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缺货计划、采购计划、下达订单、订单审核、入库、结算环节完成采购业务；也可以通过采购计划、订单、结算、入库环节完成采购业务，在订单环节通过系统设置监控点，由系统完成对采购商品数量和价格的监控，在入库环节对商品检验，不合格商品拒收，合格商品办理入库；还可以通过一步入库完成采购业务，等等。
3.2.4 采购计划管理
为了使采购行为更加科学合理，减少人为的因素，防止库存缺货和积压的现象产生，就需要采用信息系统的数据汇总、统计的实时性，及时了解公司所经营药品的库存周转率、药品销售趋势、各单位的药品库存状态、库存药品结构等信息，以及市场销售缺货信息，生成缺货计划，并据此制定和实施采购计划，及时补充库存药品，优化库存结构。
采购（缺货）计划主要根据两方面的条件生成：
? 手工登记缺货信息：销售员在接客户订单开票过程中，发现缺货，及时登记缺货信
息；销售员事后反馈、登记；供应商供应新品登记；
? 系统自动计算生成：主要根据现有库存量、月均库存量、库存下限、分支机构请货
等指标计算生成采购计划；或者根据现有库存量、销售预测、分支机构请货、产品ABC分类等信息生成；用户可以以库存低于下线补足上线生成、可以根据多日销售量生成、补足合理库存生成、按日均销量生成，也可以利用KSOA系统的平台工具制定适合本企业的个性化采购计划模型。
采购计划生成后，选择供应商，下达采购订单，采购订单下达后，采购计划执行即完成。 采购计划的生成和执行反馈，可以解决采购员查询库存商品不便、采购品种结构不合理、缺货信息传递不及时的现象，为采购员提供及时、准确的补货信息。
3.2.5 采购业务管理、监控
为了实现对采购业务的管理和监控，可以通过多种种方式实现，既可以在采购计划、订单、到货开票、结算等业务节点增加审核环节，通过人工监控采购业务，防止漏洞；也可以通过在系统中设置监控点，自动监控；或者，通过人机结合的方式管理和监控采购业务。
? 制定计划，从源头管理监控。通过系统对库存状况的分析和人工采集销售缺货信息，
生成缺货计划，并根据缺货计划制定采购计划，从而增强采购的计划性、及时性，避免商品采购数量的不合理，解决缺货和积压现象；
? 供应商的资信管理。通过系统对供应商的证照期限、经营范围进行管理，对近效期、
过期的证照进行警示和拦截，避免采购不合格的商品；
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? 流程中增加审核环节，管理控制。审核人员可以通过审核界面直接查看历史采购价
格，调取采购商品的库存账，查看库存数量和历史采购情况，从而对采购业务进行审核；
? 通过系统对采购数量和价格进行控制。通过在系统中的设定，可以对不符合规定的
采购价格以色标或者弹出对话框的形式提示或者拦截；对于采购数量超出库存上线的业务，也可以通过色标或者弹出对话框的形式提示或者拦截；
? 库存的预警和报警提示。对于超储的商品，系统可以通过预警灯、滚动条的形式警
示，避免重复采购。
3.2.6 采购退货业务流程描述
根据GSP管理的规定，需要根据GSP退货通知，进行退货业务操作，整个操作流程经过退货开票、审核、GSP登记、退货出库等业务环节。
? 采购退货业务流程图：
采购退货出库业务流程业务管理中心进货退出票单业务审核中心退出票单审核物流中心否通过是采购退出出库确认 ? 流程描述
当库房中的商品出现合同或协议中约定的退货情形出现后，业务管理中心采购部门经过整理汇总可退货商品后，根据协议与供应商协商退货。
进货退出票单：供应商同意退货后，业务管理中心采购部们开具“进货退出票单”。“进货退出票单”可以直接提取“进货入库单”生成，也可以人工维护生成。
进货退出票单审核：业务审核中心根据协议规定的内容，对“进货退出票单”进行审核，审核不通过，返回业务管理中心对“进货退出票单”进行修改、删除等工作；审核通过后，进入采购退出出库环节。
采购退出出库确认：经过各项复核通过后，物流中心与供应商办理退货手续，在系统中调取 “进货退出票单”进行“采购退出出库确认”。
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退货出库业务完成记账后，生成相关的商品账和业务往来帐。
