行政综合部部门手册11 - 图文(2)

东莞市汇一城商业发展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 编 号 版 本 页 码 WI-X-002 A/0 1/2 文件名称 行政综合部职责 负责公司各项日常事务的协调和牵头工作，并组织公司人力资源的开发和管理工作，为公司提供和培养合格的人才；上传下达，为各部门提供行政后勤保障服务工作。 一、人力资源方面 1、 根据公司发展战略规划制定与实施公司人力资源规划； 2、 控制人力资源管理成本； 3、 落实公司组织架构和部门职能建设； 4、 负责办理员工招聘、录用、转正、晋升、离职等人事手续； 5、 负责公司员的工岗位设计、工作分析、岗位描述和完善； 6、 负责管理员工劳动合同和人事档案，人事任免与人事政策的咨询； 7、 根据公司业务需要和人力资源的发展规划，制定公司培训计划并实施； 8、 负责薪资、福利体现规划、设计与实施； 9、 负责公司绩效管理和考评，体系建设和实施； 10、处理劳动纠纷和员工申诉等； 11、负责公司企业文化建设和规划，提升归纳，深化企业文化核心理念和价值观。 二、行政方面 1、 各项规章制度的制定、修改和执行，进行动态跟踪管理监督，为领导提供正确的决策信息； 2、 文件的拟定和发放； 3、 档案管理； 4、 会议管理； 5、 接待工作； 6、 固定资产管理、办公用品及设备的管理； 7、 订阅报刊、杂志、书籍并负责管理相关图书资料； 8、 公司的物质采购、管理和发放； 9、 其他综合协调与管理，与公司有业务往来的外联单位保持良好的合作关系； 10、为各职能部门做好服务，站在全局高度做好综合协调工作。 三、合同管理方面 1、 合同文件管理制度的贯彻实施； 商家合同拟稿的审核、审批盖章跟进； 2、 商家合同于商友系统、乐天系统中的录入； 3、 签署完毕的商家合同、终止的商家合同的整理归档； 终止的商家合同于系统中的终止流程（即商家退场流程）； 4、 协议类文件拟稿、审核、审批盖章跟进； 5、 协议类文件于商友系统、乐天系统中的录入； 签署完毕的协议类文件、终止的协议类文件的整理归档； 东莞市汇一城商业发展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 编 号 版 本 页 码 WI-X-002 A/0 2/2 文件名称 行政综合部职责 6、 终止的协议类文件于系统中的终止流程； 7、 对接法务部，商合同及协议类文件中涉及法务意见如实及时反馈业务部门； 8、 根据公司要求及时合理性变更合同范本，迎合商业市场发展趋势； 10、合同文件档案归档管理。 东莞市汇一城商业发展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 编 号 版 本 页 码 WI-X-003 A/0 1/4 文件名称 一、经理岗位职责 行政综合部岗位职责 一）、行政方面： 1、协助总经办做好综合事务、协调各部门工作和处理日常事务； 2、参与公司发展规划的拟定年度经营计划的编制及各阶段工作目标分解； 3、负责公司年度综合性资料，组织并起草公司综合性的工作计划、总结、报告、请示等文件； 4、负责公司通用规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作；对文件中的重要事项进行跟踪检查和督导，推进公司的管理； 5、搜集和了解各部门的工作动态，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记； 6、负责召集公司办公会议和其他有关会议，做好会议记录，根据需要撰写会议纪要，并跟踪、检查、督促会议的贯彻实施； 7、监督执行规章制度和劳动纪律，处理员工奖惩事宜。对各岗位及其场所的劳动、卫生、安全情况进行定期及不定期检查； 8、负责做好公司来宾的接待安排，组织、协调公司年会、员工活动，开展年度总评比和表彰活动； 9、负责公司内外文件的收发、登记、传递、归档工作； 11、负责公司员工活动的策划和组织； 12、加强部门之间的协调，促进相互之间的沟通和配合。 二）、人事方面： 1、负责公司人力资源的规划，建立、执行招聘、培训、考核、劳动关系等； 2、负责组织制定和完善公司岗位编制，协调公司各部门有效的开发和利用人力，满足公司的经营管理需要； 3、根据现有的编制及业务发展需求，协调、统计各部门的招聘需求，编制年度/月度人员招聘计划，经批准后实施； 4、审核各岗位的职位说明书，并根据公司职位调整组要进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符； 5、收集、制定公司及各个部门的培训计划和培训大纲，经批准后实施； 6、负责拟定部门薪酬制度和方案，建立行之有效的激励和约束机制； 7、负责审核并按职责报批员工定级、升职、加薪、奖励及纪律处分及内部调配、调入、调出、辞退等手续； 8、配合其他部门做好员工思想工作，受理并及时解决员工投诉和劳动争议事宜； 9、定期主持召开本部门工作例会，布置、检查、总结工作，并组织本部门员工的业务学习，提高管理水平和业务技能，保证各项工作任务能及时完成； 10、其他突发事件处理和领导交办的工作。 