15、《中国档案分类法》中设置的四个分类表及其使用范围：
（１）中华人民共和国档案分类表，适用于类分1949年10月1日中华人民共和国建立以后形成的档案；
（２）新民主主义档案分类表，适用于类分中国共产党领导的新民主主义革命斗争时期形成的档案；
（３）民国档案分类表，适用于类分1911年至1949年民国时期形成的档案；
（４）清代档案分类表，适用于类分清代档案，其一级类目还适用于清代以前各历史时期的档案
16、比较复分与仿分的同与异：复分与仿分的道理完全一样，区别在于，对于普遍的和大量的共同类目采用复分的方法，按专门编制的复分表进行细分；而对于少量共同的类目则采用仿分的方法。仿分即在细分类目时仿照某一类目的下位类来设类，不必专门编表
17、主题词限定注释：是指明该主题词的使用范围，用圆括号注在款目主题词之后，作为该主题词的组成部分
含义浅释：是说明该主题词的特定内容，用圆括号注在主题词之下，不作为主题词的组成部分 18、主题词表参照系统的作用：用来说明款目主题词在语义上的等同关系、属分关系和相关关系
19、《中国档案主题词表》的使用方法：
（１）按汉语拼音音序、调序、字形笔画参照天头提示，从主表或附表中查找标引用的主题词； （２）按分类类目从范畴索引中查找标引用的主题词（３）所选词在主表、附表或范畴索引中标明属非正式主题词者，应转换为正式主题词作标引词；
（４）在主表中查到的主题词，如不能恰当反映文件主题时可参考该词的词间关系进行校正，也可按该词的范畴号或族首词在索引表中查选更恰当的词；
（５）从词族索引中查找属性相同的一族词，选定最专指的主题词；
（６）应用计算机进行标引、检索时，可利用计算机机读主题词表中的词族索引进行上位登录和自动扩检、缩检，以提高标引速度和查全率、查准率。
20、（名）档案著录：指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表，称为案卷目录。
档案著录中的排检和编号项包括五小项：分类号、档案馆（室）代号、档号、缩微号、主题词。 21、段落符号式著录格式：指著录项目分为若干段落，每个项目之间用符号区分开来的著录格式。
22、档案著录规则的作用：建立、健全我国的档案目录体系，开展档案的报道与交流，逐步实现档案检索的自动化的主要内容：著录项目、标识符号、著录条目格式、著录用文字和著录信息源。
23、著录级别的选择：（１）对于案卷内容比较单一的可以案卷为著录对象；
（２）对于同一案卷内反映同一问题的文件，可作为一组文件著录； （３）对于相同题名的若干案卷可作为一组案卷著录
著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为12.5cm×7.5cm。
（名）26、档案标引：指在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。
档案标引按照给予的检索标识的不同，可以分为主题标引和分类标引。其中，给予文件或案卷以分类号标识的过程，称为分类标引；给予文件或案卷以主题词标引的过程，称为主题标引。
简：著录、标引的区别： 2者都是形成档案检索条目必须的步骤：
1、 著录和标引虽然都从档案内容入手，但分析的内容范围不同。著录需对档案的内容与形式特征进行全面分析，以选出需揭示的全部特征，并把它们反映出来；标引则需准确、扼要地揭示档案的内容特征，为用户提供查找的线索，所以只需分析档案的基本内容。2、 表达方式不同。著录反它
所揭示的内容特征和形式特征采用直录的方式，即用自然语言直接表述；标引则须语言的转换：用检索语言来表现档案的主题内容，这是2者最根本的区别。
27、自由标引：指不借助检索语言直接使用未经规范的自然语言进行的标引 受控标引：指使用统一的规范化语言进行的标引
28、标引网罗度：又称穷举度，是指标引工作中确认档案所有主题的程度 专指度：指检索标识表达档案内容的精确程度
一致度：指选用表达档案主题内容所需标引词的一致程度
（简）29、档案标引的质量指标：标引的网罗度、专指度、一致度
30、审校的内容：
