后缀顺序增加的原则插入。此法比较适用于图片没有插入文档，但是需要在文档中标注图片编号的场合。
三、调整图片编号
文档插入图片以后，增加或删除图片是“家常便饭”。这种情况下可以按以下原则操作：
1.插入编号
如果你在原来的编号之间插入了新的图片编号，Word XP会自动进行调整，使编号符合顺序排列的原则。假如你的“图16”后面插入了一幅新图片，则Word XP自动将它命名为“图17”，并将原来的“图17”修改为“图18”，以此类推自动完成编号的整体调整。
2.删除编号
假如你删除了文档中的某幅图片，只需将对应的编号删除。然后按以下方法调整后续编号：首先选中已删除编号前后的某个编号，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“选择格式相似文本”，将文档中的所有图片编号选中。再次单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“更新域”命令图5，所有图片编号就会自动顺序调整。
提示：使用上述方法时，图片应该直接插入文档。而不要放入文本框，否则不能采用“选择格式相似文本”的方法选中图片编号。
3.修改编号的字体和字号
如果你要调整所有图片编号的字体和字号，可以按上面介绍的方法将它们全部选中。然后使用“格式”工具栏中的“字体”和“字号”工具进行修改。如果你想单独修改编号的某个部分，可以将需要修改的部分选中，然后使用相同方法进行修改。 45
让Word自动去掉文档最后一页
你编辑了一篇较短的Word文档，在第2页也就是最后一页上，仅有一两行文本。这样的文档打印出来后，看上去一定比较别扭。以下的方法可以让Word自动减少文档页数，以防止将文档的一小部分单独排在一页上。
一、预览法
1.在“文件”菜单上，单击“打印预览”命令。
2.在预览状态下，在工具栏中，单击“缩小字体填充”按钮。
此时，Word将自动缩小文档中所用的每种字体的字号，以使文档少去最后一页，而且恰好能够容纳文档的所有内容。
二、快捷法
如果你觉得上述方法需要切换视图模式，稍嫌不便，那么可以把这个“缩小字体填充”按钮添加到Word常用工具栏中，方法是：
1.在“工具”菜单上，单击“自定义”命令。
2.单击“命令”选项卡，在“类别”框中，单击“工具”，然后在“命令”框中，找到并单击“减少一页”，并左键将它拖放到常用工具栏中的适当位置。
此时，“缩小字体填充”按钮就出现在常用工具栏中了。以后，要让Word自动去掉最后一页，你就只须单击常用工具栏中的“缩小字体填充”按钮就万事大吉了。 46
让Word正确显示英文音标
当你把“金山词霸”为英文单词标注的音标复制到Word文档后，却发现Word并没有正确显示出音标来。这是为怎么呢？
一、探源
原来英文音标被定义为一种特殊的字体即“Kingsoft Phonetic Plain”字体，要让Word正确显示音标，你只需要选中音标，然后在格式工具栏“字体”列表框中选择“Kingsoft Phonetic Plain”即可。
二、替换
如果你的文档中有许多未被正确显示的音标，可以用下述的方法快速地将它们修改为正常显示。
1.在“编辑”菜单中，单击“替换”命令，打开“查找和替换”对话框。
2.英文音标都被半角的“[]”括起来，我们首先将这个半角的“[]”更改为全角的“[]”，方法是：单击“查找内容”框，并输入一个半角的“[”；单击“替换为”框，并输入一个全角的“[”；单击“全部替换”按钮。同样，也把半角的“]”替换为全角的“]”。
3.单击“查找内容”框，并输入“ ”。需要注意的是：在此输入的“[”和“]”为全角，“*”为半角；选中“使用通配符”复选框(如果看不到该框，请先单击“高级”按钮)，实际上，我们之所以把半角的“[]”替换为全角的“[]”，就是因为半角的“[”、“]”和“*”全部为通配符；单击“替换为”框，然后单击“格式”按钮，再单击“字体”，打开“替换字体”对话框，在“西文字体”下拉列表框中，单击“Kingsoft Phonetic Plain”，单击“确定”按钮；单击“全部替换”按钮。
怎么样，文档中所有的音标都正确显示出来了吧！当然，如有必要，你可以再把全角的“[]”替换回半角的“[]”。
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巧用Word修改图片
平时工作时我经常要对图片进行一些加工处理，所以在我的计算机里有好几种图片处理工具。但是在公用机房里，因为很少安装有这些软件，使用起来就不那么得心应手了。有什么解决的办法吗？
