某公司货币资金内部控制的研究(4)

2018-12-17 16:12

上级授权部门报告。

(3)会计系统控制。会计系统控制要求企业必须依据会计制度等法规,制定适合本企业的会计制度、会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能,建立严密的会计控制体系。

(4)预算控制。货币资金预算的控制就是通过对现金投资或现金使用的预算,帮助企业获得最大的收益。其主要手段是对货币资金的收支预测和对货币资金预算的编制。通过较为详细和较为远期的现金收支预测和货币资金预算来规划出期望的收入和所需的现金支出,可精确地规划企业现有闲置资金是否进行投资和经营中需要借款的额度和时间,以利充分发挥资金效用和盈利能力。货币资金收支预算的建立有利于企业货币资金收支不断保持平衡,便于从事前对货币资金的来源和使用加以控制,使企业在预算期内保持—个合理的货币资金余额。资金预算编制是否准确、直接影响到企业货币资金流转是否畅通,影响到货币资金的利用效益,乃至影响企业的生产经营。

公司有较完善的预算编制制度,货币资金预算不仅有年度预算,而且每月有月度资金预算,每月月初还要就上月资金预算情况进行分析,找出差异。

(5)货币资金控制的其他要求:

①企业应结合实际情况,对办理资金业务的人员定期进行轮岗。企业关键财务岗位,可施行强制休假制度,并在最长不超过五年的时间内进行轮岗。企业应建立资金授权制度和审核批准制度,并按照规定的权限和程序办理资金支付业务。 ②现金与银行存款的控制

企业应当加强现金库存限额的管理,超过库存限额的现金应当及时存入银行,不属于现金开支范围或超过现金开支限额的业务应当通过银行办理转账结算。企业不得坐支现金,严禁擅自挪用、借出货币资金,不得账外设账,不得收款不入账。

企业至少每月核对一次银行账户,编制银行存款余额调节表,如调节不符,应查明原因,及时处理。出纳人员一般不得同时从事银行对账单的获取、银行存款余额调节表的编制等工作。

企业在严格实行网上交易、电子支付操作人员不相容岗位相互分离控制的同时,应配备专人加强对交易和支付行为的审核。

企业应当定期和不定期地进行现金盘点,确保现金账面余额与实际库存相符。

③票据与有关印章的管理

企业对收取的重要票据,应留有复印件并妥善保管;不得跳号开具票据,不得随意开具印章齐全的空白支票。

企业应当加强预留印鉴的管理。财务专用章应当由专人保管,个人名章应当由本人或其授权人员保管,不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。

东方公司货币资金内部控制活动基本符合要求,能做到不相容岗位的分离,但由于 人员所限,出纳人员一般不得同时从事银行对账单的获取没有落实执行,实际工作中, 出于工作的便利,出纳人员一般既从事银行业务,同时又去银行获取银行对账单。

在授权批准控制中,公司能做到授权,但往往授权不明确,例如“授权某某代我行

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使审批签字权,重大事项需向我沟通后再签字”。在这里,授权金额不明确,授权事项不明确,很容易导致滥用职权事件的发生,也容易导致出事后推委和无法问责的情况发生。

3.4 东方公司货币资金内部控制信息与沟通

信息与沟通是及时、准确、完整地采集与企业经营管理密切相关的各种信息,并使这些信息以适当的方式在企业有关层级之间、企业与外部之间进行及时传递、有效沟通和正确使用的过程,是实施内部控制的重要条件。《企业内部控制基本规范》要求企业建立内部控制相关信息与沟通制度,明确相关信息的收集、处理和传递程序,加强信息的及时沟通,促进内部控制有效运行。

1.信息搜集与传递

企业应当对收集的各种内部信息和外部信息进行合理筛选、核对、整合,提高信息的有用性。从内部信息来讲,要求企业根据经营目标等建立与其经营活动相适应的信息系统,持续性地收集经营活动所生成的各种信息。企业应当通过财务会计资料、经营管理资料、调研报告、专项信息、内部刊物、办公网络等渠道获取内部信息。从外部信息来讲,要求企业通过行业协会组织、社会中介机构、业务往来单位、市场调查、来信来访、网络媒体以及有关监管部门等渠道获取外部信息。由于所收集的各种信息来自于不同的渠道和信息源,属于零散的、非系统的,必须对所收集信息进行必要的筛选、整理和加工,以提供给有关方面。

公司有现代化的办公网络和完备的会计信息处理系统,也有经营、质量、生产、业务等专门例会制度,可以通过公司办公系统、公共平台、财务系统、各种类型的例会,及时的获取各种信息,保证公司内部信息的畅通。

2.沟通渠道与方式

为了提高内部控制的有效性,企业应当将相关信息在企业内部各管理级次、责任单位、业务环节之间,以及企业与外部投资者、债权人、客户、供应商、监管机构等有关部门方面进行沟通和反馈。

