（3）被采样人和采样人应当在采样记录上分别签名并注明日期。
（4）采样记录应一式三份，第一份交被采样人作为凭证，第二份随样品送检，第三份留存卷宗备查。
（5）样品标记随送检样品，内容包括：样品名称、样品生产单位、样品编号、规格、数量以及其他标记等。
（6）本文书加盖卫生行政机关监督专用章。 （四）案件受理记录
案件受理记录是对发现、检举或控告、上级机关交办或下级机关移送的案件，按照规定的权限和程序办理受理手续所作的文字记录。
（1）案件来源：
a．监督检查中发现的；b．社会举报的；c．卫生机构监测报告的；d．上级卫生行政机关交办、下级卫生行政机关报请或有关部门移送的。
（2）受理时间：
a．来源是监督检查的，受理时间为检查日期；
b．来源是举报投诉的，受理时间为接到举报投诉之日； c．来源是监测抽查的，受理日期为检验结果报告之日； d．来源是交办、报请或移送的，受理日期为接受之日。
（3）案发单位：指涉嫌违法的一方，应写明名称（姓名）、地址、法定代表人或负责人姓名、性别、职务；如果案发单位不止一个，应分别填写案件受理记录。
（4）内容：应写明已知的（可能是未经证实的）主要违法事实，但不必过多介绍经过。 （5）处理意见：是经办人提出的办案具体意见。
（6）负责人意见：是对处理意见的批示。这里的负责人，可以是卫生行政部门的负责人，也可以是有关主管科（处、室）负责人，根据实际情况和需要确定。
（7）本文书加盖卫生行政机关监督专用章。 （五）证据保存通知书
对需要保全的物证在登记造册后进行保管的正式文件。
（1）应当写明保存方式、保存地点、保存期限以及所保存物品的内容。保存期限一次不得超过7天。
（2）由承办人填写，当事人在收到通知书时应当核对保存物品与实际物品是否一致，并在通知书存根上签名和注明日期。
（3）通知书交由当事人保留，通知书存根留案卷备查。 （4）本文书加盖卫生行政机关监督专用章及骑缝章。 （六）封存通知书、封条
封存通知书是通知当事人不得以任何方式动用被封存的物品或场所的正式文件，封存通知书应配合封条同时使用。
（1）可以在立案前或立案后使用。 （2）应注明封存日期和期限。
（3）通知书还应写明封存地点、封存场所、封存原因、封存依据以及所封存物品的内容。封存期限一次不得超过15天，案件查处超过15天的，可对封存的物品或场所续封，每次续封期限不得超过15天。
（4）通知书中应告知当事人的权利。
（5）通知书应当面送达当事人，并制作送达回执。
（6）当事人在收到通知书时应当核对封存物品或场所与实际物品或场所是否一致，在送达回执上签收并注明日期。
（7）通知书一式二份，第一份交当事人，第二份留存卷宗备查。 （8）本文书加盖卫生行政机关本章。
（七）行政处罚事先告知书
在作出行政处罚决定前，告知当事人将要作出的行政处罚决定的事实、理由及依据，以及当事人依法应当享有的权利的书面文件。
（1）应写明当事人的违法行为及违法行为发生的时间、违反的法律条款，将要作出的行政处罚决定的法律依据、行政处罚的种类和幅度，当事人进行陈述申辩的时间和地点等。
（2）本告知书应注明日期，一式二份，一份交当事人，一份留存卷宗备查。 （3）本文书加盖卫生行政机关监督专用章。 （八）当场行政处罚决定书
对案情简单、违法事实清楚、证据确凿的违法案件依法当场作出处理决定的正式文件。 （1）决定书应写明违法行为及证据、行政处罚依据、行政处罚的种类和幅度、作出行政处罚的时间和地点、罚款缴往单位及地址，以及卫生行政部门名称，并由执法人员签名或盖章。
（2）决定书还应责令当事人改正或限期改正上述违法行为，并告知当事人行政复议和行政诉讼的途径和期限。
（3）本文书加盖卫生行政机关本章和骑缝章。 （九） 行政处罚决定书
对事实清楚、证据确凿的违法案件，根据情节轻重依法作出处理决定的正式文件。 （1）决定书应写明违法行为及证据、行政处罚依据、行政处罚的种类和幅度、作出行政处罚的时间和地点、罚款缴往单位及地址。
（2）决定书还应责令当事人改正或限期改正上述违法行为，并告知当事人行政复议和行政诉讼的途径和期限。
（3）本文书加盖卫生行政机关本章。
第五节现场监督检测、采样工作程序
通过对产品、环境的采样、检测，检查管理相对人执行国家法律法规的情况，掌握产品、环境、作业场所的卫生质量状况，为实施卫生行政行为、查明卫生安全突发事件原因以及制订对策措施、卫生标准和技术规范提供依据。 一、采样工作要求 1、采样原则
a.卫生监督员应当按照有关规定采集样品； b.采集的样品应具有科学性、代表性、客观性； c.采样和送检程序应符合有关规定。 2、样品来源 ? ? ? ? ? ?
经常性卫生监督过程中采集的样品； 卫生许可审核中采集的样品；
开展与卫生监督相关的卫生标准和技术规范研制以及其他科研工作中采集的样品； 可疑不合格的样品； 可疑受到污染的样品； 追索突发事故原因的样品；
3、采样步骤 （1）采样前的准备 ?
采样人员应了解采样目的，并做好采样文书、工具、容器、仪器设备、材料和试剂的准备工作； ? ? ?
工具与容器应保持清洁干燥，需要作微生物检验的，应预先经灭菌消毒处理； 熟悉仪器设备性能、适用范围和使用方法； 仪器应经过计量检定、点检、校正；
（2）采样时注意事项
? 现场采样必须由2名以上卫生监督员执行。采样前应出示监督员证，并说明来意及采样依据，告知被采样人所享有的权利和义务，在被采样者的陪同下进行样品的采集；
? ? ? ? ?
应避免样品受到污染，并遵守被采样人的卫生、安全规定； 应采取随机抽样方法,注意其代表性; 采集的样品应进行统一登记编号。
在抽取检测样品的同时应当抽取同批次的另一份样品备查。 必须制作《采样记录单》。
（3）样品保存和送检 ? ? ? ?
要保持样品原来的状态，易变质的样品要冷藏或冷冻； 特殊样品要在现场作相应处理后送检； 盛装样品的容器或包装要牢固，防止破碎；
备查样品应按样品规定的条件进行保存。保存期限为自检验报告送达生产企业之日起30天。对检验结果有异议的样品，应当根据具体情况延长保存期限； ?
样品应在规定时限内送达检验机构，并填写样品送检单；
二、现场监督检测工作要求 1、检测点的选择
在检测前，应根据被检测对象的性质、规模大小、相应标准（技术规范）的要求确定检测点数量、位置； 2、检测项目的确定 ? ?
根据检测目的，按照国家卫生标准、地方卫生标准的规定确定检验项目；
没有国家或地方卫生标准的，可参照同类卫生标准、行业标准以及企业标准确定检验项目； ?
特殊情况下根据卫生监督需要和受检对象提供的有关资料予以确定。