KSOA9.0产品介绍
3.2 采购业务管理 3.2.1 管理目标
? 对首营企业和商品的证照、资质审核登记，保证合作企业和经营商品的合法、合格； ? 优化供应商；
? 制定合理的采购计划模型，防止库存缺货和积压； ? 优化采购业务流程，提高采购效率； ? 制定合理的管理监控方式，防止采购漏洞； ? 规范退货业务流程，管理退货业务； ? 调整采购价格差异，与供应商结算价格一致。
3.2.2 设计思想
以信息共享为基础、以销售为导向、以库存保障为核心，以计划为依据、以流程控制为手段。
销售导向 库存保障 流程控制 首营管理 采购计划 采购进货管理 采购退货管理 采购管理系统 退补价管理 采购结算 KSOA9.0平台（信息共享平台基础）
3.2.3 采购进货业务流程描述
时空KSOA系统可以根据用户的具体要求以及GSP管理规范，利用平台工具对业务流程进行设置和修改，增加和减少业务流程，建立适合企业个性化需求的业务流程。
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3.2.3.1 非连锁业务采购入库流程
? 流程图 采购业务流程图业务管理中心销售及库存信息业务审核中心物流管理中心供应商采购合同否审核是否通过是是根据订单或合同发货采购计划否采购订单是进货入库确认进货票单否审核是否通过是审核是否通过收货 ? 流程描述
采购计划：业务管理中心采购部根据各分支机构的请货行为，综合考虑总库存以及销售预测等信息，生成缺货信息，采购部门根据缺货信息，选择相应的供应商，生成“采购计划”，根据“采购计划”下达“采购订单”；或者根据库存信息及销售状况预测，直接向供应商下达“采购合同”。
采购订单：“采购订单”的生成，既可以根据“采购计划”自动生成，也可以根据库存紧急缺货等情况人工维护生成。“采购订单”下达后，就是对缺货信息及采购计划进行了处理和执行。
进货票单：“进货票单”根据“采购订单”生成，，是在商品到达后开具的单据。“进货票单”的内容可以根据实际到货的内容进行修改；“进货票单”也可以不通过“采购订单”，直接维护生成；“进货票单”经审核通过后，作为库房验收的依据，审核不通过，返回，对“进货票单”进行修改、删除等处理。
进货入库单：“进货入库单”通过提取“进货票单”生成，对于没有订单的到货情况，既可以通过一步入库的方式办理入库，也可以通知采购部门补办订货单据，然后提取“采购订单”或“到货单据”生成。
对于到货数量与订单不符的情况，可以根据据实际情况做适当的处理。如果到货数量少于订单数量，通常情况下可以按照实际收货数量验收入库，对于缺少的部分，既可以要求供应商补货，完成订单，也可以直接结案，不要求供应商补货；对于到货数量大于订单数量的
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情况，如果供应部门同意接收，就可以办理入库，不同意接收，就只能按订单的数量接收，多余部分办理拒收。
3.2.3.2 连锁业务采购入库流程
针对连锁业务的集中采购流程见下图所示： 连锁采购业务流程图业务管理中心业务审核中心供应商物流管理中心分支机构（分店）销售及库存信息采购订单否是否集采直配否是进货票单否集中采购计划是审核是否通过审核是否通过是进货入库确认集中采购计划分配否审核是否通过是供应商直配单到货集中采购分店验入库单 ? 流程描述：
采购计划：业务管理中心采购部根据各分支机构的请货行为，综合考虑总库存以及销售预测等信息，生成缺货信息，采购部门根据缺货信息，选择相应的供应商，生成“采购计划”。
“采购计划”生成后，根据是否由供应商直接配送到分支机构，进行选择。如果由供应商把商品配送到企业总部物流中心，然后由物流中心在配送给分支机构，就由总部业务管理中心采购部门根据采购计划向供应商下达“采购订单”；如果由供应商直接把商品配送给分支机构，总部业务管理中心采购部门制定“集中采购计划”。
? 供应商把商品配送到总部物流中心采购流程：
采购订单：总部业务管理中心采购部门根据“采购计划”制定“采购订单”，“采购订单”的生成，既可以根据“采购计划”自动生成，也可以根据库存紧急缺货等情况人工维护生成。“采购订单”下达后，就是对缺货信息及“采购计划”进行了处理和执行。
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进货票单：“进货票单”根据“采购订单”生成，是在商品到达后开具的单据。“进货票单”的内容可以根据实际到货的内容进行修改；“进货票单”也可以不通过“采购订单”，直接维护生成。“进货票单”经审核通过后，作为库房验收的依据，审核不通过，返回，对“进货票单”进行修改、删除等处理。
