第一章 广东海洋大学文学院学生会干部内部管理制度
为了规范和完善对广东海洋大学文学院学生会干部的管理，建立健全合理的干部任用体制，充分调动学生会干部积极性，履行干部义务并保障其合法权利，充分发挥我院学生会的桥梁和纽带作用，真正实践“团结进取、求实创新、 服务海大文院人”的宗旨，特制定本干部管理办法。
第一条 所有广东海洋大学文学院学生会干部均应严格遵守校规，享有文学院学生会干部权利，本着“全心全意为同学服务”的学生会宗旨，履行文学院学生会干部的义务，
第二条 学生会干部均应通过学生会所有干部的公开竞聘和投票，公开、公平、公正择优录取。
第三条 参加应聘学生会干部的试用委员考察期为一年。考察期届满后，凡考察合格者，经学生会主席团和各部长副部长批准后方可正式任职。其任职决定由学生会以文件的方式对外公布。考察不合格者一律劝退。
第四条 各部门部长、副部长的考察由主席团负责，由该部门全体干部投票决定。主席团对全体学生会干部负责。
第五条 凡通过考察期者为文学院学生会的正式干部。基本任期为一年。若当选主席、副主席、部长或者副部长则任期为两年
第六条 任期结束后，由学生会主席团授予工作鉴定，正式承认其作为文学院学生会干部的个人资历。工作鉴定发放首先必须经过业绩评估，合格者方可授予。其中部长、副部长的评估由主席团负责。在任职期间被开除，撤职的干部一律不予授予。
第七条 部门干部在任期期间因个人原因提出辞职者，必须经主席团批准后方可辞职。主席团干部在任期间因个人原因提出辞职者，必须经学生会指导老师同意方可辞职。未经批准就擅离职守，一律以撤职处理并以文件的方式对外公布。并取消该学生干部工作加分资格。
第八条 在职期间不认真履行职责，经查证属实，劝说无效者，可由主席团根据《广东海洋大学文学院学生会奖惩制度》给予其警告、劝退的处分。并以文件的方式对外公布，并取消该学生干部工作加分资格。
第九条 学生会干部任职期间所享有的基本权利：
1、享有每学期工作加分的资格。
2、享有被评选为“文学院学生会先进干事”或“文学院学生会优秀干事”的资格。
3、有选举或被选举为主席、副主席、部长、副部长的权利。 4、享有学生会章程、日常事务、重大决议的表决权。 5、享有自由参与学生会活动的权利。 第十条 学生会干部任职期间应履行的义务： 1.以身作则，严于律己，处处起模范带头作用。 2.遵守学生会章程，执行学生会决议。
3.积极参加学生会组织的各项活动，努力完成学生会委托的工作，维护学生会的荣誉。
4.各学生会干部除履行成员义务外，必须做到作风正派，努力学习，热心为同学服。
5.在公共场合保持良好的形象，言谈举止文明礼貌，不损害学生会的形象。
第二章 档案管理制度
档案的收集和管理是统筹学生会干部工作情况的方法。档案包括人事档案和文件档案，是全体学生会干部人事资料认定和日常工作事务备份的必要准备。为了进行统一、科学的管理，特制定此制度。 第一条 人事档案的内容：个人简历 第二条 人事档案的管理流程
（一）干部于招新时填写个人申请档案，交由部门进行面试审核
（二）通过第一轮面试审核的试用干部，其个人简历上交主席团进行保存。 （三）试用干部成为正式学生会干部后由主席团为档案盖章，该档案正式入档。
（二）各部门有人员变动必须经主席团批准，交主席团备案存档。 第三条 文件档案的内容：
（一）历届学生会人事资料（电子版和纸质版）；
(二）校学生会与各学院的工作计划、总结和重大活动方案； （三）学生会的请示报告（辞职申请书等）；
（四）学生会经验材料及上级下发的各种文件通知；
（五）学生会的会议记录、工作纪要和工作大事记、活动策划书； （六）学生会与其他学院交流的资料； (七）报销资料；
第四条 文件档案的管理流程
（一）各部门每举办一个活动必须上交活动策划书（电子版和纸质版）给主席团。
（二）每个学期末，主席团收集各部门中有关的各项通知材料、活动记录表、会议记录表以及与其他学院交流的资料等文件档案并予以保存。
（三）每个学期末，主席团向信息部回收一个学期内学生会举办的所有活动的相关照片和通讯稿并予以保存。
第五条 综合档案内容