（１）档案主题是否提炼得准确全面；主题概念是否准确恰当；是否遗漏了隐含的主题； （２）是否存在过度标引和标引不足的问题；
（３）分类标引是否符合分类标引规则；主题标引是否符合主题标引规则和组配规则； （４）标引的类号、主题词是否充分、完整、准确，书写得是否正确无误；
（５）对同一主题的标引是否前后一致审校的程序：自校、互校、总校。 31、（论）分类标引规则的内容：
（１）档案分类标引的依据是以国家机构、社会组织从事社会职能分工为基础，结合档案记述和反映的事物属性关系，并兼顾档案的其他特征；
（２）档案分类标引应以《中国档案分类法》及其使用手册为依据；
（３）档案分类标引时，要正确理解类目的含义和范围，不能脱离类目之间的联系和类目注释的限定来孤立地理解类目的含义；
（４）档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式，根据档案具体内容和用途，确定适当的标引深度；
（５）档案分类标引必须按专指性的要求，分入恰当的类目，赋予准确的类号； （６）档案分类标引应保持一致性。
32、主题标引的一般规则：
（１）主题标引应以档案论述的客观事物和研究对象为依据，不应掺杂标引人员的臆测和褒贬； （２）标引档案的主题词必须是词表中的正式主题词，非主题词一般不能作为标引词使用； （３）要选择词表中最专指、最恰当的主题词进行标引，一般不得以其上位词或下位词进行标引；
（４）当词表中单个主题词能准确表达文件、档案主题概念时，不得采用组配形式标引； （５）当词表中没有单独的专指主题词时，则应选择最直接、最关联的两个以上的主题词进行组配标引；
（６）如果组配仍不能达到要求时，方可选用最邻近的上位主题词或相近的主题词进行靠词标引；
（７）当上位主题词标引不合适时，可采用关键词进行标引；
（８）每一件档案的标引深度，原则上应以能完整地表达档案主题内容、充分提示出有检索意义的档案信息和该检索系统的处理能力为依据。
33、主题词组配标引规则：
（１）组配必须是概念组配，而不是字面组配； （２）组配不能越级组配；
（３）组配的结果，只能表达一个主题。
34、计算机自动标引中加强质量控制的必要性：
（１）计算机自动标引虽然好，但是由于计算机尚未达到高智能化水平，特别是对那些隐含主题计算机根本无法识别；
（２）档案标引软件本身也还存在这样那样的问题，在概念转换中不能完全符合档案标引规则；
（３）一旦形成了大量低质量的数据，将长期对档案检索系统的检索效率发生严重的影响。因
此目前不能完全依赖于计算机进行标引，必须加强对自动标引结果的质量控制，以保证标引质量。
35、计算机自动标引中加强质量控制的方法：
（１）选择软件：选择性能好、与本单位档案实际相适当的自动标引软件； （２）加强审校；
（３）根据需要调整标引软件。 36、常用检索工具的种类及含义： （１）按编制方式分：
①目录：将档案的著录条目按照一定的次序编排而成的检索工具。
②索引：将档案及其组合的某一内部或外部特征及其出处按照一定的原则和方法排列起来的检索工具。
档案存放位置索引可以分成全宗存放位置索引和库房存放位置索引。
③指南：是以文章叙述的方式，综合介绍档案情况的一种工具 （２）按载体形式分：
①书本式检索工具：亦称簿式检索工具，是将著录条目连续排列并装订成册的检索工具。
②卡片式检索工具：是将一个条目著录于一张卡片，将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。 ③缩微式检索工具：是以缩微摄影方式制作的以胶片为载体的检索工具。 ④机读式检索工具：是以代码形式存储在磁性材料上供计算机识读的检索工具 （３）按检索范围分：
①全宗范围：以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具。
②档案馆范围：以一个档案馆的全部档案为检索和介绍对象的检索工具。
③专题范围：以档案馆内有关某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。
