①备注在幻灯片旁和空行在幻灯片旁：转换时，Word会自动创建一个包含3列隐藏表格的文档，表格行数为演示文稿所包含的幻灯片的数量。第一列为幻灯片的名字，第二列为幻灯片的实际样式。如果选择的是“备注在幻灯片旁”，则第三列为幻灯片的备注说明；如果选择“空行在幻灯片旁”，第三列则出现几行空行，可以手动为幻灯片添加一些说明。
②备注在幻灯片下和空行在幻灯片下：与前两种版式图不同的是，Word将按照幻灯片名、幻灯片实际样式、备注或空行从上到下依次将幻灯片进行排列。初始状态下，一张幻灯片将占用一页文档的空间，可以通过手动调整，将几张幻灯片排列在一页文档中。
③只使用大纲：在生成Word文档时，Word将按照幻灯片的主题、一级正文、二级正文等构成一个大纲，没有幻灯片的实际样式和备注。对于只想了解整个演示文稿的大纲结构，使用这个选项还是很有用的。
④粘贴：只适用于前四个选项。该选项和前四个选项配合使用，可以将每一张幻灯片都粘贴到Word文档中。在生成的Word文档中，双击文档包含的幻灯片对象可以激活Powerpoint对幻灯片进行修改。
⑤粘贴链接：同样只适用于前四个选项。该选项和前四个选项配合使用，可以将幻灯片插入到Word文档中，并建立到演示文稿源文件的链接，每次打开生成的该Word文档或当演示文稿修改时，文档中包含的幻灯片会自动更新。
选择好合适的选项后，点击“确定”，会自动运行Word程序，并将演示文稿按照要求的格式进行转换。至此，完成了Powerpoint向Word文档的转换过程。 38
用Word制作复杂的表格
专业的表格如果用统计、财务类专业软件制作，不仅操作复杂，而且软件难寻，人们往往只能望而却步。其实，用Word 2000同样可以制作出精美、复杂的表格。
表格的框架可以用两个方法来形成，一是“手工法”：通过“绘制表格”用鼠标一行一列地绘制，这个方法有点儿原始，不仅太慢，而且行与行、列与列的距离不容易协调。二是“自动法”：通过菜单栏上“表格”下的“插入”选择“表格”(图1)，在弹出的“插入表格”选项中修改列数、行数，点击“确定”之后，一个粗略、简单的表格就形成了。这个方法的优点是快捷、简明，表格中行与行、列与列的距离自动等距。
如果表头有斜线，就在菜单栏“表格”项下选“插入斜线表头”，在“表头样式”下选出自己所需的表头就行了，如图2所示。在出现的表头中插入所需的文字并调整好位置，轻轻松松就可得到图3所示的表格。
表格内的文字(不含表头)排列方式可以通过“表格和边框”工具栏上“单元格对齐方式”按钮，然后在出现的九种格式中选择所需的格式。也可以将鼠标移至表格内空白处，单击右键，在弹出的菜单中点击“单元格对齐方式”，在展开的子菜单中，也会出现九种备选的格式。图3的表格选取的是“中部居中”的格式。
如果我们在“插入表格”选项框，点击“自动套用格式”按钮，就会看到在“表格自动套用格式”选项中有很多的格式任你选用。可按你的需要选择一种而制作出如图4“预览”框中所示的立体表
格了。 39
驯服“捣乱”的输入法
Windows XP或Office XP的用户，在使用智能ABC输入汉字的时候，会发现要输入汉字的地方没有出现汉字提示框，打了几个字符也毫无反应，真让人上火。不过，细心的用户就会发现：在屏幕的底下，有一条字符提示框，但是很小，不容易被发现，而且，只有在输入某个汉字的全拼时，才会出现汉字，你若用鼠标把它移到你方便看到的地方，当你再输入字符时，它又会回到底下，真是拿它没办法，这是为什么呢？
想想以前使用智能ABC时，每输入一个字符，在要输入汉字的附近，就会出现一个字符提示框，让你随时选择所需要的汉字，就像你的影子一样，总是跟着你。会不会是你的影子没有了？当然不会，只不过它隐藏起来了。为了找到它，我试着单击输入法工具栏的小三角，点击“设置”，出现了“文字服务与输入语言”对话框，单击选中“中文(简体)→智能ABC”，激活“属性”按钮，单击“属性”，出现“智能ABC输入法设置”对话框。“风格”中有两个选项，一个是“光标跟随”，一个是“固定格式”(默认为“固定格式”)，我想都没想，就单击选中“光标跟随”，然后一路“确定”退出，打开记事本一试，奇迹出现了，熟悉的字符提示框又回到我身边了！ 40
修复Word文档一法
近日，朋友在打开软盘中的DOC文档时，出现如图所示的错误，按“确定”后文档无法打开，于是向笔者请教。
笔者首先观察该文档属性，但没发现任何问题，确认软盘并没有问题后，将该文档复制到硬盘上，双击后仍出现上述提示，无法打开。将文档扩展名修改为TXT(文本格式)，双击后，文档竟然打开了，但美中不足的是，TXT文本只支持文字，文字排版格式以及表格都没有了。