其实图片处理最常用的不外乎是更改图片格式(将BMP格式改成JPG格式使图片个头变小)、更改图片的分辨率、改变亮度、改变对比度、剪裁多余部分等等，而这一切我们常用的Word绝对可以胜任，甚至还会给你带来意想不到的惊喜。
运行Word XP，执行“插入→图片→来自文件”，在弹出的对话框中选择你希望加工的图片。我在这里插入了一张动物的壁纸“animal.bmp”。
然后单击插入的图片，将会弹出一个“图片工具”浮动面板(图1)。如果没出现，可执行“视图→工具栏→图片”，即可出现。
图片工具从左到右依次是：“插入图片”、“颜色”(可将图片改成“灰度”、“黑白”、“水印”效果)、“增加对比度”、“降低对比度”、“增加亮度”、“降低亮度”、“剪裁”、“向左旋转”、“线型”(为图片添加边框)、“压缩图片”、“文字环绕”、“设置图片格式”、“设置透明色”、“重设图片”。
1.改变图片的大小(分辨率)
将光标放在图片的四个顶角之一，在出现双向箭头后，移动鼠标，便可更改图片的大小。
2.更改图片的亮度、对比度
如果要想增加图片的亮度，只须在图片选中的情况下点击“增加亮度”即可。
3.旋转图片
执行“向左旋转”，每次点击，图片都要逆时针转动90°。如想旋转任意角度，先点击“文字环绕”，任意选择其中的一种方式(比如四周型环绕)，再将光标放在绿色的圆圈上，拖动鼠标，图片就跟着旋转。
4.为图片添加艺术字
(1)点击“插入→图片→艺术字”，在弹出的艺术字库中，选择适合的样式。确定后进入艺术字编辑窗口，输入文字，调整字体和字号，确定退出。
(2)选中艺术字，设置为“文字环绕”方式(比如四周型环绕)，将艺术字移动到图片上的适当位置。
在执行这一步骤前，必须确认图片也已进行了“文字环绕”方式的设置。如果发现图片将艺术字覆盖，则选择图片，单击右键，在弹出的菜单中执行“叠放次序→置于底层”，这样艺术字就显露出来。
(4)选定艺术字，在按下“Shift”键的同时选中图片，击右键，在弹出的菜单中执行“组合→组合”。
艺术字就和图片形成一个整体(图2)。
5.裁剪图片
选中图片，点击图片工具栏中的“裁剪”，图片四周会出现几条黑线，将光标放在黑线上向图片里拖动，这时将有一条虚线跟着移动，释放鼠标后，光标经过区域的图片即被裁剪掉。
当然使用其他选项还能将图片设置成水印效果和设置透明色等等。刚才所进行的设置也可以在点击“设置图片格式”出现的窗口中进行操作。这些大家动手试试就知道了。
6.导出图片
执行“文件→另存为Web页”，在弹出的“另存为”窗口中选择文件夹，填入文件名，如“巧用Word修改图片.htm”，确定后打开对应的文件夹，发现除了刚才这个htm文件外，还有一个名为“巧用Word修改图片.files”的文件夹，打开这个文件夹你会看到还有两个图片文件image001和image002(如果你只插入一张图片)，当你插入的文件是bmp文件时，会生成一个保持原分辨率和原图像品质的png图像，不过个头却小多了，像我插入的这个BMP图片现在只有区区145KB的容量。这还不是最神奇的，它还会生成一个image002.jpg文件，其分辨率就是调整后的分辨率，文件竟只有7.84KB。当然由于调整时图片缩放程度不同，大小也有差别，这个图片现在的分辨率为544×435，原图片为1280×1024。另外，如果你执行了旋转操作，生成的会是一个gif文件。
如果插入的是jpg文件，则会生成一个同样大小的image001.jpg和压缩后的image002.jp2。另外你所添加的文字、做的修改都在新图片中实现了。怎么样，Word在处理图片时的功能是不是也非常强大呢！ 48
巧用Word文档打印Excel数据
在我们实际应用中，为了方便数据的管理(如数据查询、排序、分类、汇总等)，常常将一些数据源放在Excel工作表中(图1)，而有些时候需要将这些数据源逐一用Word文档(图2)打印出来以便于实际工作的需要。下面笔者以实例来介绍这一问题的解决方案。
1.创建打印文档
在一张A4纸上创建图2所示的文档，必须通过调整页边距等方法将文档刚好排版成一页后保存。
2.邮件合并
①点击“工具”菜单栏→“邮件合并”→在弹出“邮件合并帮助器”对话框内单击“创建”下拉箭头，选定“套用信函”，在弹出对话框内单击“活动窗口”。
②单击“获取数据”下拉箭头，选定“打开数据源”，弹出对话框，在“查找范围”下拉框内选定Excel数据源所在的位置，在“文件类型”下拉框内选定“所有文件”。单击“打开”按钮，在弹出对话框中选定“整张电子表格”后确定。此时窗口内多了一个“邮件合并”工具栏(图3)。
③ 单击工具栏上“插入合并域”下拉箭头，便可出现文档内各项目对应的域名，然后将这些域名逐一添加到文档中相应的位置上。