④若干馆范围：以全国或某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具
（４）按功能分：
①馆藏性检索工具：是反映档案实体整理体系及其相互关系的检索工具。
②查检性检索工具：是脱离档案实体排列顺序，从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具。
③介绍性检索工具：是介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具。
37、档案检索工具的职能：存储、查检。档案检索工具在档案管理中的作用：桥梁作用、交流作用、管理作用
38、案卷目录的作用：（１）固定档案整理顺序； （２）保管和统计档案的重要依据； （３）检索档案的工具。
40、档案馆指南的主要内容：说明或序言、目录、档案馆概况、馆藏档案情况介绍、馆藏资料情况介绍、附录
全宗指南的主要内容：立档单位和全宗的历史概况、全宗内档案概况、档案的内容与成分。
41、比较不同载体形式的检索工具的特点：
（１）书本式检索工具：优点：体积小，便于管理；可印刷出版，便于各档案馆间进行情报交流和馆外查询；编排紧凑，便于阅读；手工检索扫描速度快；成本较低。缺点：缺乏灵活性，编制时需要一定时期的积累材料，编制完成后不便于增减条目和调整条目间的顺序。
（２）卡片式检索工具：优点：有较大的灵活性，便于逐步积累材料；便于增减条目；便于调整条目之间的顺序；由于每一条目独立存在，复印后可编制不同的检索工具；由于卡片纸质较好，比较耐翻检；缺点：卡片数量多、体积大，不便管理；不便于传递和交流，一般只能馆内使用；手工检索时逐张翻检，扫描速度较慢；成本较高。
（３）缩微式检索工具：优点：密集存储，节约空间；体积小，便于携带和交流，便于拷贝复制；耐久性好，便于长期保存和使用。缺点：需要具备一定的拍摄和阅读条件才能制作和使用。
（４）机读式检索工具：优点：存储密度高；检索扫描速度快；可进行多途径检索。缺点：需要配置计算机、检索软件等。
42、（简）比较馆藏性、查检性、介绍性检索工具的功能：
（１）馆藏性检索工具功能：固定和反映档案整理顺序，档案管理人员可借助它了解和分析馆藏情况，便于按照档案整理顺序查找。
（２）查检性检索工具功能：建立多种检索标识，提供多途径检索；不受档案整理顺序的限制，可以打破全宗、案卷等档案实体单元的界限进行检索；可以选择任意的检索深度。
（３）介绍性检索工具功能：全面概括地介绍档案的情况，客观评述档案价值，发挥宣传报道作用，向利用者提供一定的档案线索。
43、检索策略：指人们进行检索的方案和计划
44、档案计算机检索的特点：检索方式自动化、检索速度快、检索途径多元化，检索效果好，检索灵活方便，对计算机检索系统的依赖性
另：1、主题词款目中的“参照系统”包括（ ）A．代项 B．分项C．属项D．族项 E．参项 ABCDE 2、（选）综合性档案馆对价值较大或珍贵的档案著录应主要以 文件级 著录级别为主。 专题目录：按照特定专题，以一定的次序编排而成的一种目录。 （论）著录与立卷归档同步完成的流程及其好处？
（1）、①各机关在形成文件时，由撰稿人对文件进行主题标引，以揭示文件主题。 ②对需要审核的稿件，核稿人应同时对标引主题词给以审核。 ③将主题词印制在文件上。
④将机关收发文登记与著录合为一体。
⑤立卷时检查文件处理阶段著录的内容是否正确，对未著录的文件进行著录，将著录结果与案卷一并归档。
（2）实行档案著录与归档同步完成的好处是：第一，可及时保证档案著录工作的完成。第二。有助于保证档案著录的质量。第三；在机关完成档案的著录工作，可使本机关及时利用其著录成果编制检索工具，改善机关档案检索系统并为机关档案检索的自动化奠定基础。
第八章档案利用
1、（名）档案提供利用工作：亦称“档案利用服务”，是档案馆、室以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。
档案提供利用方式主要通过以档案原件、档案复制品、以综合档案内容编写的参考资料、档案证明、咨询服务、网上查询提供利用。