二、副经理岗位职责 1、传达、贯彻公司的各项规章制度、方针政策，领会目标需求及公司方针，结合经营实际对合约部工作进行安排、管理及监督； 2、来宾、客户的接待工作； 3、第一国际商铺的合同及协议合同总控工作； 4、审核合同、协议相关文书，并出具意见； 5、协调本部门与其它部门在日常工作中的关系； 6、制定本部门的月度、年度工作计划、工作总结； 7、完成公司领导交办的或其他部门需要协调的其它工作； 东莞市汇一城商业发展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 编 号 版 本 页 码 WI-X-003 A/0 2/4 文件名称 8、负责公司档案管理工作。 行政综合部岗位职责 三、行政主管岗位职责 1、负责公司通用规章制度的拟定、编写和修改工作，协助各部门管理制度的拟定、讨论、修改工作； 2、负责公司各部门行政、采购方面的统筹规划与管理工作； 3、负责供应商日常评审资料整理及管理，选择优质供应商； 4、负责员工活动、工作计划的组织、检查与协调工作； 5、宿舍的管理、水电的抄数及卫生检查； 6、对各部门工作岗位分析，为管理活动提供相关的信息； 7、按照公司各部门用人需求及部门定编开展招聘工作、满足公司的用人需求； 8、建立培训体系，制定培训计划和培训预算，并根据培训计划组织培训； 9、负责公司薪酬管理制度、福利制度的拟定、完善及实施； 10、负责员工关系的沟通和处理； 11、协助部门经理处理日常管理工作，检查、监督各项制度执行情况； 12、与政府相关部门间的沟通与协调：主指社区、市政及行业管理协会等； 13、公司对内、对外文件/函件的起草、拟定等； 14、完成上级交办的其它工作。 四、行政助理岗位职责 1、内部/外来文件的收集、归档整理，包括各类法律法规、政策与规章等； 2、采购申请的登记和各类数据的统计； 3、各类活动的筹备与配合； 4、培训体系的维护及培训活动的跟进； 5、负责员工的各类证件的办理； 6、制服的制定及统计； 7、协助采购完成部分采购工作； 8、其它行政后勤服务工作； 9、完成上级交办的其它工作。 五、人事专员岗位职责 1、员工入职、离职手续的办理； 2、公司员工档案及花名册的更新、每月人事报表的编制与审核等； 3、负责公司员工劳动合同的签订、续订； 4、员工考勤的统计，加班时间的初审和报批工作； 5、公司社会保险、劳动年检的办理； 6、社保、住房公积金的办理与停缴等，并与相应的政府工作人员保持良好沟通与合作，收集、整理与之业务相关联的政策、制度文件； 7、薪资核算及工资条的发放； 8、完成上级交办的其他工作。 东莞市汇一城商业发展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 编 号 版 本 页 码 WI-X-003 A/0 3/4 文件名称 六、前台文员岗位职责 行政综合部岗位职责 1、 来访客户和应聘人员的接待并通报相关部门； 2、 公司报纸、杂志的更换，各种文件的签收及快递的收发； 3、 电话接听、转接及相关信息的传递； 4、 传真机的使用及监管记录等； 5、 协助公司活动的组织； 6、 负责前台接待室的管理； 7、 负责员工考勤及着装的监督； 8、 协助办理员工入职、离职手续； 9、 各部门员工餐卡的审核发放及回收统计等； 10、办公室门、窗、电源的开关及空调等设备使用； 11、办公区域清洁、维修维护方面跟进与协调； 12、完成上级交办的其他工作。 七、仓库管理员岗位职责 1、 严格执行“仓库管理规定”和物品出、入库流程，规范操作、不徇私情； 2、 负责公司申购的各类物品数量/质量的验收、进仓入账管理及发放工作； 3、 监督公司各部门低值易耗物品的领用工作，对各部门领用物品进行单独建账； 4、 根据仓库库存情况及时申请补充，并协调采购部，跟进落实采购到位； 5、 负责员工制服的管理和发放工作； 6、 负责工程工具的借还管理工作； 7、 完成每月库存盘点，配合公司季度或年度盘点； 8、 负责管理处固定资产的管理工作； 9、 完成上级交办的其他工作。 八、采购员岗位职责 1、 负责公司各类物资、维修配件、固定资产的采购； 2、 负责工程项目报价的收集及比价工作，协调跟进工程项目的完成； 3、 负责供应商资料的收集、整理，建立合格供应商档案，并对供应商的产品或服务进行评价和总结； 4、 负责采购物料的质量，保证采购物品品质合格； 5、 跟催采购订单的到货情况，保证采购的及时性； 6、 开发新的供应商； 7、 完成上级交办的其他工作。