行政综合部部门手册11 - 图文(3)

东莞市汇一城商业发展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 编 号 版 本 页 码 WI-X-003 A/0 4/4 文件名称 行政综合部岗位职责 九、文秘兼档案管理员岗位职责 1、 公司各部门向上、向下文件的收发、呈递及反馈； 2、 公司重要资料的归档与保存，并建立规范的借用手续； 3、 组织并起草公司综合性的工作计划、方案、总结、报告、请示等文件； 4、 公司各类会议纪要的记录，并对办公室职责范围内事项进行跟踪落实； 5、 协助企业文化工作的开展。 十、合同管理员岗位职责： 1、 商家合同或协议的存档、管理及台账明细的建立与更新维护； 2、 审核商家合同、合同补充协议等与合同相关文件； 3、 涉及第一国际H5、H6及H8项目的合同、商户文件及重要文件存档及管理； 4、 完成商家合同文件签署后，完成商友/乐天系统的录入工作； 5、 协助业务部门提供与合同签署的相关工作； 6、 对接法务部，商家合同中涉及法务意见如实及时反馈业务部门； 7、 合同或协议相关文件的审核、审批、盖章流程； 8、 合约部经理安排的或其他部门需要协助的其他工作。 东莞市汇一城商业发展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 编 号 版 本 页 码 WI-X-004 A/0 1/6 文件名称 公文管理办法 1.0目的：为推进公司公文管理的统一化、规范化建设，对内提高沟通效率，对外树立公司形象，制定本办法。 2.0定义：公文就是公务文件，是文件的一个主要门类。 3.0原则：以口头、电话沟通为主，发文、开会为辅；制发、跟进、管理、落实相统一。 4.0类别：根据公文传递方向的不同，将公文分为上行文、下行文、平行文三种。 4.1上行文：是各部门向公司制发的公文。 4.1.1行政类：请示、报告、申购、总结、计划、会议记录（纪要）等。 4.1.2人事类：入职、离职、奖惩、转正、异动、请假、述职报告、复职等。 4.1.3业务类：合同、协议、方案、申请、流程、规范、费用报销等。 4.2下行文：是公司向各部门制发的公文。 4.2.1规范性公文：办法、规定、制度、细则、意见、章程、规程等。 4.2.2指导性公文：指示、决定、决议、批复、通报、通知等。 4.3平行文：一种是各部门之间相互制发的公文；另一种是公司对公司以外的单位制发的公文。（包含对总公司的发文） 4.3.1内部平行公文：联系单。 4.3.2外发平行公文：联系函、公告、通告等。 4.3.3外发证明性公文：证明信、介绍信等。 5.0公文制发与管理 5.1行政类、业务类上行文由各部门相关人员起草或填制，部门经理发出。 5.2人事类上行文由当事人或各部门相关人员填写，部门经理发出。 5.3下行文由行政综合部起草，公司总经理或分管领导签发。 5.4内部平行文由各部门相关人员起草，部门经理签发。 5.5外发平行文由各部门提供初稿，行政综合部修订，公司总经理或分管领导签发。 5.6外发证明性公文由行政综合部起草，经行政综合部经理、公司相关领导审阅后发出。 5.7行政综合部是公司的信息中心，负责公司所有对内、对外发文的统筹管理和业务指导。 6.0公文格式 6.1公文用纸及排版一般要求 6.1.1用纸。公文一般采用国际标准4型210mmx297mm。页边距上为：25mm，下为20mm，左为20mm，右为20mm，误差不超过±1mm。 6.1.2页眉。一般要求按公司统一规格设置页眉，在文件页眉左上角显示汇一城LOGO，后面用小四号斜宋体字打印汇一城全称，在下面设置与正文等长的下划线。 东莞市汇一城商业发展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 编 号 版 本 页 码 WI-X-004 A/0 2/6 文件名称 公文管理办法 6.1.3标题。用二号或小二号黑体，可分一行或多行居中排布，一般不用标点符号。 6.1.4正文。用四号或小四号宋体，文中如有小标题可加黑或用黑体字，一般按1.5倍行距排版（每页约排23行,每行约排34个字）。 6.1.5落款。日期统一为“二0XX年-X月-X日”。 