④ 单击工具栏上“ABC”命令按钮，数据源的第一个记录所有信息将出现在文档中相应的位置上。单击 “合并到文档”命令按钮，就可以将数据源中所有记录信息合并到新文档中。浏览无误后可将它一次性打印出来(“邮件合并”工具栏上其他命令按钮读者不妨自己试试)。
注意：如果文档中项目有多个数据(如图2中有多个签单人姓名)，则在数据源中，将该项目设置为相同字段名的多个字段，因为一篇文档只能打印一个记录。 49
巧用Word输入生僻字
大家在使用计算机输入时，常会遇到一些生僻字吧。这些字用普通输入法，常常无法输入。用造字程序造字，麻烦不说造出来的字也比例失调。于是，就干脆让生僻字空着或用一个类似的字替代，或者打印出来后手写上去。这样既影响了美观而且很不规范，其实我们可以用Word来输入这些生僻字。
因为在Word“CJK统一汉字”字库里就有我们需要的生僻字，所以只要找到并插入它们便能轻松解决。如何在浩瀚的汉字库中，迅速找到需要的字呢？其实方法很简单，因为字库中字的排列，就是按字典常用的部首检字法来排列的。例如我们要输入“翀”字，只要先在Word中输入与该生僻字偏旁相同、笔画相近的“翁”字，然后选定“翁”字，再点击“插入”菜单选“符号”栏，在跳出的对话框“字体”选项中选择“标准字体”，在旁边的“子集”选项中找到“CJK统一汉字”集，一下子就定位到了“翁”字，再稍加查找就能找到我们需要的生僻字“翀”字，选中插入即可，就这么简单。也许你会问，在Word里面可以这样做，但在另外的一些软件里面，并没有“CJK统一汉字”字库，那该怎么办呢？方法就是一句话：先在Word中输入，然后复制过去就可以了。 50
巧调Word字符间距
1.调整汉字与英文字母间的距离
Word中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔，这个间隔有一个空格大小，但我们却无法删除掉。例如：我们输入“中文Word 2000技巧”，在“中文”和“Word”之间以及“2000”与“技巧”之间都有这段间隔。如果我们不需要这段间隔，可按如下方法消除：按“Ctrl+A”选定全部文档，选择“格式→段落→其他”，在“其他”选项卡中取消“字符间距”设置框下面的“中、英文间自动调整间距”和“中文、数字间自动调整间距”选项。
2.任意修改字间距
在Word中修改字间距很不直观，有的用户甚至不知道该如何设置字间距，而不得不使用系统默认值。Word的字距有“标准”、“加宽”、“紧缩”等三种，其中“标准”字距即默认字间距，它的实际距离不是一成不变的，而是与文档中字号的大小有一定的关系。“加宽”间距是在“标准”的基础上再增加一个用户指定的数值，“紧缩”则是在“标准”的基础上减去一个用户指定的数值。由于“加宽”和“紧缩”都是在“标准”的基础上进行调整，字号变化时，间距也会自动调整，不至于出现字号与字间距不匹配的情况。
调整字间距的方法如下：选定文本，点击“格式→字体”，选择“字符间距”选项卡，在间距下拉
列表中选择适当的类型和增添或减小的间距数值，最后点击确定即可。
3.任意修改行距
Word中提供了多种标准的行距供选择，在“格式→段落”的“缩进和间距”选项页中，“行距”框里提供了行距的选择列表，包括“单倍行距”、“最小行距”等。可是标准行距并不一定符合我们的需要。例如，当我们希望行距尽可能小时用“最小行距”就满足不了要求。如果我们想要任意设置行距的大小，可以将行距设置为“固定值”，然后在右边的“设置值”对话框里任意输入行距的磅数即可做出相应的调整。 51
奇妙的自动图文集
我们使用Word编辑文档时，常常要在文档中多次输入同样的一些内容，例如工作单位、联系地址等，十分繁琐。插入域、录制宏、制作自动图文集就可以使录入更方便。这三种方法各有特点，但利用Word提供的自动图文集功能却是最便捷的方法。