根据企业的实际业务需要，可以利用KSOA系统提供的平台工具进行业务流程的修改，适应企业的经营管理需要。
3.2.7 采购退补价管理
当采购价格出现差异后，根据差异结果直接针对供应商开具采购退补价单据，对原采购价格和现采购价格进行确认、调整。
采购退补价单据生成确认后，系统调整库存商品金额和往来账金额，库存商品数量不发生变化。
? 账务处理流程图：
采购退补价账务处理流程物流管理中心商品会计中心业务审核结中心业务结算中心选择退补价商品否进货退补价票单进货退补价执行单进货入库单审核是否通过是货位商品账页购进往来账页 ? 流程描述：
进货退补价票单：商品会计中心根据进货订单与实际结算的价格产生的差异，可以直接提取“进货入库单”或者手工选择退货补价商品，对“进货退补价票单”进行维护。
进货退补价单审核：对进货退补价单的商品数量、单价、金额等内容进行审核，审核不通过，返回，并对“进货退补价票单”进行修改和删除等工作，审核通过进入下一环节“进货退补价执行单”。
进货退补价执行单：“进货退补价票单”经过供应商同意后，通过“进货退补价执行单”提取“进货退补价票单”或者直接选择退补价商品，确认进货退补价。
货位商品账页：商品会计中心对采购退补价确认记帐后，系统对“货位商品账页”
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的库存成本和出库成本进行调整。
购进往来账页：商品会计中心对采购退补价确认记帐后，系统根据退补价金额产生“购进往来账页”。
3.2.8 采购进货账务管理
采购进货账务处理可以分为商品账和往来账同步方式和异步分离两种方式。 两账同步：是指商品账和往来账同步确认产生。
两账分离：是指商品账和往来账分别确认，并且往来账可以分次确认的一种方式。两账分离处理过程中，如果出现商品账和往来账金额不一致的情况，最终以往来账为准，系统自动调整商品账。
企业在选择账务处理方式时，只能选择一种处理方式，决不能两种以上方式同时存在。
3.2.8.1 商品账往来账同步处理
? 业务流程图： 见下图所示：
采购进货两账同步确认处理流程业务管理中心业务审核中心物流管理中心数据中心本期购进往来查询否进货票单审核是进货入库单货位商品账页进货入库查询购进往来账页商品会计中心 ? 业务流程描述：
进货票单：供应商送货到达后，业务管理中心根据到货品种、数量开具“进货票单”通知物流中心收货入库。
进货票单审核：业务审核中心可以对“进货票单”进行审核，审核不通过，返回业务管理中心，对“进货票单”进行修改和删除等工作，审核通过，进入下一环节，验收入库。
进货入库单：物流管理中心提取审核通过的“进货票单”办理入库手续，生成“进
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货入库单”。
货位商品账：物流中心办理入库手续，确认“进货入库单”后，系统将根据“进货入库单”生成“货位商品账页”。
购进往来账页：物流中心办理入库手续，确认“进货入库单”后，系统将根据“进货入库单”生成“货位商品账页”的同时生成“购进往来账页”。
3.2.8.2 商品账往来账异步分离
采购购进商品账和往来账两账分离处理，往来账的确认可以在流程的不同环节，如到货后的“进货票单”环节，或者入库的“进货入库单”环节。
? “进货票单”环节确认往来账
? 账务处理流程图：
采购进货两账分离账务处理流程－1业务管理中心业务审核中心物流管理中心业务结算中心数据中心本期购进往来查询否进货票单审核是进货往来确认单购进往来账页商品会计中心是进货入库单进货入库查询货位商品账页 ? 业务流程描述：
进货票单：供应商送货到达后，业务管理中心根据到货品种、数量开具“进货票单”通知物流中心收货入库。
进货票单审核：业务审核中心可以对“进货票单”进行审核，审核不通过，返回业务管理中心，对“进货票单”进行修改和删除等工作，审核通过，进入下一环节。
“进货票单”经审核通过后，可以被物流中心提取生成“进货入库单”，生成“货位商品账页”；“进货票单”也可同时被业务结算中心提取，经“进货往来确认单”分次确认往来账，生成“购进往来账页”。
进货入库单：物流管理中心提取审核通过的“进货票单”办理入库手续，生成“进货入库单”。
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