（一）各部简介，以书面形式交主席团备案存档，作为部门档案首页。 （二）各部门干部组成情况、人员职务情况、部内结构状况由主席团审批，加上学生会主席签名，并由主席团备案存档。
（三）各部门干部综合情况由本部统一备案存档并上交主席团。
（四）各部门工作、活动情况单独以书面形式备案，由本部存档并上交主席团。 第六条 综合档案管理流程
（一）未经有关部门同意，任何人不得擅自改动人事档案，否则一经查实，上报主席团严肃处理。
（二）各部须按客观需要查找有关档案，充分了解各成员的情况，以便公平地对成员进行考核。
（三）各部门具体材料必须按要求每个学期末及时交至主席团。主席团定期清查、整理全部人事档案。
第三章 档案制度实施（主席团）
为进一步规范文档管理，从而为学生会大型活动的进行提供有效的经验，保证决策科学化，特制定此制度。
第一条 文档的管理由主席团统一负责。 第二条 文档的归档
（一）主席团将收集到的资料按各部门进行分类，统一编号登记，以方便查阅为原则进行归档，并建立档案进档记录和档案资料总目录。
（二）由各部门部长进行记录并备案存档的送档资料应做到格式规范、内容完备、条理清楚。
（三）原则上档案一律规范打印，凡涉及到书写的材料，应用碳素墨水工整书写。
（四）文档必须妥善保管，并由主席团和各部长作好日常整理工作。 第三条 调档和查阅
（一）调档必须出具主席团或各部门部长的书面证明，任何人不可私调文档，一经发现，主席团从严处理。
（二）建立文档查阅登记表，主席团必须在收取证明后对部别，调档原因、时间、内容以及调档人作详细记录。 第四条 借阅和归还
（一）文档的借阅人必须是学生会指导老师或副部长以上的学生会干部。其它单位或团体需要借阅的，必须向主席团提交书面申请，经主席团批准后方可借阅。
（二）凡借阅文档必须办理借阅手续，详细填写文档借阅登记表上各栏目。 （三）单份文档或珍贵资料只能查阅或复制，一般情况不予借阅。 （四）借阅人在借阅过程中应爱护文档，保证所借文档的完好无缺；由于借阅人的疏忽或过错而导致文档损坏或遗失的，借阅人必须对学生会做出经济补偿。（以单份文件为基础单位，每个基础单位10元。）
（五）凡借阅的文档必须于借出之日起一周内归还，须续借者应到主席团办理续借手续。
（六）到期不还者，由主席团于借阅期之后三天内催还。逾期不还者，视为破坏或遗失文件处理，并做出经济赔偿。
第四章 招新制度
第一条 招新目的：
一、为了扩充学院学生会的力量，适应学生会的发展要求，保证学生会有高素质的后继力量，能更加有效地开展工作。
二、给广大同学施展自己才华和抱负的机会，给新生们提供一个锻炼自己展现自己的平台，特在每学年第一学期开学前后召开一次文学院学生会招新活动。
第二条 招新方向：
（一）招新对象：主要面向广东海洋大学文学院大一新生，学习工作方面有突出表现的同学 。
（二）招新要求：
1、承认学生会章程，自觉遵守学生会各项规章制度； 2、自觉遵守纪律，履行学生会干部的义务；
3、思想品德好，吃苦耐劳，责任心强，具有一定的创新和交际能力，具有兼顾学习与工作的能力。
(三）招新数量：各部门可根据实际情况自由把握。 (四) 招新形式：
1、由新生填写学生会发放的报名表统一报名； 2、主席团回归报名表格，进行分类统计； 3、分类统计后的报名表格交由各个部门；
4、各部门（队伍除外）在规定日期对新生进行第一轮面试考核。
第三条 具体细则：
（一）主席团确定招新地点以及招新时间，并通过班级负责人通知全体新生； （二）发放报名表格和发放宣传单张； （三）回收报名表并通知报名人员面试；
（四）第一轮面试流程：面试分为自我介绍环节、介绍对部门认识环节和问答环节 ：
1、自我介绍环节 ：一般要包括姓名，性格特征，相关的经验。自我介绍可以不具备太多的辞藻，但是至少要体现端正的态度。
2、介绍对部门认识环节：可详细指出部门的相关职能并表示具有与之相对应的相关能力。
3、问答环节：由2-3名评委提问3-5个问题，具体面试题目由部门自行定制。
4、应试人员如通过第一轮面试考核，将由学生会通知，并进行为期至少3个月的考核。
（五）考核方法：在考核期间进行第二轮及第三轮面试，此两轮面试需参考应试人员在考核期间的工作态度、工作能力和工作表现，另外需要明确把应试