会议专业化实施方案
、与客户确认会议接待计划（签订合同）
7、与客人确认公共区域环境布臵的要求 1）询问客人是否需要如下的布臵：室外横幅、 欢迎牌、指示牌、海报等。
2）如是大型会议，还要与会务人员确认是否需 汽球、汽模、彩旗等室外布臵。
3）向客人公布酒店的收费政策并与客人确认收 费标准。
4）请客人提供需我方制作的文字内容，并分项详细记录，尽可能让客人提供文字稿件 5）特殊布臵请工程部直接参与洽谈。
8、与餐饮部一起与客人确认宴会服务的有关细节
1）宴会厅布臵要求 2）席位卡 3）位卡 4）指示牌 5）台形图 6）菜单
9、与客人确认有关VIP重要客人接待 1）是否需高规格欢迎标准 2）是否需房内VIP布臵 3）VIP的其它特殊服务要求
10、与客人确认信用担保及结算的方式 1）预付款（支票、汇票、信用卡） 2）签单人姓名 3）结算时间
? 根据与客户洽谈的会议细节，制作会议接待计
划并传真给客户
1）按格式制作书面的接待计划，含住宿计划、 会议活动、酒店行动计划、结算价格及方式 等会议细节。
2）请客人签字确认作为合约依据。
3）如果不是很复杂的会议可以根据双方会谈时 的会议谈纪要手写稿，双方签字作为合约。
5
5 会议专业化实施方案
6、向各部通知会议接待计 ? 根据客户确认的会议计划制订会议接待计划 划
7、会议确认后抵店前的跟踪
8、会议进行中与客户的沟通与跟踪、变更、通知 1）将客户确认的会议接待计划，按酒店办公自 动化模块的格式输入电脑。
2）住宿计划、会议活动行程、酒店行动计划、 结算提示等各个细节都必须详细、清晰。 3）对照与客户确认的会议接待计划，确认无误 后，向各部发送。
4）发送计划通知后，再与各部联系，并查看宴会预订、会议室预订等信息确认各部门收到了计划。
5）环境布臵方面向企划部开具美工单，落实计划。1、主动与客户联络，了解会议计划有否变化 1）主动联系，先表示对客户会议的重视和对客 户的感谢。
2）了解会议计划有无变化。
2、有关客人事先未明确，需提供的名单、背景 文案内容、会场形式等内容要及时提醒客户，提前提供资料。
3、客户会议计划如有变动，及时在接待计划通 知中变更
1） 对于客户会议计划中变更的内容及时在酒店
接待计划通知中变更。
2） 电话通知涉及变更的相关部门，并一定通知到
餐饮部及大堂副理。
4、按照计划通知中各部的行动计划，与各部确 认准备落实情况。
1、与客户保持畅通的沟通联络渠道
1）经常与会务人员接触，聆听需求，协调落实
各项活动。
2）记录会务人员的电话及提供自己的联络方式给会务人员，保持沟通的畅通。
2、会议跟踪日根据会议计划，按行程安排提前一
天检查，协调次日各项活动，确认各部能按时作好准备。
6
会议专业化实施方案
、会议的分房操作
、会议意见的收集与反馈 3、 按会议活动日程，在每项活动前1小时—30
分钟确认各项工作已落实到位。
1）与餐饮部沟通，确保宴会用餐、会场工作的提前落实。
2）与大堂副理协调，确保VIP服务、会场、用房等确保落实。
3）与美工协调，确保环境布臵的落实。 4）将大堂副理、餐饮部等介绍给会务人员。 4、 变更通知
1）客户如有任何计划的变更，应及时在会议计 划通知中更改。并同时电话通知相关部门。 2）通知餐饮部、大堂副理、预订等相关岗位有关更改内容。
3）跟踪检查变更后行动计划的落实。
1、接到会议信息时，立即进行初步框房，将会议的大概时间、用房数、联系人输入电脑。 2、如在会议召开前一周尚未接到会议通知单，则与电脑中输入的联系人联系，确认会议是否在店召开。
3、在会议确认后，根据会议通知单的要求生成户籍。
4、在会议召开前一天，对照会议通知单，核对电脑中的分房。
5、接到变更通知后，立即在电脑中作出相应的修改，对通知相关部门。
? 会议结束后请会务人员填写意见反馈表
1）会议结束后，务必要征询会务人员及参会人 员对酒店的意见反馈表。
2）顾客反应一般、较差或投诉事项应详细写明内容，满意的事项如可能也要写明内容。 3）尽可能多征询几个会务人员或参会人员的意见，注明提供意见人员姓名、联络方式，如可能请客人签字。
4）将意见反馈表交部门文员处，部门必须收到每
7
910 会议专业化实施方案
档会议的意见反馈表。
5）一些重要反馈意见必须立即反馈部门，以便快速对宾客进行反馈。
6）意见收集上报后，反馈表存档于会议客户历 史档案中，以便客户将来再次会议时查询， 使工作做得更细。
7）将反馈的内容收集入一周宾客意见反馈中上报相关行政管理部门、驻店经理、营业总经理室。
8
会议专业化实施方案
企划部（美工）：
程 序 1、会标的设计、确认、制作
2、与工程部的合作
标 准
1、根据每档任务美工单对会标的要求，按实际尺
寸的比例进行效果设计，并出稿件。
2、根据稿件应标明会议活动名称、使用起讫时间、放臵地点等内容。
3、稿件设计完毕后交由相关会议跟踪人员签字 确认。
4、按确认后的内容按时完成制作。 5、横幅贴字完成后必须对照稿件再次审核。 6、打印稿完成后需对照稿件再次进行审核。 背景板文字完成后张贴前对照稿件进行检查。 7、指示牌制作完毕后通知前厅礼宾进行安装与摆放到位。
8、横幅、指示牌需指示明确，通知工程部安装到位。
9、移动背景会标或在固定背景处需特殊安装工作的会标，通知工程部将支架布幅安装到位，应明确安放位臵、形式，布幅必须干净、整齐无破损。
10、确认工程部已按时、按要求安装到位。 11、通知刻字商按时将背景安装到位。所有的文字
或图案内容需布局美观、整齐。
1、 会议支架（含布幅）、横幅及会议有关高空固定
大型物件的布臵，需提前一天通过电子邮件通知工程部，通知应包括工作项目名称、地点、完成时间等内容。
2、 特殊环境布臵需工程制作的、需提前通知工程
部，同时将设计稿交于工程部，通知应写明完成时间。
3、 通知工程部按时完成的项目，应检查确认按要
求到位。
4、 特殊制作项目还应及时与工程部指定工作人 员沟通尺寸、比例、制作工艺等事项。确保
9