进货入库单：“进货入库单”根据经审核通过后的“进货票单”到货单据生成。对于没有订单的到货情况，既可以通过一步入库的方式办理入库，也可以通知采购部门补办订货单据，然后提取“采购订单”或到货单据生成。
对于到货数量与订单不符的情况，可以根据据实际情况做适当的处理。如果到货数量少于订单数量，通常情况下可以按照实际收货数量验收入库，对于缺少的部分，既可以要求供应商补货，完成订单，也可以直接结案，不要求供应商补货；对于到货数量大于订单数量的情况，如果供应部门同意接收，就可以办理入库，不同意接收，就只能按订单的数量接收，多余部分办理拒收。
? 供应商把商品配送到总部物流中心采购流程：
集中采购计划：业务管理中心采购部门根据“采购计划”，制定“集中采购计划”，与供应商确定采购数量和单品价格等内容。“集中采购计划”生成后，经审核通过后，将根据供应商供应商品的品种和门店接收的品种进行集中采购计划分配，分配结果将作为供应商发货和分店收货的依据。
“集中采购计划”包括三种类型：一次执行、多次执行、日配。
? 一次执行：制作一个采购计划，采购计划执行一次后就全部完成，不能重
复执行，通常用于供应商对非常规品种的配送；
? 多次执行：制作一个阶段采购计划，在这个阶段，可能需要供应商多次对
分店（分支机构）进行配送，但每次分店执行前，都必须由总部下达一次采购指令（总部可以多次引用此计划，分店对当次进行确认）。这种配送，一般用于周转较快的供应商直配商品。
? 日配：制定一个每日（或固定周期）需要向分店（分支机构）配送的计划，
当计划形成后，可对分店（分支机构）形成验收单，一个配送验收单，在分店是可以无数次执行的，直到总部申明结束为止。
采购计划分配：“集中采购计划”生成后，根据个分支机构的请货信息或者库存信息，把集中采购计划分解为各个分店需要供应商直接配送多少，将采购计划分解到每个分店。
? 集中采购计划分配对整单采购的商品进行分配，根据对各分支机构的分配
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情况，会产生三种状态：处理中、完成、超出。处理中：是指集中采购采购计划预采购的商品尚未全部分配完，还有部分剩余；完成：是指将集中采购的该商品全部分配完成；超出：是指分配的商品数量超出了集中采购计划的数量。对各种状态系统会用各种色标表示，仅起到提示操作人员注意的作用，不影响分配结果的执行。
? 集中采购计划分配，可以把集中采购计划的商品品种全部分配完后进行保
存，也可以只分配部分就保存分配结果。
? 对于分配后的结果需要修改，在尚未完成采购入库的情况下，可以修改分
配结果，重新进行分配。
? 通过系统可以查看分配的结果：采购数量、已分配数量、可分配数量等信
息。
供应商直配单据：根据“采购计划分配”，生成“供应商直配单”，作为各分店“将验收供应商货品的凭证”和向供应商形成一个“配送指令凭证”，成为供应商直配分店和分店接收商品的凭证。
分店到货验收：分店根据自己“将验收凭证”——“供应商直配单”，对供应商实际送达的商品进行验收，确定品种和数量。
对于到货数量与“供应商直配单”不符的情况，分店可以根据据实际情况做适当的处理。如果到货数量少于“供应商直配单”数量，通常情况下可以按照实际收货数量验收入库，对于缺少的部分，既可以要求供应商补货，完成订单，也可以直接结案，不要求供应商补货；对于到货数量大于“供应商直配单”数量的情况，如果供应部门同意接收，就可以办理入库，不同意接收，就只能按“供应商直配单”的数量接收，多余部分办理拒收。
3.2.3.3 流程优化
采购业务流程大体经过订单、到货开票、质量验收、入库等环节，为了对采购业务进行管理和监控，还需要在相关的节点增加审核控制环节。采购流程的环节过多，影响采购业务的工作效率，可能耽误正常的采购入库业务；流程过少、简单，虽然提高了业务效率，但是，却易于出现采购漏洞，供应商选择、品规、价格和数量的合理性难于控制，所以，各企业需要根据企业的实际采购业务状况，结合信息系统，制定适合本企业的采购业务流程，既能满足工作效率的需要，又能满足管理控制的需要。
时空KSOA系统，可以为企业制定个性化的采购业务流程，针对不同的供应商和实际业务可以并存多种采购业务流程，帮助企业优化业务流程。例如，采购业务既可以通过采购
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