沟通分内部沟通和外部沟通。内部沟通是指企业内部上下级之间、横向部门之间的联系与沟通。外部沟通主要是指企业与客户、供应商等外界单位和个人的沟通。沟通的目的是希望与对方达成共识,取得一个双赢的结果。

沟通形式主要分为口头沟通和书面沟通。

要提高沟通的有效性,企业应从以下方面进行管理:

①建立沟通渠道并保持其畅通;②对所传递的信息进行必要的监控;③注重组织沟通反馈机制的建立。

东方公司重视内外部沟通,内部沟通主要有经营、质量、生产、业务等定期例会制度,以及不定期的协调会、专项会议等,通过以上沟通方式,基本保证了内部沟通的充分性。同时,公司重视信息传递的质量和反馈,传递给公司内不同部门的信息,必须部门负责人批准审核,保证信息传递的一致性。对应各种例会反应的问题或形成的决议,都有会议纪要,并以工作任务书或工作督办通知书的形式,要求各责任部门给予及时反馈,保证了沟通的有效性。

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3.反舞弊机制的建立

《企业内部控制基本规范》要求企业建立反舞弊机制,坚持惩防并举、重在预防的原则,明确反舞弊工作的重点领域,关键环节和有关机构在反舞弊工作中的职责权限,规范舞弊案件的举报、调查、处理、报告和补救程序。

企业至少应将下列情形作为反舞弊工作的重点:①未经授权或者采取其他不法方式侵占、挪用企业资产,牟取不当利益;②在财务会计报告和信息披露等方面存在的虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏等;③董事、监事、经理及其他高级管理人员滥用职权;④相关机构或人员串通舞弊。

投诉是信息沟通的重要手段之一,是信息自下而上沟通的重要形式。企业员工处于经营活动的第一线,能够及时发现经营活动及内部控制实施过程中存在的不足、问题和缺陷以及舞弊行为,并能就完善内部控制体系提出合理化建议和改进意见。因此,企业应当建立举报投诉制度,设置举报专线,确保举报投诉处理程序、办理时限和办理要求,确保举报、投诉成为企业有效掌握信息的重要途径。

东方公司组织机构健全、各项规章制度完善,对容易发生舞弊行为的重点领域和关键环节基本上都能有效监控,通过以上活动,基本上能保证公司资产的安全、完整和有效,能保证公司财务报表的准确、及时和真实。

东方公司总部有《东方集团违规违纪行为举报工作管理办法》,该文件对举报的调查处理程序、对举报人的保护和奖励等都做了详细的规定,确保了公司内部沟通渠道的畅通。

东方公司缺少反舞弊工作的常设机构。

3.5东方公司货币资金内部控制的内部监督

企业在设计内部控制制度时,由于当时认识的局限或者考虑不周等原因,设计出的内部控制不可能完美无缺;在内部控制实际运行过程中,由于实际情况发生变化、或由于员工对内部控制制度理解上的差异,也可能使内部控制不能很好地发挥其应有的作用,导致内部控制实际运行中或多或少地存在着这样或那样的问题。为此需要对内部控制运行情况实施必要的监督检查,发现其不足和问题乃至于缺陷,从而完善内部控制,提高内部控制的有效性。因此,内部监督是保证内部控制体系有效运行和逐步完善的重要措施。

1.建立内部监督制度

内部监督制度是企业进行内部监督的规范,也是企业开展内部控制内部监督的依据。《企业内部控制基本规范》要求,企业应制定内部监控制度,明确内部审计机构和其他内部机构在内部监督中的职责权限,规范内部监督的程序、方法和要求。

2.开展日常监督和专项监督

根据《企业内部控制基本规范》,内部监督包括日常监督和专项监督。日常监督是指企业对建立与实施内部控制的情况进行常规、持续的监督检查。日常监督应当与企业日常经营活动结合起来进行;对于发现的内部控制缺陷,应当及时向有关方面报告并提出解决问题的方案,对存在的问题予以纠正。

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专项监督是指在企业发展战略、组织结构、经营活动、业务流程、关键岗位员工等发生较大调整或变化的情况下,对内部控制的某一方面或者某些方面进行的有针对性的监督检查。企业应当定期拟定内部控制专项监督计划,确定当期专项监督的内容和对象。对于专项监督中发现内部控制存在的问题,要及时向有关方面报告,提出完善内部控制的意见和建议,并监督对内部控制进行完善。

3.开展内部控制有效性的自我评价

内部控制的自我评价是对整个内部控制系统进行的评价活动。企业对内部控制活进行日常监督和专项监督,前者结合各项业务活动分散进行内部监督,后者针对企业内部某一特定业务或某一特定领域或部门进行局部内部监督。由于企业内部控制体系是一个整体,内部控制体系的各组成部分相互配合发挥作用,因此还需要对企业内部控制整个系统整体进行评价,以论证其有效性。企业应当结合日常监督和专项监督情况,定期对内部控制的有效性进行自我评价,出具内部控制自我评价报告。

从前文对公司组织架构介绍,以及对公司内部控制的分析,文章都提到过,东方公司缺少常设的内部审计或类似机构,没有相应的职责权限和工作流程,导致内部监督工作不能有效开展。