6.1.6装订。左上角装订或左侧装订，不掉页；左侧装订时，订眼距离书芯上下各1/4处。 版面干净，字迹清楚，尺寸标准、版面端正，误差不超过1mm。 6.1.7页码。公文一般要求有页码，页码位于页脚居中位置，公文只有一页的页码取消。 6.2公司下行及平行公文格式 6.2.1公司下行公文及平行对外发文一律使用制式文件头。 6.2.2公司对内以汇一城名义发文；对外根据业务性质不同，以不同名义发出。 6.2.3公司下行及平行公文由：文件头、发文字号、公文标题、受文机关、公文内容、签发人、落款、印章、主题词、抄送机关、打印、校对、印发份数等组成。 6.3上行公文一般格式要求 6.3.1请示报告、会议记录、会议纪要、分部门按年份统一编号。 6.3.2其他文件只需注明制发部门及日期，一般不需编号。 7.0公文处理 7.1外来公文处理 7.1.1外来公文处理坚持自上而下的原则审阅。 7.1.2凡是受文机关署名“汇一城”的外来文件，都由前台统一取回或签收登记。 7.1.3所有外来公文先交行政综合部初审并加意见，意见应使用制式语言（请XX总经理审阅，并签名）。 7.1.4文秘按照行政综合部经理的意见，呈送总经理阅批。 7.1.5总经理阅后，须在《文件阅批表》上作批示，批示应使用制式语言（由XX分管领导安排落实，请XX总阅，并签名）。 7.1.6负责落实的分管领导阅后，须在《文件阅批表》上作批示，批示应使用制式语言（请XX经理负责落实，请XX经理阅，并签名）；只须阅览的分管领导只在《文件阅批表》上写上“已阅”并签名即可。 7.1.7文秘按照分管领导的意见，分别呈负责落实的部门经理和配合的部门阅览，部门经理在《文件阅览表》上写上“已阅”并签名，秘书根据需要为相关部门复制（尽量不复制），以便于其执行；老总只需阅和签名，一般不需复制留存； 7.1.8文秘根据行政综合部经理安排，确定对外来公文是否进行张贴公示（公示时间一般不超过7天），公示后由文秘归档。 东莞市汇一城商业发展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 编 号 版 本 页 码 WI-X-004 A/0 3/6 文件名称 7.2内部公文处理 公文管理办法 7.2.1内部公文处理坚持自下而上的原则审批。 7.2.2内部公文一般以请示、报告的形式出现居多。请示是在事前进行，请领导给予指导和支持，根据事件性质，分为紧急、急、一般三种，需要领导按时批复；报告是在事后进行，向领导汇报工作完成情况，为一般性质文件，只需领导阅，一般不需批复。 7.2.3请示、报告以《签报》的形式进行。《签报》分为两种：一种为商业经营性工作；另一种为行政人事性（行政人事性指涉及组织架构、费用预算、薪酬福利、培训开发、绩效考核、劳动关系、企业文化、后勤事务、公关礼仪、秘书事务等）。《签报》由部门经理制发，交部门文员或助理登记、呈送。 7.2.4文秘将《签报》分别呈送分管领导、主要领导、相关领导、总经理逐级签批后，回复制发部门并有选择性地存档。《签报》涉及行政人事问题的，还需呈送行政综合部、行政副总审批。（报告不予回复） 7.2.5人事文件属秘密性质文件，审批结束后由人事专员直接存档，根据需要公示或告知相关人员审批结果。人事文件审批参照第7.2.4条执行。 本办法自总经理签发之日起生效，以往发布的有关公文管理方面的规定、办法即行废止。 以下表格按公文格式执行： “公司重要发文”对内格式 “公司重要发文”对外格式 “公司一般发文”格式（经营） 《签报》格式 《内部联系单》格式 “会议记录”格式 各部门英文数字代码 “外来公文阅批表”“内部公文审批表” 其它需要按公文格式的文件 7.质量记录： 《文件阅批表》 QR-R-001 东莞市汇一城商业发展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 编 号 版 本 页 码 WI-X-004 A/0 4/6 文件名称 公文管理办法 内部表格审批流程 需求人员填写 部门经理/经理审批 提交行政助理 行政助理将文件分类、必要时作好登记 行政助理呈送相关部门核实 行政助理呈送相关领导审批后 行政人事表格 其它部门表格 行政综合部存档并处理 需求部门存档并处理