一、制作自动图文集词条
1.选择你想制成自动图文集的文字(或图形)，进行必要的格式设置后，选定以上内容。
2.从“插入”菜单中选取“自动图文集”选项，然后从子菜单中选择“新建”命令。
3.在弹出的“创建自动图文集”对话框中，接受Word默认的名称或者键入自己定义的名称。
4.单击“确定”按钮即完成制作。
二、使用自动图文集
创建了自己的自动图文集词条之后，在文档中只须键入自动图文集词条名称的前几个字符，Word将在未输入完的文字上放置一个黄色方框，其中显示了完整的自动图文集词条，此时按下Enter键或F3键即可接受该词条。当然要拒绝该词条，只需继续键入。
向文档中添加自动图文集，也可以使用“插入”菜单中的“自动图文集”命令，但只有上述方法才可充分显示自动图文集的“自动性”，但必须是开启了“记忆式键入提示”功能，其步骤如下：
1.在“工具”菜单中选择“自动更正”命令，随后弹出“自动更正”对话框。
2.单击“自动图文集”选项，选中“显示有关‘自动图文集’和日期的‘记忆性键入’提示”复选框。
3.单击“确定”按钮。
一旦开启这项功能，同时也就可以快速插入当前日期，只需键入当前日期的前四个字符(比如2002)，然后按下回车键或F3键，即可快速插入当前日期了。
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妙用Word的“插入文件”功能
1.合并文档。可以将若干Word文档、Web页、Rtf文档、Word模板或文本文件合并成一个文件。
打开第一个要合并的文档，然后点击“插入→文件”，选择要插入的文档，可以一次选中多个文档(注意插入后的顺序和选中的顺序相反)，单击“插入”按钮即可。
2.打开有问题的文档。有时在Word中打开某一个文档后，Word停止响应，点击菜单、按钮或按快捷键都没有反应，而Windows系统却无异常，此时按下“Ctrl+Alt+Del”后，可以结束Word任务，如果再打开其他Word文档却没有这种情况发生。重启计算机后问题依旧。这时可以新建一个Word文件，然后插入有问题的文档，会发现该文档中的内容并没有损坏丢失，再修改、保存即可。
3.插入Excel电子表格工作簿、工作表。点击“插入→文件”，选择要插入的Excel文件，单击“插入”按钮，Word会弹出“Open WorkSheet”对话框，从中可以选择是插入整个工作簿还是插入某张工作表或该工作表中的某些单元格，输入的选择单元格的格式与Excel中的一致，如“A1:D9”，再单击“OK”即可。
也可以一次选中多个Excel文件，单击“插入”按钮后，在弹出的“Open WorkSheet“对话框中，会按照与选中Excel文件相反的顺序，要求你确定要插入的范围。插入后的表格可按Word表格的格式进行编辑，原Excel中所设置的公式或其他功能会丢失。
4.打开设有密码的文档。如果忘记了某Word文档已设置的修改权限密码，则可以通过“新建文件→插入文件”，选择该Word文档，插入时，Word并不要求输入修改权限密码，然后进行编辑修改，保存时覆盖原文档即可。但是如果忘记了打开权限密码，那么插入时，Word会要求输入打开权限密码，否则不能插入，因此千万不要忘记打开权限密码。
注：以上功能在Word 2000/XP中均能实现。 53
冷僻字输入不用愁
大家在进行文字输入的时候可能会碰到一些冷僻字，不过不用担心，以下方法可以助你渡过难关。
一、更换输入法
由于某些输入法支持的字库不全，所以当大家用一种输入法找不到某些冷僻字时，可以换用其他输入法来试试(推荐使用微软的全拼输入法)。
要输入某个字时忘记了读音，而你也不会五笔，此时可以将输入法切换至智能输入法，将属性设成笔形输入，按照智能帮助文件中提供的笔形代码表输入。