笔者又将该文档扩展名修改为WPS(WPS文档)，然后用WPS Office打开修改后的文档，发现表格、格式都找回来了。但朋友又提出排版页数(页面)跟原来不同，重新排版很困难。抱着试一试的态度，笔者在WPS Office中将打开的文档另存为RTF文件(另存文档与改扩展名有本质的差别)，然后用Word打开，发现格式好多了，页数(页面)跟原来的基本吻合。至此，问题已经解决。
值得一提的是，我们在存盘时可能会出现这样的情况：明明已将Word文档存进软盘，但在另一台电脑上却找不到。这可能是保存时出了意外，原文档变成了“~WRL0002.tmp”之类的挽救文档(文件名常为~WRL000X.tmp，TMP为临时文件扩展名)，文件属性为“隐藏”。只要在“文件夹选项”中去掉“显示所有文件和文件夹”前面的钩，就可以找到这个临时文件。为安全起见，可用Word打开该文档后将它另存 41
文稿自动签名五法
辛辛苦苦写好文稿，别忘了签上自己的大名、地址、邮编、联系电话、电子信箱??为了偷懒和不忘记签名，我想了几个办法，签名非常快捷，今天教给大家，以后可不要忘记签名了。
一、自动图文集法
先在Word中输入自己的“姓名、地址、邮编、联系电话、电子信箱??”，再将这段文字选定，然后点击“工具”菜单下的“自动更正”项，在弹出的“自动更正”对话框中选择“自动图文集”选项卡，在“请在此键入自动图文集词条(U)：”下面的文本框里输入该自动图文集的名字，如你自己的姓名(图1)。下面的“预览”框里有你所选定的签名内容，确认无误后，点击“添加”按钮再点“确定”退出。以后当你写完稿要签名时，只要在签名处输入刚才设定的自动图文集名，然后按下F3键即可出现你的姓名、地址、邮编、联系电话、电子信箱??等全部你设定的信息，方便吧！
二、文档碎片法
先在Word里制作好自己的签名内容(姓名、地址、邮编、联系电话、电子信箱??)。然后让Word以还原的方式显示，最后用鼠标选定签名内容，将它拖到桌面或某个文件夹下。放开鼠标后，桌面上或某文件夹内会出现一个“Document碎片??”的图标(图2)。下次写完稿后，把该图标直接拖入文档签名处即可。
三、手工造词法
手工造词这个功能相信大多用户都用到过。以王码五笔4.5为例，先用鼠标右击输入法状态栏中间部分，在弹出的菜单中选择“手工造词”项，弹出“手工造词”对话框，在这个框里输入你的“签名”，然后在“外码”中为“签名”定义一个好记且方便输入的外码，当你写完稿时只要在五笔输入状态下输入刚才“签名”的外码即可。(注：这个方法只能定义一个20字的词语)
四、录制“宏”法
运行Word后执行“工具/宏/录制新宏”命令，会弹出“录制宏”对话框，在“宏名”框里输入“宏”名字，如自己的名字或签名等(图3)，再点击“键盘”按钮，弹出“自定义键盘”对话框，在“请按新快捷键”框内定义此宏的快捷键，如“Alt+1”，按下该快捷键，即可执行宏命令，然后单击“指定”按钮。接着在文档中输入自己的签名内容，完成后按下“工具/宏/停止录制”命令或点击“宏”工具栏里的“停止录制”按钮，大功告成！当你写完稿后，按下刚才的快捷键“Alt+1”即可出现你的“签名”了。（注：定义“宏”的快捷键时不要与Windows和Word中已有的快捷键相同，否则将不起作用。）
五、保存模板法
先运行Word，输入你的“签名”后点击“文件/保存”，弹出保存对话框，在“保存类型”下拉选框里选择“文档模板”(图4)，然后为模板文档起一个名，保存到某文件夹下。当你下次写稿时只要双击这个模板写稿即可，不需要再录入签名了。
此五法中，数第一法与第四法较为方便。若签名内容较少则第二法为好；若你经常忘记签名则建议使用第五法，一打开就已经输好了，不用你再手工输入。大家可以根据自己的喜好进行选择。 42
文稿校对轻轻松松
作为文字工作者，遇到最头痛的工作之一莫过于校稿。笔者这里为大家介绍一款用电脑帮助文稿校
对的工具──即时语音提示&校对软件。
一、软件的下载和安装
该软件可以从http://www.newhua.com处下载，文件名为instalk271sp2.exe，软件大小8.34MB，本软件是共享软件，免费试用期为30天。它的安装非常简单，只要一路点击“Next”就可以完成。完成安装后会自动在开始菜单建立一项名为“即时语音提示&校对软件”的文件夹，运行其中的“InsTalk”即可启动程序，软件启动后界面如图1所示。
二、软件的设置