日常监督和专项监督没有有效开展。公司的通常作法是,当公司发现某项活动不符合公司要求或有人提出问题时,公司会组织人员进行调查处理。显然,这种处理方式和程序远远落后于内部控制的要求,没有制度化、标准化,无章可依,行事随意,并且不能做到预防。事情发生后再处理,往往损失已经形成。

3.6东方公司货币资金内部控制存在的薄弱环节

1.公司在货币资金内部控制环境方面存在的薄弱环节

前文在货币资金内部控制环境分析中指出,公司在人力资源政策的有些方面存在不到位现象,比如内部控制要求关键岗位员工要强制休假,但公司一直没有执行。虽然长时间从事同一岗位可以使经办人员熟悉业务流程,提高工作效率,同时也容易产生职务间相互依赖,监督监管力度弱化。岗位轮换是防范舞弊现象的有效手段,可以在很大程度上避免关系网的形成。通过轮换交接可以及时地发现经办人员任职期间存在的问题,同时可以形成一种潜在监督,一定程度上防止出纳人员挪用公款等现象的发生。公司在内部控制的专业培训方面做的不够,导致公司内部控制开展缓慢,效果不够理想。

2.公司在货币资金内部控制活动方面存在的薄弱环节

银行对账单索取过程中的薄弱环节。如前所述,东方公司财务岗位共有三人,出纳、成本会计(兼核对往来账)、总账会计(银行业务入账),由于人员所限和工作方便,现在的银行存款余额调节表的编制过程是:出纳利用办理业务之机,顺便从银行索取银行对账单,往来账会计将银行存款日记账和银行对账单核对,核对不一致的,编制银行存款余额调节表。

存在的主要问题是:不相容岗位没有分离。出纳既办理银行收支业务,同时又索取银行对账单,容易发生舞弊行为。

3.从信息与沟通来看,公司应设立反舞弊的常设机构,加强反舞弊工作

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公司应建立有效的舞弊汇报和监察机制,使各种舞弊事件或迹象能被快速的发现、识别并被汇报给公司最高管理层。公司应保护举报人的人身及个人利益不受损害,并对该行为进行鼓励。监察部门应有能力迅速采取行动,纠正或处理舞弊事件,同时检讨舞弊事件出现的内部控制漏洞,查漏补缺,使内部控制真正成为闭环运行的良好过程。

4.从内部监督来看,公司缺少内部监控体系,应建立和完善内部审计职能 从企业内部控制框架体系看,内部控制包括控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通与监督。内部控制作用发挥的好坏,有赖于健全有效的内部控制系统,更有赖于其良好的运行机制,这就需要对内部控制实施有效的监督,通过监督活动,评价内部控制系统运行的效果,并不断的改进。以上指出东方公司内部控制存在的薄弱环节,仅仅是已经发现的内部控制存在缺陷的各个点,而内部控制是一个体系,各点的存在是相互关联的,而不是孤立的,因此,更多的其他方面的缺陷也许我们还没有发现,但并不代表它不存在。由于经营活动在不断发生变化,公司业务活动也处在不断的调整过程中,以适应已经变化了经营活动,这就需要公司持续的、系统的完善内部控制活动。而完善、监督内部控制活动的有效途径就是内部审计。

从前文对东方公司货币资金内部控制环境分析来看,公司缺少内部审计职能;从信息与沟通来看,公司缺少反舞弊的常设机构,而这个常设机构最好选择就是内部审计机构;从内部控制的内部监督分析来看,东方公司恰恰在内部审计机构设置与否及缺失内部审计职能上存在问题。

东方公司限于规模和人员,这些年来,一直没有设立属于专门的审计部门,内部审计职能无从发挥。虽然公司每年有年报审计和所得税汇算清缴审计,但这些外部机构的审计往往仅限于会计处理方面的审计,对公司内部控制几乎没有涉及。而经营者年薪审计也仅限于个别经营指标审计,限于人员和时间要求,不可能做详细的审计。因此,为了加强内部控制,实现内部控制的目标,公司非常有必要设置内部审计机构,完善内部审计职能,使公司的内部控制体系完善起来,以更好的发挥内部控制职能。

4 东方公司货币资金内部控制改进建议

4.1 东方公司货币资金内部控制薄弱环节的改进建议

1.货币资金内部控制环境方面薄弱环节改进建议

前文在货币资金内部控制环境分析中指出,公司在人力资源政策的有些方面存在不到位现象,比如内部控制要求关键岗位员工要强制休假但公司一直没有执行。

公司在内部控制的专业培训方面做的不够,导致公司内部控制开展缓慢,效果不够理想。

岗位轮换的建议:为加强企业内部控制管理、降低风险,保护特殊岗位员工和骨干少犯错误、不犯错误,促使企业保持良好的工作作风和风气,制定《特殊岗位人员定期 轮岗管理办法》,在该文件中,至少要包含以下内容:

(1)职责分工:

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