点评：操作最简单，全拼的字库很全，智能的笔形输入不需读音。但缺点显见，全拼输入法需知读
音，智能的笔形输入不需拼音但稍嫌繁琐。
二、借用Word插入符号
Windows自带全拼字库尽管很全，但仍有不少汉字无法输入，譬如“﨧”就找不着。这个字的输入可以借助Word完成。打开Word（以Word2000为例，下同），点击“插入→符号”，字体选择“（标准字体）”，子集选择“CJK统一汉字/兼容汉字”，其中偏旁的排列顺序以及同一偏旁汉字的排列顺序是按照笔画数进行的。大概在兼容汉字的倒数第二行可以找到“﨧”。
点评：方法简单，最大的优点是不知读音也能输入，而且字库较全，但寻找费时。
三、自造汉字
DIY自己的汉字，要用到Windows自带的造字程序，关于这方面的内容，《电脑报》2001年4月16日第15期《使用Windows 98 的造字程序》一文已经详细介绍过，此处不再赘述。
点评：方法复杂，难度最高，但不需知道读音， 而且所有冷僻字一网打尽。
四、Word中的字符缩放或合并
“字符缩放”适用于左右结构的冷僻字。如“炟” (音dá)，可由“火”+“旦”组成，但简单的输入这两个字符当然不行，最好能够将两个字符变成一个方块字，Word中的缩放字符正好排上用场，只改变字符的宽度，不改变字符的高度。再调整一下大小、字体即可。
对于上下结构的冷僻字，“字符缩放”显然无效，可用“合并字符”来解决。如“盝”(音lù)，先输入“录皿”，选中，打开Word，输入“录皿”，选中“格式→中文版式→双行合一”，再调整字符间距及字体大小，使其他相邻的文字匹配。结构稍复杂一点的冷僻字，有时也可通过类似的办法输入，如“燚”，先输入“火火火火”，选中“格式→中文版式→合并字符”即可。
点评：不需知道读音，但方法稍复杂，功能有限，只能输入数量有限的冷僻字。
五、手写输入
微软拼音输入法3.0附带的手写输入功能十分强大，既可手写识别，又可将鼠标所写的字以原形插入。如果碰到冷僻字，首先可以利用手写查找；如果没有，就选择原形输入，插入一个手写体。
点评：方法最简单，也不需要知道读音，尤其是手写识别功能，可以输入上文提到的不知读音但字库中存在的汉字。缺点就是原形插入时总觉得不太好看，不过要是你的美术功底和耐心足够，这的确是一个最简单、最有效的方法。 54
快速返回上一个编辑位置
用Word编辑文档时，需要不时地转换到文档的其他位置，你可能会为此浪费很多的时间，下面介绍的方法可以大大提高你的工作效率。
1.如果只是查看文档的其他位置，也就是说，插入点仍然处于原来的位置。那么当查看结束后，按
任意箭头键便可返回原来的编辑位置。
2.如果在查看的同时又进行了新的编辑，若想再返回上一个编辑位置，可以利用组合键“Shift+F5”，依次返回最近四次编辑文档的编辑位置。
3.如果我们同时打开了多个文档，无论上一次的编辑位置是在哪一个文档中，按下组合键“Shift+F5”，都会返回该位置。 55
解决Word文档显示混乱三部曲
如果在你打开一个Word文档后，内容显示混乱，而且其中包含一些乱码，那么原因是该文档可能已损坏。此时，你可以试试以下的三种方法，或许可以帮助你从Word文档中恢复文本。
一、文档格式法
所谓“文档格式法”就是你可以将Word文档转换为另一种格式，然后再将它转换回Word文档格式。这是最简单和最彻底的文档恢复方法，请务必先尝试这种方法，操作步骤如下：
1.在Word中打开损坏的文档。
2.在“文件”菜单中，单击“另存为”命令。
3.在“保存类型”列表中，单击“RTF 格式 (*.rtf)”，然后单击“保存”按钮。
4.关闭文档，然后重新打开RTF格式文件。
5.在“文件”菜单中，单击“另存为”命令。
6.在“保存类型”中，单击“Word 文档 (*.d)