该软件的界面非常简单，仅由三个按钮组成。在使用前需要进行一番设置，首先用鼠标右键单击程序运行界面，在弹出的菜单中选择“设置...”选项，这时会出现设置窗口图2，这里共有四个标签可以进行设置。
1.窗口：在这里可以设置软件运行时的窗口模式。选中“自动定位窗口”可以根据当前的活动窗口自动确定位置，使用起来非常方便。
2.提示：这里设置的是键盘提示速度和提示方式等相关信息。如果希望电脑朗读语速慢一些可以将“提示速度”的滑块向左拖动，反之则向右拖动。“提示方式”中可以设置是否让程序读出英文字符，以及使用相关的输入方法在汉字上屏后是否朗读等。选中“无读音字报警”还可以使程序对不能识别的字发出声音。
3.朗读：“朗读速度”和刚才提到的“提示速度”的功能差不多，只不过它是设置机器连续朗读文本的速度。“朗读对象”设定程序识别的不同区域，在这里我们可以指定剪贴板、文件或编辑窗口。
4.语音库：这是一个非常重要的选项，单击“设置”按钮弹出“语音库设置”对话框。我们可以选择是否让程序读出标点以及特殊的符号。如果是通常校稿，则建议将所有复选框选中。如果想用它来读电子书，就将复选标志去掉。
三、软件的使用
完成设置以后就可以使用它进行文稿校对了。首先打开需要校对的文档，右键单击本程序的界面，选择“朗读→编辑窗口”，然后使需要校对的文档作为当前窗口，单击软件上带有“停”字的按钮，程序就会自动朗读。如果中途需要暂停，只要单击右边的播放按钮即可，再次单击则继续朗读。
我们还可以让程序“念”出剪贴板上的内容，先将需要校对的内容复制到剪贴板中，然后在程序右键菜单中选择“朗读→剪贴板”，再单击“停”字按钮即可。
这款软件操作方便，功能非常实用，对于经常要校稿以及喜欢看电子书的朋友帮助很大，你不妨下载一试。 43
为你的文稿“化妆”──页眉、页脚及图表的典型应用
前提：文稿的内容已输完，字体、字号、段落等都已排好。
目的：突出版式风格，扮靓文稿。
一、添加页眉和页脚
我们把页眉的内容设为文稿的标题，页眉的右上角加上企业的标志；由于文稿首页就有标题，因此首页页眉最好与次页不同。
1.在Word XP中打开文稿，执行“视图/页眉和页脚”。
2.弹开页眉和页脚工具栏上的“页面设置”对话框(图1)，在“页面设置/版式”对话框中，选中“首页不同”复选框。然后根据所设定的“页边距”大小设定页眉和页脚的“距边界”。
3.借助工具栏的“显示上(下)一项”按钮分别在首页页眉和次页页眉中输入内容，并插入企业标志。
4.在页脚区域，输入页脚内容，并将“页码”置于页面的右下角。
为使页面美观，我们可以在页脚和页眉区域分别画一条直线来修饰(图2)。如果不想在首页使用页眉或页脚，可将页眉或页脚区保留为空白。
当光标在页眉、页脚区域时，可在该区域内任意插入文本或图形，其编辑与普通文本相同。如果文稿要双面打印，可选择图1中的“奇偶页不同”来实现奇、偶页页眉的变化。如果要为文稿的某部分创建不同的页眉或页脚，文件必须首先分节，如果未进行分节，可在希望开始包含不同页眉或页脚的新节位置插入分节符后再添加。
二、添加图表
Excel XP的图表功能可以方便地制作像电视、报纸上类似的柱形图、折线图等图表。图表的最大优点是：能使表格中的数据更直观的显现出来。在Word XP中，执行“插入\\图片\\图表”也可调出Excel XP的图表，为了方便对图表的编辑，在Word XP中把欲用图表表示的表格复制到Excel XP工作区中(图3)，把该图中各园区的“起步价”、“最高价”、“平均价”用柱形图表示出来，便于直观比较。
1.在Excel XP中选中欲用图表表示的内容，点击工具栏“图表向导”按钮。
2.在图表向导“步骤之一 ──图表类型”中选用“柱形图”，“步骤之二──图表源数据”中选择“系列产生在行”，其他选默认值，确定后即可生成如(图4)所示的图表。
图4生成的柱形图显然不完全符合我们的使用及视图习惯。
调整柱形图的“系列”柱颜色。大多数公文都用黑白打印，图4柱形系列为彩色，若用单色不加修饰打印将影响识图。单击一个柱形系列，在右键“数据系列格式”中选择“内部”，用适当的灰度颜色填充，然后在“填充效果”中选择适当的图案来填充。依次格式其他“系列”柱。
由向导生成的图表(图4)“数据轴”(y轴)刻度单位较大，各“系列”生成的“柱”不太容易比较。由于柱形图只需表示不同部分，相同部分可以截掉，以免影响识图。单击图4“数据轴”(y轴)弹开右键“坐标轴格式”。按(图5)设定值即可调整为(图6)所示的明晰、易比较的柱形图。
此外，还可对“图例区”、“绘图区”等进行格式化。图表格式化完毕，选中“图表区”，将它复制