2、（简）档案提供利用工作的基本要求：档案馆应当为档案的利用创造条件，简化手续、提供方便，主动开展档案的利用活动，及时掌握档案的利用效果。
3、档案提供利用工作与档案信息开发工作的关系：
档案提供利用工作与档案信息开发工作，既有区别又有联系。 它们的区别主要表现在工作任务与工作内容两个方面。
开发工作的任务：主要在于寻找和获取较为集中系统或有特定价值的档案信息。
利用工作的任务：在于及时、准确、全面有效地为档案用户提供所需的档案信息材料。 开发工作的内容：鉴别筛选、加工整序、编目汇纂社会所需的档案信息材料。
利用工作内容：熟悉馆藏档案的内容成分，了解社会需要，开展档案咨询与接待等服务工作，满足利用需要。
它们的联系：（１）它们的活动宗旨相同，都是为了发挥档案的作用，实现档案的使用价值；
（２）工作对象相同，都是以能够满足档案用户需要的档案为对象的； （３）两者在实际工作中，又是相互衔接、相互促进的，缺一不可。 4、（简）档案提供利用工作的指导思想： （１）全面地为档案用户服务
（２）及时地为档案用户服务 （３）准确地为档案用户服务 （４）有效地为档案用户服务
5、档案提供利用和保密之间的关系：
（１）从根本上讲，两者是一致的，都是为了更好地发挥档案对机关与社会的积极作用，同时，避免和有效防止档案使用中各种消极作用的产生。
（２）保密的目的，也是为了更好地利用档案信息资源。只是相对地把档案文件的使用限制在一定的范围内。
（３）档案在什么情况下可以提供利用，在什么情况下需要保密和控制使用，都必须服从党和国家及人民的根本利益，在这个大前提下，将两者有机地统一起来
６、（名）制发档案复本服务：指档案馆（室）根据档案用户的合理需要，以档案原件或已有的档案副本为依据，通过复制、摘录等手段，向档案用户提供档案复制品的一种服务方式。 7、档案证明：指档案馆（室）根据有关档案用户的询问和申请，为核查某种事实在馆（室）藏档案中记载情况而摘抄编写的一种局面证明材料。
8、档案利用的基本途径：
（１）提供档案原件，满足有关档案用户的利用需要；
（２）通过提供档案副本或复制品，………………； （３）通过提供档案信息加工品，…………………。 9、档案提供利用的主要方式及应该注意的问题：
（１）档案阅览服务； （２）档案的外借服务； （３）档案展览与陈列服务；（４）制发档案复本服务； （５）制发档案证明服务； （６）档案目录信息服务； （７）档案咨询服务。
10、档案陈列与展览的作用：
（１）两者本身就是提供档案信息的现场，档案用户从中可以获得较为集中系统的档案信息内容与线索，甚至发现从未见过的、难得的珍贵史料信息；
（２）机关和档案馆能在一定范围内组织较多的用户参观，服务面较广泛；
（３）经过精心选择和组织展出的有代表性的、典型的档案信息材料，能够以其原始性、真实性和形象鲜明见长，给参观者留下深刻的印象，起到生动的宣传教育作用；
（４）两可以展示档案馆（室）藏档案内容之丰富及档案的特殊作用，引起人们的注意和兴趣，从而也宣传了国家，建设和发展档案事业的必要性。
11、说明档案陈列与展览的形式： （１）长期性的档案展览； （２）短期档案展览。
13、档案咨询服务：指档案收藏部门答复用户询问，指导其利用档案信息资源的一种服务方式。 定题咨询服务：是档案馆（室）依据用户利用需要，在了解其利用档案信息的专题范围的基础上，有计划地为档案用户搜集相关专题档案情报，编辑档案参考资料，主动协助档案用户实现其利用需求的一种特殊服务方式。
跟踪咨询服务：指档案馆（室）在初步满足档案用户利用需求之后，继续为用户搜集相关的档案信息线索，主动为之提供新的情报信息的一种服务方式。
事实性咨询：指档案馆（室）解答档案用户关于特定的事项或数据的询问。
指导性咨询：指档案馆（室）对用户在查阅档案与资料时发生的疑难问题进行指导服务。 检索性咨询：指档案部门根据有关档案用户的利用需求，对已经确定的工作、科研或生产等项活动，主动地提供有计划、有组织的档案情报咨询服务
16、档案咨询服务的种类：
（１）按内容性质：事实性咨询、指导性咨询、检索性咨询；